10 simples astuces de productivité pour gérer les informations surchargées

Avez-vous besoin de gérer des informations surchargées? Astuces simples de productivité peut vous aider à gérer les informations de votre travail et de votre vie personnelle et sociale.

Voici comment faire face. Vous avez besoin de systèmes pour vous aider à garder une trace de tout. Une fois que vous avez un système de confiance en place, vous pouvez vous détendre. Regardons dix astuces simples de productivité qui aideront.

1. Obtenez l'habitude de la liste.

Les listes sont essentielles pour vous aider à gérer vos informations surchargées. Vous utilisez probablement des listes de tâches tout le temps; Cependant, les listes se présentent sous différentes formes. Exemples: listes de contrôle, listes de planification, listes de mots de passe, listes de lecture, listes de références, listes de back-burner et listes d'objectifs. Toutes vos informations peuvent être ajoutées à une liste ou à plusieurs listes.

Vous pouvez même créer des listes pour suivre les listes. Par exemple, vous pourriez avoir une liste de listes pour “travail” et un autre pour “maison.” Les listes peuvent être textuelles ou visuelles. Si vous êtes une personne visuelle, vous trouverez un programme de cartographie de l'esprit comme FreeMind utile.

J'utilise Evernote pour gérer mes listes. Vous pouvez utiliser Evernote n’importe où, sur de nombreux appareils différents. Ses “table des matières” fonctionnalité est merveilleux pour les listes. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez sélectionner un certain nombre de notes contenant des listes et créer une note de table des matières pour toutes en quelques clics. Faites simplement glisser vos notes de liste sur la barre de raccourcis pour un accès facile.

2. Créer et gérer des collections de matériel de référence et de personnes.

Vous disposez de documents de référence auxquels vous devez accéder au travail, tels que des listes de prix et des manuels d'exploitation. Vous avez également des documents de référence pour la maison. Votre matériel de référence à domicile peut inclure des polices d’assurance et des manuels pour votre voiture et votre système de sécurité. La publicité

Si vos documents de référence ont été numérisés, stockez-les dans Evernote. Conservez les documents imprimés dans un classeur ou sur une étagère.

La plupart de vos documents de référence ne seront pas numérisés. Rangez les polices d’assurance dans un coffre-fort ignifuge et dans d’autres supports, tels que des manuels et des déclarations de revenus, sur une étagère ou dans un tiroir. Numérisez des documents de référence lorsque vous avez le temps, mais conservez les originaux..

Vital: faites des listes de vos matériaux de référence pour savoir où une référence spécifique est stockée. Conservez ces listes dans Evernote.

3. Organisez de longues listes et dossiers de A à Z.

Vous avez besoin d'un moyen d'organiser de longues listes et des dossiers de matériel. Le moyen le plus simple consiste à trier les matériaux par ordre alphabétique. Vous pouvez également trier votre matériel par date. Vous voudrez peut-être aussi utiliser une combinaison des deux.

Par exemple, si vous organisez du matériel de travail sur votre ordinateur, vous pouvez choisir de créer un nouveau dossier pour chaque année, puis des sous-dossiers pour chaque mois ou des sous-dossiers pour chaque client..

4. Archiver du matériel ancien et obsolète.

Décidez du moment où vous archiverez le matériel dont vous n’avez plus besoin, à la fois sur votre ordinateur et le matériel imprimé. Vous pouvez choisir d'archiver une fois par an. Cependant, archiver une fois par mois peut être plus efficace. La publicité

Si vous choisissez d’archiver une fois par mois, planifiez une heure le dernier jour ouvrable du mois..

Déplacez le matériel informatique dans des dossiers d'archives. Achetez de grandes boîtes d'archives en plastique pour les documents imprimés et déplacez les matières de vos classeurs vers les boîtes d'archives. Ajoutez des étiquettes à vos boîtes pour que vous puissiez voir en un coup d’œil ce qu’elles contiennent.

5. Ajoutez des dates de rappel pour faire ressortir les éléments clés en haut de vos listes..

Certaines choses doivent se produire à des dates spécifiques. Par conséquent, si vous avez beaucoup de documents imprimés, vous avez besoin d'un fichier de rappel. Les ticklers sont des dossiers avec date, un pour chaque jour du mois. Classez vos documents dans le dossier approprié du jour à venir afin de pouvoir en traiter le contenu ce jour-là. Vous pouvez créer des fichiers tickler séparés pour le travail et pour la maison.

Besoin d'un fichier tickler informatique? Les rappels d'Evernote fonctionnent bien. Des notes vous seront rappelées à la date de votre choix..

6. Déterminez si vous optimisez le matériel pour le stockage ou la récupération.

Si vous pensez que vous aurez rarement besoin de regarder de nouveau, archivez-le dans une boîte d’archivage ou dans un dossier d’archive de votre ordinateur. Ces types de documents incluent les anciennes déclarations de revenus, les fichiers de projets terminés, les documents pour des événements tels que les mariages après le grand jour et les photos..

Les éléments dont vous avez besoin au quotidien, tels que les mots de passe, les horaires et les listes de prix, doivent être stockés afin que vous puissiez les récupérer en quelques secondes. Placez les supports d'impression à portée de main et stockez les supports numériques afin de pouvoir y accéder en un clic. La publicité

7. Développer des habitudes productives: établir une routine quotidienne pour gérer les informations.

L'information arrive constamment. Le courrier électronique peut être un problème, alors établissez un “boîte de réception zéro” habitude. Sois impitoyable. Supprimer, supprimer, supprimer. Planifiez les réponses par courrier électronique ou répondez immédiatement, avec une réponse aussi brève que possible. Vérifiez vos emails pas plus trois fois par jour.

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Au travail, stockez-le sur votre ordinateur ou sur votre bureau si vous ne savez pas exactement à quel endroit appartient un document. Fichier tout sur les deux ordinateurs à la fin de la journée de travail.

À la maison, traitez immédiatement le courrier du jour et jetez tout ce que vous pouvez. Mettez tout ce qui a besoin d'une réponse dans votre fichier tickler.

8. Réduisez les entrées pour pouvoir vous concentrer sur les sorties.

Pensez à suivre un régime informatif pour être plus productif:

Comme tout bon régime, le régime d'information fonctionne mieux si vous y réfléchissez, non pas en vous refusant des informations, mais en consommant davantage de choses appropriées et en développant des habitudes saines..

Combien de votre surcharge d'informations est juste une habitude? Vous pouvez décider que vous n'avez pas besoin de consulter Facebook trois fois par jour. La publicité

9. Prenez des pauses régulières pour ne pas être submergé.

Essayez cette application Web gratuite et utile: Ne faites rien pendant deux minutes. Comme son nom l'indique, vous êtes encouragé à ne rien faire sur votre ordinateur pendant deux minutes. Si vous touchez votre souris ou votre clavier, vous échouez.

Cette application vous encourage à prendre des pauses. Non seulement une pause efface votre esprit, elle réduit également le stress. Pensez aux deux minutes comme un moyen de redémarrer votre cerveau.

10. Prioriser les articles quotidiennement, hebdomadairement et mensuellement.

Vous vous sentirez submergé et surchargé d'informations à moins de définir des priorités. Au début de chaque mois, créez une liste de priorités qui vous aidera à atteindre vos objectifs. Puis divisez la liste en priorités hebdomadaires et quotidiennes.

Priorisez vos tâches en début de journée. Faites les tâches les plus prioritaires en premier. Si vous devez remplir un rapport de vente pour une réunion du conseil d'administration, c'est votre principale priorité pour la journée. La vérification de votre courrier électronique peut attendre la fin du rapport..

Essayez ces astuces simples de productivité. Bien que vous n’ayez aucun moyen d’éviter un flot constant d’informations, vous pouvez le gérer et vous sentir en contrôle..