10 petites choses que vous pouvez faire pour gagner du temps au bureau

Souhaitez-vous gagner du temps au bureau sans avoir à réviser complètement votre emploi du temps ou votre calendrier??

Voici 10 choses que vous pouvez faire pour réduire votre temps de travail habituel:

Créer un modèle de document.

Consultez votre calendrier et vos courriels du dernier mois pour obtenir des conseils sur les documents que vous utilisez le plus souvent, puis créez un ensemble de modèles pour ces éléments. Les idées de démarrage comprennent: les demandes et confirmations par courrier électronique, les propositions, les formulaires de contact, les contrats, les ordres du jour, les présentations, les ordres du jour et les rapports financiers. La publicité

Configurez des dossiers et des filtres dans votre boîte de réception.

Automatisez le processus de tri des emails en configurant différents dossiers et filtres dans votre programme de messagerie. Vous pouvez faire filtrer vos courriels par des personnes (clients, superviseurs, collègues et fournisseurs), des projets professionnels (tâches administratives, travail interne, travail client et recherche) ou des abonnements à des courriers électroniques, puis les envoyer correctement au bon dossier..

Préparer des mini-agendas pour des réunions informelles.

Tirez le meilleur parti de vos réunions informelles avec des superviseurs ou des collègues avec un mini agenda. Cela ne doit pas nécessairement être un document formel, il vous suffit de répertorier les différents éléments, tâches, questions et préoccupations que vous souhaitez aborder avant votre réunion. Vous aurez non seulement un guide pratique pour vos réunions, mais vous aurez également un enregistrement des projets, tâches et éléments discutés.

Abandonner les onglets de dossier.

Fatigué de perdre votre temps à tripoter toutes ces petites languettes en plastique fournies avec des dossiers suspendus? Abandonnez ces onglets minuscules et étiquetez simplement les dossiers Manila eux-mêmes. Facilitez l'identification des fichiers en un coup d'œil en utilisant des dossiers Manila de couleurs différentes et / ou des fichiers suspendus. Par exemple, vous pouvez utiliser des dossiers verts pour les documents financiers, des dossiers rouges pour les projets en cours, etc. La publicité

Epargnez-vous quelques clics.

Tirez-vous le maximum de vos appareils de travail? Prenez un moment pour configurer la fonction de numérotation abrégée sur votre travail ou votre téléphone portable pour les numéros fréquemment composés et pour configurer des signets sur votre navigateur Internet ou utilisez un service de signets pour les sites visités régulièrement. De même, si vous utilisez régulièrement une application ou un programme informatique, découvrez quelques raccourcis clavier pour gagner du temps de travail..

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Faire une liste de contrôle de processus ou de tâches.

Rationalisez les tâches ou les processus de routine en créant une liste de contrôle des éléments indispensables. Cela peut être particulièrement utile pour les tâches que vous effectuez tous les deux mois environ, telles que la génération de rapports, la sauvegarde de fichiers ou la mise à jour d'éléments sur un site Web ou un serveur. Créez des notes et des instructions détaillées sur les différentes tâches à effectuer pour votre projet..

Gardez les produits de nettoyage à portée de main.

Arrêtez de perdre votre temps à grimper sur toutes ces fournitures de bureau dans la pièce du fond juste pour obtenir un chiffon anti-poussière. Tailler un espace dans un tiroir de bureau, une armoire ou une étagère à proximité et le stocker avec des produits de nettoyage de bureau. Mélangez et assortissez les éléments suivants et bien sûr, n'hésitez pas à ajouter vos fournitures en fonction de vos besoins: chiffon à poussière, plumeau, rouleau à charpie, chiffons pour écran d'ordinateur et nettoyant, chiffons désinfectants et / ou gel, rouleau d'essuie-tout et nettoyant pour vitres . La publicité

Pré-programmez des commandes de repas en ligne.

Commandez-vous régulièrement un déjeuner au travail? Certains restaurants et cafés ont des systèmes de commande en ligne qui vous permettent de placer et de planifier des commandes de repas de quelques jours à quelques semaines à l'avance. Vérifiez vos lieux de déjeuner préférés pour voir s’ils offrent ce service et évitez les tracas de passer des commandes quotidiennes..

Définir une minuterie.

Gardez les réunions de travail sur la bonne voie en définissant et en suivant un chronomètre. Vous saurez exactement combien de temps vous avez passé au travail et combien de temps il vous reste dans chacune de vos réunions. Vous pouvez également envisager de définir une minuterie pour différentes tâches pendant que vous travaillez pour mieux suivre votre temps.

Rangez le matériel d'urgence dans un tiroir.

Soyez prêt pour les urgences à tout moment. Libérez de l'espace dans un tiroir de bureau à proximité et rassemblez une petite trousse de matériel d'urgence comprenant, entre autres: une lampe de poche, un bâton lumineux, une petite trousse de premiers soins, des médicaments de secours, un parapluie, une petite radio, des piles de rechange, des barres énergétiques ou des barres de céréales. et des bouteilles d'eau. La publicité

Quelle petite action allez-vous essayer pour vous épargner quelques minutes au travail? Laissez un commentaire ci-dessous.