11 astuces pour gérer efficacement les e-mails

Un jour, un collègue et moi discutions des moyens de gérer plus efficacement le courrier électronique. Dit-elle “J'ai ce truc. Il rebondit sur mon écran afin que je ne puisse pas l'ignorer à chaque fois qu'un courrier électronique arrive. De cette façon, je m'assure de ne rien manquer.”

Ce n'était pas mon idée d'une gestion efficace du temps.

Le courrier électronique est important. C'est un vecteur de communication entre vous, vos clients et vos employés. Vous avez un problème lorsque vous arrivez à un point où le courrier électronique vous gère au lieu de le gérer, ce qui semblait être le cas avec cette petite balle qui rebondissait que le membre de l'équipe avait.

Je reçois plus de 300 courriels par jour. Je pourrais facilement répondre à des courriels toute la journée, mais rien d’autre ne serait fait. La gestion efficace de ces courriels est cruciale pour mon objectif et de manière productive au cours de la journée. La publicité

Voici des conseils sur la gestion de cette boîte de réception de courrier électronique hyperactive afin que vous puissiez vous concentrer sur ce qui compte le plus pour votre entreprise..

1. Organisez-vous

Configurez des dossiers pour tous les courriels que vous devez conserver afin de disposer d'un moyen efficace de classer et de stocker les courriers plutôt que de les laisser dans votre boîte de réception..

2. Désactiver les notifications

Les notifications sont des perturbations constantes pour votre journée.

Lire un email prend plus de quelques secondes. Par conséquent, vous devez complètement vous concentrer sur cet e-mail et vous éloigner du projet sur lequel vous travaillez. Un courrier électronique vous demande de le lire, de prendre une décision, d'agir ou de le classer pour plus tard, puis de vous reconcentrer sur ce que vous faisiez avant l'arrivée du courrier.

Chaque fois que vous perturbez votre concentration, il vous est plus difficile de mener à bien votre tâche de manière efficace..

3. Avoir un plan d'urgence

Mes clients savent que s'ils ont besoin d'une réponse urgente, ils peuvent me joindre par SMS ou m'appeler. Les courriers électroniques reçoivent une réponse dans les 24 à 48 heures. Tous les courriels ne sont pas urgents, mais souvent, nous traitons chaque courriel comme tel, ce qui vous enlève de l'énergie et de vos priorités..

4. Se désabonner

Frottez votre boîte de réception en supprimant et en vous désabonnant aux newsletters et listes de courrier électronique que vous ne lisez pas. Arrêtez de stocker des lettres d’information et des courriels que vous ne lirez jamais plus tard, car si vous n’avez pas le temps de le lire maintenant, il est fort probable que vous ne le liriez pas “vieux”. Donnez-vous la permission de dire “J'avais de très bonnes intentions quand je les ai gardées mais je n'aurai jamais le temps de les lire et il est temps qu'elles s'en aillent.”

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5. Suppression en masse

Tout contrôler - supprimer est une belle chose. Je le fais de temps en temps pour tous les courriels que je n'ai pas lus ni classés depuis six mois, ce qui signifie généralement que réellement la lecture est mince à aucun. La publicité

6. Utilisez votre appareil mobile

Apprenez à répondre à l’aide de votre téléphone intelligent et, si vous possédez un iPhone, utilisez ensuite la fonction VIP pour numériser facilement les messages de contacts clés, de clients ou d’employés. De cette façon, vous serez capable de trier rapidement le volume et de trouver ce qui est important.

7. Passez à l'action une fois

Dès que vous lisez et répondez à un email, celui-ci doit être supprimé ou archivé. Cela laissera votre boîte de réception avec seulement un nombre gérable de nouveaux courriels ou ceux qui nécessitent encore votre attention..

J'ai un dossier dans ma boîte de réception spécialement pour les éléments sur lesquels je dois agir ou auquel je dois répondre. Cela me permet d’accéder rapidement à un fichier et de répondre aux demandes en cours..

8. Horaire horaire pour le courrier électronique

Ne vérifiez pas votre email toutes les 5 minutes. Planifiez plusieurs fois par jour l'analyse, la réponse et la gestion des e-mails. Donnez-vous une limite de temps et vous serez étonné de voir à quel point vous pouvez vous faire faire. La publicité

9. Auto-répondeurs

Utilisation “Absent du bureau” répondeurs lorsque vous êtes en vacances ou pour une journée. Cela permet à ceux qui vous envoient d’écrire que vous ne les ignorez pas et qu’ils seront une priorité pour vous à votre retour..

10. Heure et lieu

Soyez conscient de la perturbation que les e-mails peuvent créer pour les relations importantes dans votre vie. Vérifier votre courrier électronique le soir, c'est bien, tant qu'il n'interfère pas avec votre vie en dehors du travail.

Nous avons tous demandé à quelqu'un de vérifier les e-mails sur leur appareil mobile lorsque nous leur avons parlé et que nous avons senti la piqûre. Ne livrez pas cette piqûre aux autres.

11. Embaucher de l'aide

Si vous ne pouvez pas gérer vous-même le courrier électronique, vous pouvez engager quelqu'un pour vous aider. Trouvez quelqu'un qui peut gérer votre boîte de réception et répondre au courrier électronique pour vous.

Pour gagner la guerre contre la boîte de réception par courriel surchargée, établissez un plan en utilisant les 11 conseils ci-dessus et voyez comment votre productivité pour des tâches vraiment importantes augmente considérablement..

Crédit photo vedette: White Workspace avec MacBook / Viktor Hanecek via picjumbo.com