12 heures pour une meilleure gestion du temps

Travail. Des gamins. École. Des sports. Deuxième emploi Le travail du partenaire. Le prochain grand roman américain. Votre cercle de tricot. Réaménagement de la salle de bain invité. Prendre votre voiture pour sa mise au point de 30 000 milles. Et encore et encore, il semble que nous ayons des choses à faire en abondance. Ce que nous ne semblons jamais avoir assez, c'est le temps.

Je pense que nous savons tous ce que nous devrait faire, mais la perspective de s’asseoir et de tout rassembler, de prendre le temps de mettre en place un système dans lequel nous pensons pouvoir fonctionner pour nous (et que nous avons la confiance de faire du travail) est décourageante. Et en plus, cela prend du temps - et le temps est exactement ce que nous n'avons pas.

Nous sommes trop occupés pour gérer notre temps!

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Mais si vous pouviez le faire en 12 heures? Peut-être même pas tous en même temps - quelques heures par jour en une semaine, peut-être même, ou même une demi-heure par jour en plusieurs semaines? Cela semble beaucoup plus faisable, n'est-ce pas? Comme quelque chose que vous pourriez être capable de faire vous-même?

Voici donc l’épine dorsale d’un bon système que vous pouvez mettre en oeuvre en 12 heures (ou moins). Donnez-vous une semaine ou trois pour le lancer et voyez si le temps que vous y investissez maintenant ne vous est pas rendu plusieurs fois par la suite..

1. Configurez vos calendriers (4-6 heures)

Utilisez un calendrier en ligne comme Google Agenda ou 30 boîtes pour définir des rappels pour chaque événement imaginable de votre vie, en particulier des événements récurrents tels que les dates de paiement de factures, les matchs de football de vos enfants et vos virées shopping. Je recommande un calendrier plutôt qu'un service de rappel comme Sandy, car vous allez vouloir regarder vos événements à venir de temps en temps, et un calendrier est un format que nous connaissons tous..

Je vous recommande de les mettre dans un calendrier autre que votre calendrier principal. Si vous aimez l'idée de tout regarder dans Outlook, par exemple, la plupart des calendriers en ligne proposent un flux iCal auquel vous pouvez vous abonner dans Outlook. Appeler “Des rappels” et ouvrez-le comme un deuxième calendrier. Si vous le mettez dans votre calendrier principal, vous constaterez peut-être qu'il devient trop encombré pour être utile - en particulier dans la vue mensuelle où la plupart des calendriers affichent uniquement les premiers éléments par jour. La publicité

Mettez tous ces événements dans votre calendrier:

• Date d'échéance de la facture de gaz
• Date d'échéance de la facture électrique
• Date d'échéance du prêt / du loyer
• Dates d'échéance de la facture de téléphone (fixe et mobile)
• Date limite de facturation câble / satellite
• Date d'échéance de la prime d'assurance
• Ordinateur de secours (quotidien, hebdomadaire ou mensuel, en fonction de votre utilisation et de votre niveau de paranoïa - automatisez-le si vous le pouvez)
• Ramassage des ordures (rappel pour la veille)
• Un jour tous les trois mois pour les vidanges
• Un jour par an pour les mises au point automatiques
• Un jour tous les trois ans pour les mises au point automatiques majeures
• Un jour tous les 6 mois pour les rendez-vous chez le dentiste
• Un jour par an pour médecin, ophtalmologiste
• Tout autre rendez-vous médical récurrent
• Un jour même par mois pour le renouvellement des ordonnances (deux rappels - un pour rappeler le remplissage, un pour aller chercher)
• Netflix / Tivo / XM / autres dates de facturation des services
• Rédiger la liste d'épicerie (un jour avant votre journée de magasinage)
• Le jour où l'exterminateur vient
• L'heure et le jour de toute émission télévisée que vous regardez régulièrement
• Le dernier jour de janvier (pour vérifier la paperasse fiscale)
• Un ou plusieurs jours au début de l’année pour faire vos impôts et / ou contacter votre spécialiste en déclarations
• 15 avril (ou quel que soit le jour où les taxes sont dues dans votre pays)
• Début et fin de l'année scolaire, début et fin des vacances scolaires
• Anniversaires, anniversaires, Noël, la Saint-Valentin, autres jours fériés importants deux des rappels - un le jour même pour vous rappeler d'appeler ou de prendre une autre mesure et un deux semaines plus tôt pour acheter un cadeau, si nécessaire, ou planifier une fête)
• Entretien mensuel, trimestriel et annuel à domicile (voir les listes de contrôle ci-dessous)
• Toute autre date qui nécessite une action concrète à des moments précis chaque semaine, mois ou année

Ajoutez également ces dates, sans rappels:

• La date de fin pour tous les cycles de facturation ci-dessus
• Les dates de paiement pour tous les paiements automatiques (et c'est une bonne idée de mettre en place des paiements automatiques pour autant de factures que vous pouvez)
• Dates de dépôt direct
• Dates de virement automatique
• Paiement du dividende en actions / dates de réinvestissement
• Toute autre date qu'il est important de connaître, mais qui ne nécessite aucune action immédiate de votre part.

Dans votre calendrier principal, celui que vous utilisez pour garder une trace de votre emploi du temps jour par jour, programmez des plages horaires pour les éléments suivants:

• Epicerie (hebdomadaire)
• Blanchisserie (hebdomadaire)
• Les repas de famille
• Paiement de factures (tous les deux mois - les premier et troisième week-ends du mois pourraient être bons. Notez dans la section des notes toutes les factures arrivant à échéance dans le demi-mois qui suit chaque jour de paiement)
• Toute réunion hebdomadaire, bihebdomadaire ou mensuelle
• Événements sportifs pour enfants (par exemple, matchs de football hebdomadaires tous les samedis du 15 septembre au 15 décembre)
• Autres activités pour les enfants (cours d'art, cours de piano, tous les 3èmes week-ends chez les grands-parents, etc.)
• Corvées / nettoyage
• Temps de trajet
• Séances de gym
• Golf / vélo / autres sports
• Révision hebdomadaire (programmez 2 heures chaque fois que vous êtes le moins susceptible d'être interrompu) - veillez à utiliser votre révision hebdomadaire pour ajouter tout nouveau rappel dont vous pourriez avoir besoin.!
• Temps d'écriture (si vous voulez écrire une heure par jour, programme une heure par jour - ne supposez pas que vous allez simplement “trouver” une heure de libre chaque jour.)
• Autres loisirs (comme avec l'écriture)
• Tous les cours que vous prenez
• Gaffes de temps (je programme au moins une heure par jour pour tout ce qui me plaît)
• Vous savez que vous devez être à un endroit précis ou faire quelque chose de particulier. La seule exception est votre travail habituel de 9h à 17h, si vous en avez un - programmez les activités que vous allez faire. à votre travail, pas le travail lui-même.

Vous devrez utiliser votre propre jugement pour savoir lequel de ces événements planifiés a besoin de rappels ou non. Par exemple, je ne mets pas de rappels pour les temps de trajet, car il me suffit de pouvoir consulter mon calendrier et de constater que ces heures sont bloquées. D'autre part, j'ai des rappels 15 minutes avant tous les cours que j'enseigne, alors je sais quand je dois commencer à aller en classe lorsque je suis sur le campus. La publicité

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2. Configurer le système de mot de passe (2-3 heures)

Utilisez un programme comme KeePass, une feuille de calcul protégée par mot de passe ou tout autre système avec lequel vous vous sentez le plus à l'aise, mais utilisez-en un. Si vous avez beaucoup de mots de passe et pas de système, vous perdrez beaucoup de temps à essayer chaque mot de passe possible. Vous pouvez vous souvenir de vos courriels, fichiers ou morceaux de papier sur votre bureau ou y effectuer des recherches frénétiques, quel que soit le lieu où vous avez enregistré votre mot de passe. En une ou deux sessions, enregistrez chaque login et mot de passe que vous avez. Assurez-vous d'obtenir des informations pour tous ces éléments:

• Comptes bancaires (y compris NIP de carte de débit)
• Cartes de crédit
• Comptes de stock
• Email
• service Internet
• Services de paiement en ligne
• Service téléphonique
• Utilitaires
• Abonnements à des sites Web (Yahoo, Google, YouTube, Facebook, LinkedIn, MySpace, Flickr, WordPress.com, Digg, Reddit, Blogger, OpenID, etc.)
• Identifiant de connexion de votre site, FTP et informations sur le panneau d'administration
• Toute base de données MySQL ou autre utilisée par votre site
• Comptes de travail
• Services de permis de stationnement
• DMV en ligne / autres services gouvernementaux
• des applications Web
• Clés d'enregistrement logicielles (non techniquement, les mots de passe, mais de nombreux gestionnaires de mots de passe incluent des sections pour les clés d'enregistrement - utile si [quand] vous devez réinstaller Windows)
• Tout autre compte pour lequel vous avez un mot de passe

3. Créer des listes de contrôle (2-3 heures)

Créez un nouveau dossier sur votre ordinateur appelé “AAAAA Listes de contrôle” (ou “@Checklists” pour vous les fans de David Allen), donc il se classe en haut de votre dossier Documents. Créez un ensemble de listes de contrôle pour les tâches récurrentes et enregistrez-les dans un dossier afin de pouvoir les imprimer facilement à tout moment. Certaines listes de contrôle à prendre en compte lors de la création incluent:

• Liste d'épicerie (avec tout ce que vous achetez couramment et de la place pour des ajouts; ma liste est organisée par allée dans le magasin où nous faisons des achats, afin que je puisse passer rapidement de l'arrière vers l'avant avec un minimum d'interruptions)
• Maintenance mensuelle à domicile (changer les filtres à air, tester les détecteurs de fumée, etc.)
• Entretien trimestriel à domicile semestriel (par exemple, nettoyer les gouttières, remplacer les piles des détecteurs de fumée, vérifier les extincteurs, etc.)
• Préparation des voitures hiver / été (par exemple, vérifier le liquide de refroidissement, rincer le radiateur, ajouter des chaînes / pneus d'hiver, etc.)
• Emballage de voyage / vacances
• Décoration de noël

4. Restez à jour avec une revue hebdomadaire

Vous avez planifié un examen hebdomadaire dans la partie 1 - assurez-vous garder ce rendez-vous. Pendant votre revue hebdomadaire, prenez 10 minutes pour configurer des rappels pour tous les événements récurrents que vous avez peut-être manqués dans votre configuration initiale, ainsi que pour tous les nouveaux engagements que vous avez pris. Vérifiez votre emploi du temps et assurez-vous que vous avez suffisamment de temps pour toutes les nouvelles tâches à effectuer dans la semaine à venir. Si nécessaire, déplacez quelques-uns de ces blocs d'heure planifiée. Vérifiez également ce qui va arriver que vous devrez ajouter à votre emploi du temps - par exemple, si l'anniversaire de votre enfant est proche, vous devrez programmer un laps de temps pour aller chercher un cadeau et un autre. pour organiser une fête, etc..

Mieux, pas parfait

Bien entendu, il reste encore beaucoup à faire. Ceci est conçu comme une colonne vertébrale pour un système; vous constaterez que d'autres moyens de vous rendre plus efficace vous sont proposés. La gestion des mots de passe, par exemple, n’est qu’un type de système de référence qui vous permettra de gagner du temps assez régulièrement. Vous penserez probablement à d’autres qui conviennent à votre situation. Maintenir le courrier trié et en ordre de commande est une tâche ardue. J'ai donc créé un centre de gestion du courrier, avec des bacs pour le courrier de mon partenaire et mon courrier personnel, un bac pour les factures et un bac pour les coupons et les circulaires. (Cela a pris environ 30 minutes, au cas où vous voudriez ajouter cela à votre engagement de 12 heures). Vous n’avez peut-être pas de problème avec le courrier, mais vous devrez peut-être garder une trace des magazines. La publicité

Avoir une structure solide en place vous aidera à vous débattre avec l'autre, plus petit “le temps passe” dans ta vie. Une fois que vous commencez à regarder votre temps dans un “grande image” De manière générale, vous constaterez que tout ce qui se trouve en dehors de votre système existant prend une nouvelle forme et que des solutions vous seront suggérées. Au lieu de vous inquiéter, prenez simplement une heure ou deux pour vous en occuper - pour les projets plus importants, divisez le projet en trois ou quatre parties de deux heures..

Une fois que vous avez commencé à maîtriser votre emploi du temps, vous constaterez que non seulement vous êtes plus en avance sur votre emploi du temps (au lieu de l'être sur vous!), Mais que votre esprit sera plus à l'aise. Au lieu de vous inquiéter de ce qui va arriver, ou même de ce que vous devriez faire maintenant, vous allez simplement vérifier votre emploi du temps et savoir. L'énergie que vous avez utilisée pour vous inquiéter et vous effrayer à l'occasion, vous pouvez en tirer un meilleur parti pour poursuivre vos rêves.

Et vous? Quelles activités d'une heure recommandez-vous pour vous aider à maîtriser votre temps??