14 modèles de gestion du temps pour vous aider à vous organiser

La gestion du temps est la compétence qui débloque toutes les autres compétences. De plus, si vous souhaitez mieux progresser, la gestion du temps vous aidera. Si vous voulez un meilleur équilibre travail-vie personnelle, la gestion du temps est la solution. Si vous voulez vous sentir moins submergé et plus en contrôle, mieux gérer votre temps est la solution. Une gestion du temps plus efficace repose sur un système de gestion du temps et sur un ensemble de listes. Ces modèles de gestion du temps peuvent vous aider à créer ces listes..

Si votre meilleur ami devait utiliser votre système de gestion du temps, que dirait-il / elle?

En lisant cet article, vous tomberez probablement sur l'un des 3 groupes.

• Ceux qui refusent - «Je suis tellement occupé que je n'ai pas le temps d'améliorer mon emploi du temps».
• Ceux dans Ignorance - "Mon système de gestion du temps fonctionne bien depuis 15 ans."
• Ceux qui sont dans le besoin - "Si cela peut aider, je vais essayer, car je suis sûr de pouvoir apporter des améliorations."

Faisant appel au groupe 'Ceux qui sont dans le besoin', ces modèles de gestion du temps aideront. Ils sont simples, pratiques et vous pouvez les utiliser immédiatement. Si vous aviez le temps, vous auriez créé des modèles similaires. C'est dur quand on est dans les tranchées.

Ma passion est d'aider les autres. Etant un passionné d'étudiant et de formateur en gestion du temps pendant 14 ans, je voulais partager une partie de ce que j'avais appris. Appris à la dure pour ne pas avoir à.

Comment utiliser chacun des 14 modèles de gestion du temps

Les modèles sont conçus dans l’ordre dans lequel ils doivent être utilisés. Le premier est le plus dur, Domaines de résultats clés (KRA) et puis ils deviennent progressivement plus faciles. Par exemple, la "liste des tâches quotidiennes", la "liste des projets" et "l'évaluation hebdomadaire".

1. Principaux domaines de résultats Modèle de gestion du temps

Imaginez l’équipe de football que vous soutenez, ou si vous n’en avez pas, une équipe soutenue par un ami ou une autre dont vous avez entendu parler. Le mien est Oxford United (Cue le doux abus!). Le KPI (indicateur de performance clé) d’Oxford United devrait être celui de la ligue. C'est une cible d'équipe que tout le monde dans l'équipe vise à atteindre. Cet objectif n'est pas pour un individu. Oxford United pourrait gagner la ligue, mais chaque joueur a-t-il «pesé de tout son poids»? C'est là que les KRA sont importants. Un domaine de résultats clé (KRA) est une cible individuelle. L'idée est que si chaque personne travaille à atteindre son KRA, l'équipe doit atteindre son KPI. Pour en revenir à notre équipe de football, le KRA du gardien pourrait être une "feuille blanche". La KRA du Striker doit marquer un but par match et la KRA du défenseur doit remporter 80% de leurs tacles. Quelle est votre KRA?

Action: Complétez votre KRA en utilisant le modèle de gestion du temps n ° 1 afin de comprendre maintenant pourquoi vous êtes sur la liste de paie - KRA. La publicité

2. Liste de tâches quotidienne Modèle de gestion du temps

Ce modèle de gestion du temps est le plus facile à comprendre car il nécessite simplement une liste de ce que vous allez faire chaque jour. Le défi est que beaucoup de gens écrivent une liste de tâches continue et non une liste de tâches à faire chaque jour. Avoir une liste de tâches à faire chaque jour concentre l'esprit. Si vous n'avez pas de liste de tâches à faire chaque jour, deux choses ont tendance à se produire. Tout d’abord, vous serez bloqué dans votre boîte de réception car cela nous fait penser que nous travaillons fort et que nous sommes donc «occupés». Deuxièmement, quelqu'un d'autre remplira votre journée avec des tâches si vous n'avez pas choisi les tâches vous-même. Ces tâches peuvent prendre la forme d'e-mails, d'une demande du chef ou d'actions que vous recevez lors d'une réunion. "Ayez un plan chaque jour ou quelqu'un en aura un pour vous". Une liste quotidienne de tâches est la base de chaque système de gestion du temps. Utilisez ce modèle chaque jour.

Action: Complétez la liste de ce que vous ferez demain en utilisant le modèle de gestion du temps n ° 2 afin d’obtenir votre plan - La liste quotidienne des tâches à effectuer.

3. Liste de projets Modèle de gestion du temps

Très peu de gens ont une liste de projets «vivre et respirer». Certains en ont un, mais il a été écrit une fois et n'a pas été mis à jour depuis. Une liste de projets est un moyen de savoir ce qu’il en est. Ces choses qui auront le plus grand impact positif sur nos KRA. C'est la connexion entre la liste quotidienne des tâches et la raison pour laquelle vous êtes sur la liste de paie, c'est-à-dire les domaines de résultats clés. En ayant une liste de projets, vous avez la transparence des choses importantes et importantes. La recherche nous dit que chaque personne a entre 50 et 70 projets en cours à tout moment (maison et travail). Ce modèle demande seulement 14.

Action: Complétez la liste des projets sur lesquels vous travaillez en utilisant le modèle de gestion du temps n ° 3 pour garder une trace des «gros problèmes» - La liste des projets.

4. Actions de la réunion Modèle de gestion du temps

Les réunions sont le mal nécessaire de tout travailleur du savoir. Nous ne pouvons pas leur échapper. Ils semblent être où les heures sont perdues et rien n'est réalisé. L'une des principales raisons à cela est que les actions ne sont pas capturées ou pas assez bien capturées pour que quelque chose de substantiel se produise. Bien sûr, les objectifs de la réunion, les bons participants, la bonne orientation, etc., sont également des raisons valables. Ce modèle commence par obtenir les actions capturées. En effet, les actions claires étant capturées, les gens n’auront aucune marge de manoeuvre en disant: "Je pensais qu’il faisait cela", "Ou que voulait dire cette action?", Ou "Je n’ai reçu les actions qu’hier. La réunion il y a 2 semaines '.

Action: Complétez le modèle n ° 4 de gestion du temps afin d'augmenter la probabilité que les actions soient terminées - Actions de réunion.

5. En attente de la liste Modèle de gestion du temps

Vous déléguez aux gens. Les gens ci-dessus. Les gens ci-dessous. Les gens sur le côté. Comment gardez-vous trace de qui vous avez demandé de faire quoi et quand? Une liste d'attente vous aide à garder une trace. Ce modèle fournit un emplacement pour stocker ce que vous avez demandé de faire pour que vous ne continuiez pas à traquer la personne et pour qu'elle soit claire lorsque vous vouliez que la tâche soit terminée. Et pour que, bien sûr, vous n'oubliiez pas. La clé d’une liste d’attente réussie est de l’évaluer. Cela peut être tous les jours alors que c'est une nouvelle pièce de votre système de gestion du temps. "Plus loin sur la route", il se peut que ce ne soit qu'au début et à la fin de la semaine que vous deveniez à l'aise d'utiliser ce modèle. La publicité

Action: Complétez une attente pour utiliser le modèle de gestion du temps n ° 5 afin de maîtriser ce que vous avez délégué - Liste d'attente.

6. Liste de distraction Modèle de gestion du temps

L'un des plus grands défis de la gestion du temps, et en particulier dans un bureau à aires ouvertes, consiste à commencer une tâche et à la terminer. Les apprenants de notre cours de formation à la gestion du temps nous disent que c’est la raison pour laquelle ils ont l’impression de ne rien faire. Une partie de la raison en est que les travailleurs du savoir doivent jongler avec autant de balles. C'est en partie parce que nous tergiversons parce que nous n'aimons pas une tâche. Cela tient principalement au fait qu’ils n’ont pas de façon structurée de gérer les pensées errantes. Une «liste de distraction» est un modèle simple que vous garderiez sur votre bureau. Ensuite, lorsque vous vous concentrez sur une tâche et que des pensées vous viennent à l’esprit, écrivez-les et sortez-les de votre tête, ce qui vous permettra de revenir à la tâche en cours. Plus de 50% du temps est ajouté à une tâche si vous ne la démarrez pas et ne la terminez pas en une fois. Imprimez et conservez ce modèle sur votre bureau ou laissez-le ouvert sur votre écran.

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Action: Complétez le modèle n ° 6 de gestion du temps de la liste de distraction afin de rester concentré sur l’exécution d’une tâche du début à la fin - Liste de distraction.

7. Objectifs hebdomadaires Modèle de gestion du temps

Imaginez une équipe de vente sans objectif de vente ou l’équipe de football d’Oxford United jouant chaque samedi «pour le plaisir». C'est la même chose avec la gestion du temps. Vous avez probablement des objectifs (KPI et KRA) pour l'année ou le trimestre. Ces modèles vous mettent au défi d’avoir des objectifs pour la semaine. Au début de la semaine, ces modèles demandent: "Si vous deviez revenir sur cette semaine, qu'auriez-vous de plaisir à accomplir?". En écrivant nos objectifs pour la semaine, cela nous aide à nous concentrer sur ce qui est important alors que nous sommes «coincés dans les tranchées» des courriels, des appels téléphoniques et des réunions. Idéalement, les objectifs hebdomadaires auraient un impact positif sur les projets prioritaires, ce qui aurait également un impact sur vos KRA, ce qui aurait un impact sur les KPI. Si cela se produit, vous avez une chaîne de mailles en acier qui traverse votre gestion du temps, en le maintenant connecté et solide..

Action: Complétez vos objectifs hebdomadaires pour cette semaine afin que vous ayez identifié ce que vous souhaitez réaliser à l'aide du modèle de gestion du temps n ° 7 - Objectifs hebdomadaires.

8. Évaluation hebdomadaire Modèle de gestion du temps

Au début de la semaine, vous avez terminé le modèle "Objectifs hebdomadaires" avec les 7 éléments que vous souhaitez atteindre cette semaine. À la fin de la semaine, il est logique de voir comment vous avez fait. Le modèle d'évaluation hebdomadaire vous demande si vous avez atteint ces objectifs hebdomadaires avec un outil simple appelé «PMI»: positif, négatif et intéressant. À la fin de la semaine, vous écrivez 3 choses positives sur la semaine, 3 choses moins ou moins bonnes sur la semaine et 3 choses intéressantes sur la semaine. Par exemple, "P: Excellente rencontre avec le nouveau client ABC", "M: N'a atteint que 4 objectifs sur 7" et "I: Deux membres de mon équipe sont malades". La dernière case vous demande de prendre ensuite une mesure de gestion unique après avoir évalué votre semaine, par exemple. "Je vais programmer dans mon journal une heure par semaine pour le projet XYZ."

Action: Terminez l’évaluation hebdomadaire pour savoir si vous avez atteint vos objectifs hebdomadaires à l’aide du modèle de gestion du temps n ° 8 - Évaluation hebdomadaire.. La publicité

9. Objectifs mensuels Modèle de gestion du temps

Semblable à "Objectifs hebdomadaires". Ce modèle vous invite à écrire les grandes choses que vous voulez réaliser ce mois-ci..

10. Évaluation mensuelle Modèle de gestion du temps

Le modèle de gestion du temps "Evaluation mensuelle" vous demande d'évaluer les objectifs que vous avez écrits dans le modèle "Objectifs mensuels"..

11. Objectifs annuels Modèle de gestion du temps

Le modèle "Objectifs annuels" complète la série d'objectifs; Hebdomadaire, mensuel, puis annuel. Le défi que pose la fixation d’objectifs annuels est de les rendre suffisamment grands pour qu’ils soient considérés comme un objectif annuel, sans pour autant devenir un «objectif de la vie». Les objectifs de vie ne sont pas abordés dans ces modèles.

12. Évaluation annuelle Modèle de gestion du temps

Terminée en janvier, l '«évaluation annuelle» consiste à revenir sur l'année écoulée. Identifier ce qui a fonctionné, ce qui n'a pas fonctionné et la leçon tirée de la rédaction des objectifs annuels de l'année suivante.

13. Liste de jour peut-être Modèle de gestion du temps

Ce modèle est essentiel pour atteindre l’un des principaux objectifs d’un gestionnaire de temps efficace. L’état d’esprit se résume le mieux par la phrase suivante: «Les personnes qui réussissent le mieux sont celles qui ont la tête vide». La liste des tâches quotidiennes et la liste des projets sont d'excellents modèles pour gérer nos tâches immédiates et importantes. La liste Un jour, peut-être, est un endroit où mettre toutes ces choses que vous voulez faire, mais ce n’est tout simplement pas urgent ni important. En voici quelques exemples: 'archiver tous les documents personnels', 'toucher une pension', 'rédiger un plan de succession pour l'entreprise'.

Action: Complétez la liste Some Day Maybe afin d'avoir un endroit où mettre «tout le reste» à l'aide du modèle de gestion du temps n ° 13 - Some Day Maybe List.

14. Gestion du temps de projet Modèle

Le travailleur du savoir moyen gère des projets et s’ils sont honnêtes avec eux-mêmes, leur expérience de la gestion de projets est exactement ce qu’ils ont appris en autodidacte. Ils ont peut-être entendu parler de grands projets informatiques gérés avec des diagrammes de Gantt ou des qualifications telles que Prince2. Pourtant, ils aspirent à quelque chose de simple qui leur donne le contrôle sans être trop encombrant à utiliser. Ce modèle d'une page vous aide à mieux gérer vos projets importants en vous préparant mieux et en évitant les principales raisons de l'échec des projets. La publicité

Action: Complétez le modèle de gestion du temps de projet n ° 14 pour mieux vous préparer aux projets importants et les maintenir sur la bonne voie - Modèle de projet.

Téléchargez et utilisez ces modèles de gestion du temps

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Commencez par incorporer l’un de ces modèles dans votre système de gestion du temps. Puis une autre semaine plus tard, jusqu'à ce que vous utilisiez habituellement le modèle. Il faut 21 fois pour former une habitude. Vous pouvez maintenant être plus organisé. Bonne chance!

Crédit photo en vedette: Sonovate via sonovate.com