5 façons d'obtenir des réponses plus rapides aux courriels

Après avoir mis en place un cours sur Comment envoyer des courriels à des personnes importantes et avoir parlé à près de 200 personnes de leurs habitudes en matière de courrier électronique, j'ai remarqué quelques problèmes courants rencontrés avec les courriers électroniques..

La plainte numéro un est que les gens ne reçoivent pas de réponses aux courriels qu'ils envoient.

Voici un échantillon des déclarations que j'ai entendues:

“Je ne peux pas dire si mes courriels sont lus ou non. Je déteste quand les gens ne répondent pas.”

“Je ne sais pas quand ou si mes courriels sont lus. Parfois, j'ai l'impression de cracher des mots dans un abîme électronique.” La publicité

“Je ne peux pas garantir que les gens jettent simplement mes courriels, mais s'ils les lisent, ils ne répondent certainement pas.”

Eh bien, je n'ai pas toutes les réponses, mais j'ai quelques suggestions. Voici cinq façons d'obtenir des réponses plus rapides par courrier électronique..

1. Écrire des courriels plus courts

Les gens aiment procrastiner. Et chaque fois qu'un long courrier électronique arrive dans notre boîte de réception, c'est une autre excuse pour procrastiner.

Il est difficile d’envoyer une réponse rapide à un courrier électronique long car il faut du temps pour lire, pour digérer et pour répondre. De plus, la plupart des e-mails longs comportent plusieurs questions ou sujets, ce qui peut empêcher le lecteur de déterminer ce qui est important dans le message. Cette confusion conduit souvent à plus de procrastination.

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D'un autre côté, il est assez facile d'envoyer une réponse courte à un courrier électronique court. Peu importe de quoi vous parlez, un courriel plus court recevra toujours une réponse plus rapide.

Si vous souhaitez des réponses plus rapides, facilitez la tâche du lecteur. Posez-leur une question, parlez d'un seul sujet et soyez bref. La publicité

2. Ecrivez moins d'emails

Si vous envoyez tout le temps des courriels aux gens, ils s'habitueront à recevoir un message de votre part dans leur boîte de réception. Il n'y a pas de sentiment d'urgence associé à votre message car ils savent que s'ils ne répondent pas… eh bien, vous allez bientôt envoyer un autre email..

Ne tirez pas parti du fait que vous pouvez envoyer un courrier électronique à tout moment. Apprenez aux utilisateurs à valoriser vos emails en n'en envoyant qu'un lorsque vous avez quelque chose de précieux et de important à dire..

3. Demander une réponse

Cela semble simple, mais nous oublions souvent de le faire.

Nous expliquons clairement la situation dans notre courrier électronique - peut-être même fournissons-nous quelques étapes d'action - mais nous oublions souvent de demander clairement une réponse..

En tant qu'écrivain de l'e-mail, la prochaine étape nous semble toujours claire. Pour le destinataire, cependant, cela n’est peut-être pas si évident. En plein milieu d'une journée chargée - et nous sommes tous occupés - nous devons savoir ce qu'il faut faire plutôt que de deviner. Indiquez clairement au lecteur quelle est l'étape suivante en demandant gentiment l'action que vous souhaitez..

4. Commencez avec une date limite

Une autre raison des réponses tardives est le manque d’urgence. La publicité

En tant que société, nous avons adopté une méthode d'utilisation des délais pour compenser notre tendance à procrastiner. Par conséquent, nous décidons souvent des tâches à effectuer en fonction du moment où certains projets doivent être terminés..

En ce qui concerne le courrier électronique, cela signifie que vous devez indiquer un délai précis ou le risque d’attendre une réponse jusqu’à ce que le destinataire ait reçu “temps libre” - qui est rarement.

Lorsque vous écrivez votre prochain courrier électronique, essayez d’inclure une échéance dans la première ou les deux premières phrases du message..

Par exemple,

“Salut Mark,

Vous trouverez ci-dessous le compte rendu du TPS pour la réunion de ce vendredi. J'aimerais avoir votre avis mercredi à 13 heures. ” La publicité

Nous sommes conditionnés pour utiliser les délais. Si vous précisez quand vous avez besoin d'une réponse, vous obtiendrez probablement la réponse à cette date..

5. N'envoyez qu'une personne à la fois

Si possible, n'envoyez jamais un email à plus d'une personne à la fois. Même s'il faut quelques minutes de plus pour envoyer un e-mail à chacun individuellement, vous obtiendrez de bien meilleures réponses grâce à cela..

En effet, si vous envoyez un message à cinq personnes, chaque personne suppose toujours que les quatre autres effectueront les tâches décrites dans le message. Le résultat, bien sûr, est que rien ne se fait.

Si vous devez envoyer un message à un groupe de personnes en même temps, faites de votre mieux pour attribuer des tâches à des personnes spécifiques dans le message. Sinon, vous attendez qu'un homme mystérieux prenne des mesures.