7 façons d'assurer une communication efficace au travail

Parfois, repérer les obstacles à la communication au travail peut être assez facile. Lorsque les problèmes de communication ne sont pas résolus, vous pouvez les voir sous forme de conflit en milieu de travail ou de baisse de productivité. Il y a une tendance à une mauvaise communication quand il y a peu de transparence. Et parfois, cela peut être involontaire.

“L'excellence fait extraordinairement bien les choses ordinaires.” - John W. Gardner

Beaucoup de gens pensent qu'ils communiquent efficacement parce qu'ils sont allés à l'école ou ont une certaine expérience de travail, mais en réalité, ils ont toujours du mal à influencer les autres avec leur message. Le résultat d'une communication inefficace est une opportunité manquée, une perte de temps et un gaspillage de ressources, le tout parce qu'ils n'ont pas eu de conversations à fort impact..^[1]

Vous remarquerez peut-être un certain nombre de facteurs influençant une communication claire, efficace et transparente au travail: caractéristiques personnelles, distance physique, message lui-même, contexte, jargon utilisé et culture. Vous trouverez ci-dessous 7 façons de garantir une communication efficace au travail afin de créer un environnement de travail efficace, productif et inclusif..

1. Connaissez bien votre public

Comprendre votre public est essentiel pour une communication efficace au travail. Ceci s’applique aux communications verbales et écrites, aux présentations, aux courriels quotidiens, aux annonces à l’échelle de la société ou à la fourniture de mises à jour sur l’état des projets.

Que votre message soit efficacement communiqué ou que votre message soit bien reçu, il faut comprendre ce qui intéresse votre auditoire..

• Qui visez-vous avec votre communication??
• Quelle est l'intention de votre message?
• Qu'est-ce qu'ils ont besoin de savoir?
• Qu'avez-vous besoin d'eux pour faire?
• Quelle est la meilleure façon de communiquer le message à votre public?
• Comment votre public va percevoir ou interpréter le message?
• Comment votre auditoire va-t-il ressentir, penser et réagir lorsqu'il recevra votre message?

Afin de répondre à ces questions, vous devez planifier, rechercher et observer les comportements de votre public. Par exemple, votre approche de la communication avec votre équipe ou vos pairs sera probablement différente de celle que vous communiquez à votre chef, car ces groupes ont des intérêts différents..

2. Chercher à comprendre la situation et à clarifier

Prenez le temps d'être réfléchi et intentionnel. Avant de communiquer au travail, il est essentiel de faire une pause, de comprendre la situation, de clarifier et d'avoir de l'empathie. Voici quelques conseils pour vous aider à communiquer efficacement au travail: Publicité

Être curieux. Posez des questions ouvertes en commençant par «quoi» et «comment» pour recueillir des informations. Les gens auront tendance à être plus descriptifs avec leurs réponses. Vous pouvez ensuite poser des questions d'approfondissement pour obtenir plus de contexte. Plus vous en comprendrez, plus vous aurez de chances d’adapter un message adapté à votre auditoire..

Apprendre comme un gamin. Normalement, les enfants n’ont aucune connaissance préalable de ce qu’ils sont sur le point d’apprendre. Leur approche d'apprentissage est empreinte d'humilité. Adoptez la même approche lorsque vous vous mettez à la place de votre auditoire pour comprendre sa situation. Soyez ouvert, prêt et disposé à voir le point de vue de votre public.

Vérifiez vos hypothèses. Votre expérience peut brouiller vos perceptions et vos jugements. Remettez en question les idées préconçues sur votre public. Déterminez avec qui vous devez parler ou quelle recherche vous devez effectuer pour vérifier si vos hypothèses sont vraies. Assurez-vous de créer un espace de compréhension avant de passer à l'action.

Être inclusif. Les gens veulent appartenir, se sentir inclus et valorisés sur leur lieu de travail. Veillez à ce que les idées de chacun soient capturées. Par exemple, si vous êtes en réunion pour demander votre contribution, veillez à ce que tout le monde ait suffisamment de temps pour partager sa réponse. Si vous manquez de temps, indiquez lors de la réunion que vous vous connecterez plus tard avec eux..

3. Écoutez sur plusieurs niveaux

“La plupart des gens n'écoutent pas avec l'intention de comprendre. ils écoutent avec l'intention de répondre” - Stephen R. Covey

Vous êtes probablement familiarisé avec ces conseils de base sur l'écoute active. Toutefois, lorsque nous nous sentons dépassés par le respect des délais, la priorité ou la création, il est facile d’être sur le pilote automatique et de rater les messages clés qui peuvent vous aider à communiquer efficacement au travail. Vous trouverez ci-dessous des rappels pour continuer à vous entraîner:

Paraphrase. Confirmez votre compréhension du message en le répétant ou en le reformulant avec vos propres mots. S'il y a des divergences entre les parties, c'est le moment de clarifier.

Sonde. Posez des questions si vous pensez qu'il manque des informations dont vous pourriez avoir besoin. La publicité

Clarifier. Si vous ne comprenez pas complètement quelque chose, demandez.

Rappelles toi. Essayez de vous rappeler des points importants pour votre public. Cette information peut être utilisée dans le futur et montre à votre public que vous l'aimiez et que vous écoutiez activement.

Être un communicateur efficace au travail signifie que vous devez être à l'écoute de vos compétences d'écoute active. Se souvenir de:

• Avoir de l'empathie.
• Comprendre les perceptions des autres, pas seulement les vôtres.
• Mesurez vos émotions et vos réactions et celles des autres.
• Connaissez vos valeurs et croyances et celles des autres.
• Observez les signes de communication non verbale comme le langage corporel.

4. Révisez comment vous recevez vos commentaires

La façon dont vous recevez vos commentaires influence la façon dont vous réagissez et votre efficacité à communiquer avec les autres parties. Être ouvert aux commentaires et critiques est plus facile à dire qu'à faire.^[2] Nous sommes humains. Lorsque vous êtes distrait par les événements de votre vie ou que vous vous sentez soumis à des pressions au travail, vous pouvez être sur la défensive au moindre commentaire.

Sheila Heen et Douglas Stone proposent des approches pour améliorer votre capacité à absorber les commentaires, à utiliser ce qui est utile et à savoir comment vous en débarrasser pour vous aider à apprendre et à progresser..^[3]

Certaines de ces stratégies incluent les suivantes:

• Connaître, comprendre et gérer vos déclencheurs et vos réponses aux commentaires.
• Séparer le message de 'qui' il venait.
• Écoute le conseil plutôt que le jugement.
• Décomposer les commentaires en morceaux digestibles.
• Lorsque vous recherchez des commentaires de manière proactive, soyez précis et demandez une chose..
• Prenez de petites mesures pour tester ce qui vous a été suggéré.

Vous avez la possibilité d'apprendre à partir des commentaires et de vous en servir. Découper les commentaires en plusieurs morceaux peut vous aider à mieux traiter le message et à être moins réactif dans votre réponse..

5. Fournir une rétroaction objective et observable

C’est l’une des choses les plus difficiles à faire parce que vous ne voulez peut-être pas offenser les autres, vous voulez peut-être éviter les conflits, vous ne savez pas exactement comment, vous n'êtes pas prêt émotionnellement, ou êtes assombri par vos hypothèses. La publicité

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Le modèle Situation, Comportement, Impact (SBI)^[4] peut vous aider à fournir des commentaires clairs et spécifiques:

• Situation. Fournir le contexte. Demandez-vous ce qui s'est passé, où et quand.
• Comportement. Décrivez le comportement. C'est la partie la plus difficile car vous devez vérifier vos hypothèses. Par exemple, en disant “vous étiez impoli” (subjectif) versus “tu m'as interrompu” (comportement observable) modifie le ton du retour. Étant “grossier” peut avoir plusieurs interprétations pendant que vous pouvez voir quand quelqu'un vous a interrompu.
• Impact. Utilisation “je” déclarations pour décrire les résultats du comportement.
• Avance. Continuez la conversation pour rechercher la compréhension en leur demandant de réfléchir. Quelle était leur perspective? Que se passait-il pour eux? Qu'ont-ils réalisé? Comment peuvent-ils grandir d'ici?

Exemple 1:^[5]

“Lors de la réunion d'équipe d'hier matin, lorsque vous avez présenté votre exposé (Situation), vous étiez incertain de deux des diapositives et que vos calculs de ventes étaient incorrects (Comportement). Je me suis senti embarrassé parce que tout le conseil était là. Je crains que cela affecte la réputation de notre équipe (Impact).”

Exemple 2:^[6]

“Lors de la réunion avec les clients le lundi après-midi, vous vous êtes assuré que la réunion commençait à l'heure et que tout le monde avait la documentation à l'avance (situation). Toutes vos recherches ont été correctes et chacune des questions du client a reçu une réponse (comportement). Je suis fier que vous ayez fait un si excellent travail et que vous ayez bien présenté l'organisation. Je suis convaincu que nous aurons le compte, grâce à votre travail acharné (Impact).”

Savoir comment fournir un retour clair, spécifique et observable est une compétence essentielle pour être un communicateur efficace au travail.

6. Suivi, confirmation et création de responsabilité

Une communication efficace au travail n'est pas un événement ponctuel. Vous devrez surveiller en permanence les progrès et fournir un soutien continu. N'oubliez pas de reconnaître les progrès de vos pairs, équipes ou dirigeants!

Utilisez les questions suivantes pour vous aider à évaluer l'efficacité d'une communication continue au travail: Publicité

• Quelles opportunités voyez-vous?
• Comment pouvez-vous ajuster?
• Quelles décisions doivent être prises?
• Quel soutien pouvez-vous fournir?
• Que devez-vous faire pour vous assurer que le message exact a bien été reçu??

7. Utilisez les 7C de la communication

Pour tout moyen de communication au travail, gardez à l’esprit les 7C de la communication pour affiner votre message:^[7]

• Clair. Quel est le but? Le message est-il facile à comprendre?
• Concis. Que pouvez-vous supprimer? Est-ce au point?
• Béton. Quels sont les faits?
• Correct. Le message est-il exempt d'erreurs? Est-ce qu'il convient à votre public?
• Cohérent. Y a-t-il un flux logique? Le message est-il cohérent?
• Achevée. Des informations pertinentes sont-elles fournies et existe-t-il un appel à l'action??
• Courtois. Quel est le ton de votre message?

En savoir plus sur les 7C ici: Communication efficace: Comment ne pas être mal compris

Résumer

Il faut de la pratique et du temps pour assurer une communication efficace au travail.

Gardez ces 7 stratégies en tête pour améliorer vos communications au travail, pour que vos messages soient clairs et transparents..

1. Connaissez bien votre public
2. Chercher à comprendre la situation et à clarifier
3. Écoutez sur plusieurs niveaux
4. Examinez comment vous recevez vos commentaires
5. Fournir des commentaires objectifs et observables
6. Suivi, confirmation et création de responsabilité
7. Utilisez les 7 C de la communication

Continuez à vous développer et à peaufiner vos compétences!

Sur quoi pouvez-vous travailler ce mois-ci pour améliorer votre communication au travail??

Soyez spécifique et mettez-vous au défi en vous fixant un objectif SMART pour la communication en milieu de travail - spécifique, mesurable, atteignable, pertinent, limité dans le temps!

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Crédit photo en vedette: Brooke Cagle via unsplash.com

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