75 erreurs de messagerie courantes que vous commettez probablement au travail

  • Matthew Goodman
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Vous vous êtes toujours demandé, non? Quel genre d'erreurs faites-vous chaque jour avec vos emails?

Eh bien, ne vous inquiétez pas, j'ai dressé cette liste de 75 erreurs de messagerie courantes afin que vous puissiez voir de quoi vous êtes coupable. Commençons: publicité

Netiquette

  1. Vous n'utilisez pas les salutations de base. N'oubliez pas de commencer avec “Bonjour”, “salut”, “cher”, etc.
  2. Vous utilisez des lignes d'objet ambiguës ou vous les évitez complètement. Énoncez exactement ce que vous voulez dans votre ligne d'objet et facilitez la recherche des emails ultérieurement..
  3. Vous envoyez tous les courriels avec l'indicateur de priorité élevée. Ne l'utilisez qu'en cas d'urgence.
  4. Vous attendez des personnes qu'elles répondent immédiatement à vos courriels et leur envoient des courriels de suivi lorsqu'elles ne le font pas. Rappelez-vous, le courrier électronique est une forme de communication plus lente.
  5. Vous appuyez sur Répondre à tous lorsque vous vouliez appuyer sur Répondre. Toujours vérifier avant d'envoyer.
  6. Vous mélangez la différence entre To et CC. To est pour les personnes qui ont besoin d'agir. CC est pour les personnes qui doivent être tenus au courant.
  7. Vous CC des centaines de personnes quand un BCC est plus approprié. Veillez à utiliser BCC lorsque vous envoyez des courriels généraux à des personnes qui ne se connaissent pas..
  8. Vous fermez les courriels brusquement. Cela ne fait pas de mal de dire merci, sincèrement, meilleures salutations ou un autre proche poli.
  9. Votre email ne comprend pas les informations de contact. Ajoutez ceci à votre signature dès que possible.
  10. Vous avez une très longue signature. Si vous le pouvez, raccourcissez votre courrier électronique et déterminez si tout ce jargon juridique est valable. vraiment nécessaire.

L'écriture

  1. Vous envoyez des emails incomplets. Prenez quelques minutes de plus pour finir ce que vous écrivez.
  2. Vous posez aux gens des questions ouvertes par courrier électronique. Cela peut provoquer des discussions qu'il vaut mieux avoir ailleurs.
  3. Vous utilisez des phrases compliquées et des mots que les destinataires doivent rechercher. Utiliser un langage courant.
  4. Vous utilisez le langage TXT, une mauvaise ponctuation et une mauvaise grammaire dans vos courriels à votre patron. Au lieu de cela, tapez des phrases complètes qui ont un sens.
  5. Vous envoyez des e-mails en lettres capitales à vos collègues. Arrête de me crier dessus!
  6. Vous incluez le contenu dans le corps d'un e-mail lorsque la ligne d'objet est une question fermée, par exemple., “Déjeuner à une?”
  7. Vous posez une question ouverte dans la ligne d'objet et n'incluez pas de contenu explicatif dans le corps du message, par exemple., “J'ai faim. Qu'allons nous faire?”
  8. Vous ne vérifiez pas ou ne corrigez pas vos emails. Allusion: ces lignes ondulées rouges signifient normalement qu'il y a quelque chose qui cloche.
  9. Vous écrivez de longs paragraphes et attendez-vous à ce que les gens les lisent. Au lieu de cela, rédigez des résumés et utilisez des points centraux chaque fois que possible..
  10. Vous pensez que les polices inhabituelles gardent les choses intéressantes. Tenez-vous en à Arial, à Times New Roman ou à la police par défaut de votre entreprise. Et utilisez simplement une variation de noir; c'est plus facile à lire.

Aider vos collègues

  1. Vous envoyez des pièces jointes volumineuses, puis vous vous demandez pourquoi les autres personnes ne les ont pas. Enregistrez-les sur le réseau, utilisez le stockage en nuage ou compressez-les à la place.
  2. Vous n’envoyez pas de mises à jour concernant les projets importants dans lesquels les gens sont impliqués. Tenez vos collègues au courant..
  3. Vous envoyez trop de mises à jour sur des projets sans importance dans lesquels les gens ne sont pas impliqués. Gardez simplement les collègues pertinents informés..
  4. Vous envoyez des courriels lorsque vous avez un besoin urgent d'informations. Un appel téléphonique, un message instantané ou une conversation sont tous meilleurs et plus rapides.
  5. Vous revenez à votre bureau après une pause et répondez à vos courriels un par un sans tous les vérifier au préalable. Vous pouvez gagner du temps en lisant tous vos emails en premier.
  6. Vous envoyez un e-mail à la personne à côté de vous et lui demandez ensuite verbalement si elle l'a déjà reçu..
  7. Vous passez des heures à remplir un courrier électronique avec des informations utiles. Au lieu de cela, écrivez un article de blog ou mettez à jour le wiki de l'entreprise afin que tout le monde puisse en bénéficier.
  8. Vous envoyez des courriels enchaînés car ils constituent un bon moyen de passer le temps. Ce sont les mieux gardés pour les comptes de messagerie personnels et même alors, je les éviterais.
  9. Vous détestez les chaînes de messagerie (c'est bien) et vous ne répondez pas aux plus importantes parce que vous les avez manquées (pas très bien).
  10. Vous ne respectez pas le temps des personnes à qui vous envoyez des emails. Gardez vos courriels courts et précis.
  11. Vous utilisez un courrier électronique Lire les accusés de réception. La plupart des gens trouvent cela agaçant et même impoli. Éviter!
  12. Vous utilisez l'e-mail pour poser des questions aux utilisateurs, lorsque les réponses sont disponibles via une recherche rapide dans Google..
  13. Vous oubliez de dire aux destinataires ce que vous voulez dans votre courrier électronique. Dites ce que vous voulez dans la ligne d'objet ou la première ligne.
  14. Vous envoyez des courriers électroniques à des collègues avec lesquels vous avez une liaison. Vous savez que l'entreprise peut probablement accéder à vos courriels, n'est-ce pas? Le mot circulera, alors ne soyez pas si peu professionnel.
  15. Vous envoyez des emails torrides à des collègues que vous êtes ne pas avoir une liaison avec. Idem pour le point 14, avec un service supplémentaire d'accusations de harcèlement sexuel.

Être professionnel

  1. Vous ne répondez pas aux emails de votre patron. Toujours répond à ton patron.
  2. Vous jurez ou transmettez des pièces jointes inappropriées à des collègues par courrier électronique. Rappelez-vous que vous êtes au travail avant d'envoyer.
  3. Vous mélangez des courriels personnels avec des courriels professionnels. Gardez-les dans des comptes séparés.
  4. Vous répondez aux courriels immédiatement et en dehors des heures de bureau. Ne donnez pas aux gens l'impression d'être toujours disponible.
  5. Vous envoyez des emails quand vous êtes saoul. Sobre le premier!
  6. Vous confondez les longs courriels avec la minutie.
  7. Vous confondez des e-mails courts avec de la grossièreté.
  8. Vous envoyez un courrier électronique à votre équipe et CC le client à ce sujet. Gardez les communications client séparées.
  9. Vous aimez envoyer des pièces jointes inutiles, comme des photos de votre chat, de vos vacances et de ce que vous mangez pour le dîner. Si vous devez, envoyez-les uniquement à des amis.
  10. Vous répondez aux courriels quand vous êtes en colère. Comptez jusqu'à 10 et prendre une profonde respiration premier.

Drains de productivité

  1. Vous recevez chaque jour des dizaines d’e-mails (inutiles) de notifications provenant des divers services que vous utilisez. Éteignez-les autant que possible.
  2. Vous n'avez pas lu la Charte de l'e-mail. Oui! Il y a une charte.
  3. Vous recherchez un environnement de travail de type zen, au sein duquel vous vous concentrez sur une tâche sans vous arrêter pour consulter vos emails. Qu'on le veuille ou non, le travail arrivera par courrier électronique; avoir un système pour le gérer.
  4. Votre téléphone vous avertit par un appel sonore chaque fois que vous recevez un courrier électronique. Désactivez cette option si vous souhaitez rester concentré.
  5. Vous utilisez le courrier électronique comme liste de tâches à effectuer. Gardez vos listes à faire séparées en utilisant des applications comme Wunderlist, Reminders ou Asana.
  6. Vous arrêtez constamment ce que vous faites pour voir si vous avez un nouveau courrier électronique. Vérifiez plutôt les courriels toutes les heures ou toutes les deux heures..
  7. Votre boîte de réception indique que vous avez 13 463 courriels non lus et que tout va bien pour vous. Apprendre la boîte de réception zéro ou faire faillite.
  8. Le courrier électronique est l'endroit où votre travail va mourir. Arrête ça!
  9. Vous n'avez pas implémenté la boîte de réception zéro. Cela prend une heure ou deux à apprendre, mais cela vous fera gagner du temps.
  10. Vous pratiquez la boîte de réception zéro lorsque vous êtes assis sur les toilettes. Non, arrête ça aussi!

Sécurité

  1. Vous envoyez des mots de passe et autres informations sensibles par courrier électronique. Si vous devez le faire, commencez par chiffrer les informations..
  2. Vous utilisez le même mot de passe pour votre email et pour tous vos autres comptes ou…
  3. Vous ne changez pas votre mot de passe régulièrement. Prenez plutôt l’habitude de changer vos mots de passe une fois par mois. Et les suivre.
  4. Vous n'avez pas activé la vérification en deux étapes sur vos comptes de messagerie publics. Faites ceci maintenant.
  5. Vous êtes ravi de savoir que vous avez déjà été pré-approuvé pour une carte de crédit de 10 000 USD que vous n'avez pas demandée..
  6. Malgré les avertissements de vos collègues, vous écrivez aux spammeurs juste pour être sûr.
  7. Vous transférez les courriels d'autres personnes lorsque des informations sensibles se trouvent en bas. Lire la chaîne complète avant de faire suivre.
  8. Vous n'utilisez pas de programme de blocage de logiciels espions, de virus ou de logiciels publicitaires. Demandez à votre service informatique d’en installer un s’ils ne l’ont pas déjà fait..
  9. Vous communiquez les numéros de téléphone et les adresses d'autres personnes par courrier électronique sans leur permission. Toujours vérifier d'abord.
  10. Vous vous connectez à votre compte de messagerie sur un ordinateur public et vous oubliez de vous déconnecter. Si vous comptez utiliser votre compte de messagerie professionnel en dehors du bureau, assurez-vous que vous êtes en sécurité..

Gestion de courrier électronique

  1. Vous comptez sur autofill pour renseigner le champ d'adresse. Vérifiez plutôt que les coordonnées sont correctes avant de les envoyer..
  2. Vous envoyez un email important, fermez Outlook avant il termine la synchronisation avec le serveur et se plaint ensuite que personne n'a répondu à votre e-mail.
  3. Vous répondez aux e-mails de groupe en répondant à tout le monde. Avant d’envoyer votre message, demandez-vous si une réponse à une personne suffira..
  4. Vous utilisez Gmail et ne vous donnez pas la peine d'apprendre les raccourcis clavier. Ils sont faciles à utiliser.
  5. Vous envoyez des pièces jointes que d'autres personnes ne peuvent pas ouvrir. Découvrez les applications et les formats de fichiers par défaut de votre bureau..
  6. Votre courrier électronique n'est organisé dans aucun dossier et vous ne savez pas où se trouve quoi que ce soit. Les dossiers ne sont pas nécessaires, mais ils peuvent aider. Toutefois, si…
  7. Votre courrier électronique est organisé en dizaines de dossiers et vous ne savez toujours pas où se trouve quoi que ce soit; encore une fois, la boîte de réception zéro peut aider.
  8. Vous envoyez des e-mails autour de pièces jointes volumineuses. Enregistrez-les plutôt sur le réseau, en utilisant le stockage en nuage ou un autre outil de collaboration..
  9. Vous préparez une tasse de café, mettez des écouteurs, fermez toutes vos applications et passez une heure à taper ce courriel meurtrier. Ne traitez pas le courrier électronique comme un art.
  10. Vous imprimez des courriels et les rangez soigneusement dans votre tiroir. C'est à cela que servent vos archives de courrier électronique..

Attends, j'ai pensé à un autre

Vous écrivez une liste d'erreurs de courrier électronique courantes et réalisez que vous faites toujours au moins 53 de ces erreurs! La publicité

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Quelles erreurs de messagerie courantes commettez-vous? S'il vous plaît laissez-moi savoir dans la section commentaires ci-dessous. La publicité

Crédit photo en vedette: kimubert via flickr.com

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