8 outils qui vous rendent plus productif avec Microsoft Office

  • Peter Atkinson
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Word, Excel, PowerPoint et Outlook: voilà ce qui fait de Microsoft Office la suite d'outils la plus utilisée sur le marché. Mais même Office a ses limites. Vous rencontrez tous les jours des problèmes qui prennent du temps - un temps qui pourrait être mieux dépensé pour d’autres tâches. Bien que vous ayez peut-être des applications étonnantes qui augmentent votre productivité dans d'autres domaines de votre vie, vous n'êtes peut-être pas au courant qu'il existe également d'excellents outils de complément pour Office. Certains d'entre eux sont même gratuits. Voici huit des meilleurs, prêts pour un téléchargement rapide et une utilisation immédiate.

1. ShapeChef

ShapeChef est un excellent outil récemment publié par Wulfsoft. Il fournit des modèles, des diagrammes, des graphiques et un vaste ensemble d'icônes pour PowerPoint, et la collection ne cesse de croître. Le site ShapeChef vous donne une idée de tout ce qu’il a à offrir. Il existe des packages individuels et de grandes organisations, et les licences n'expirent jamais.

ShapeChef ajoute un volet Bibliothèque à votre fenêtre PowerPoint pour un accès rapide. Les éléments sont organisés en catégories. Vous pouvez également utiliser la fonction de recherche pour trouver ce que vous voulez. Une fois que vous avez trouvé une image ou une icône appropriée, faites-la glisser du volet Bibliothèque dans votre diapositive PowerPoint. C'est si facile.

Il y a aussi d'autres avantages. Vous pouvez ajouter vos propres images à la bibliothèque et, bien sûr, les partager avec les autres pour que tout le monde profite de vos créations. Cette fonctionnalité facilite le maintien de la cohérence au sein de votre équipe ou de votre organisation..

La meilleure partie? Plus besoin de chercher sur le Web une image appropriée et de s'inquiéter des attributions.

2. FlowBreeze

Si vous en avez assez d'essayer de développer des organigrammes avec des outils de dessin et des flèches qui ne finissent jamais au bon endroit, vous pouvez vous passer de tout ce problème en utilisant FlowBreeze. Cet outil incroyable est un complément pour Excel qui permet de créer facilement des organigrammes qui ont l’air complètement professionnels. La publicité

Tout ce que vous avez à faire est de saisir le texte et l'outil génère automatiquement les formes pour chaque étape. Chaque forme et chaque morceau de texte est formaté et les symboles sont parfaitement alignés avec les flèches de connexion mises en place automatiquement. Encore mieux, il y a un “diagramme en organigramme” assistant qui convertira un fichier Word existant en un graphique. Avec FlowBreeze, vous pouvez:

  • Commencez à créer rapidement en utilisant le guide de démarrage facile à suivre;
  • Utilisez 84 formats intégrés pour personnaliser vos propres symboles.
  • Choisissez parmi 21 formats de connecteurs: droit, coudé ou incurvé;
  • Insérer des images directement sur les symboles;
  • Exportez les organigrammes finis dans votre choix de cinq formats d'image; et
  • Enregistrer les graphiques sous forme de fichiers Excel afin que d'autres puissent les afficher et les modifier.

Après une période d’essai gratuite de 30 jours, vous pouvez acheter une licence mono-utilisateur ou une licence de site. C'est un paiement unique.

3. Utilitaires ASAP

ASAP Utilities est un complément Excel qui comble les lacunes et vous aide dans les tâches que vous ne pouvez pas faire avec de simples logiciels Excel. Il existe depuis 17 ans et a été mis à jour à sa dernière version (5.6) en décembre 2015. Vous devez vraiment visiter le site ASAP Utilities et visionner certaines des vidéos qui présentent toutes ses fonctionnalités. Ensuite, rendez-vous sur la page des commentaires des clients et découvrez ce que disent les professionnels qui l'utilisent actuellement..

Il existe plus de 300 fonctionnalités - trop pour que vous les nommiez ici - mais il suffit de dire que vous gagnerez du temps à les utiliser. Par exemple, avez-vous déjà voulu transposer une colonne en plusieurs lignes afin de pouvoir créer une table? ASAP Utilities le rend si facile.

Bien que le nombre de fonctionnalités puisse sembler écrasant, vous pouvez simplement choisir celles dont vous avez besoin selon vos besoins. Suivez les instructions simples, et ASAP Utilities vous évitera temps et stress.

4. Complément Wikipedia

Donc, vous écrivez, vous écrivez peut-être un essai ou un élément de contenu pour votre blog, et vous avez besoin d'informations de base sur un artiste, une ville ou un livre. Vous pouvez arrêter ce que vous faites, aller en ligne et accéder à Wikipedia pour obtenir cette information, puis copier ce dont vous avez besoin, revenir à votre document Word, le coller, puis le reformuler pour le reformuler. Parlez beaucoup d'interruption de votre flux de travail. Et si inutile. La publicité

Avec l'application complémentaire Wikipedia, vous pouvez accéder aux informations de Wikipedia directement à partir de votre fichier Word, pour gagner du temps et vous faciliter la vie. Lorsque vous tapez votre terme de recherche, l'application effectue automatiquement une recherche dans la base de données Wikipedia et fournit les résultats dans un volet de tâches. Vous pouvez ensuite choisir d'afficher du texte, des images ou les deux. Mieux encore, vous pouvez sélectionner un devis qui sera automatiquement inséré dans votre document Word..

Cette application gratuite nécessite quelques configurations système: Internet Explorer, plus Word ou Excel 2013, Word ou Excel en ligne, ou Word ou Excel pour iPad. C'est tout.

  • Le complément Wikipedia est disponible dans plus de 20 langues..
  • Si vous recherchez le moyen le plus rapide d'accéder à des documents de référence, il n'existe pas de meilleur outil que celui-ci..
  • Pour commencer, accédez au site et cliquez sur “Ajouter.” Fait et fait.

5. Onglets de bureau

Travailler avec plusieurs documents à la fois est un peu compliqué dans Microsoft Office. Vous devez parcourir les différentes fenêtres pour rassembler et insérer des informations dans Word, Excel ou PowerPoint..

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Les onglets Office vous permettent d'ouvrir tous les documents dont vous avez besoin simultanément dans une seule fenêtre et d'afficher chaque document sous forme de fichier à onglets. Et cela fonctionne avec toutes les éditions de Microsoft Office à partir de 2003. L'outil comporte trois composants: les onglets pour Word, les onglets pour Excel et les onglets pour PowerPoint, afin que vous puissiez extraire des documents à partir de l'une de ces trois sources pour les afficher ensemble..

L'outil vous permet de travailler avec tous les fichiers et de tous les fermer en un clic (il est toujours possible de les fermer individuellement, si nécessaire). Vous pouvez également enregistrer les modifications en attente pour tous les documents en un seul clic sur “Sauver tous.”

Quelques-unes des autres fonctionnalités incluent: Publicité

  • La possibilité de personnaliser vos onglets en utilisant l’un des onze styles proposés;
  • Noms de fichiers complets (actuellement, si votre nom de fichier est trop long, il sera coupé; les onglets Office afficheront le nom complet);
  • Petite taille de fichier, les performances d'Office ne sont aucunement ralenties; et
  • Beaucoup de raccourcis.

Accédez au site, jetez un coup d'œil et téléchargez soit l'édition de base gratuite, soit l'édition d'entreprise, qui offre évidemment des fonctionnalités supplémentaires. Avec une licence d'utilisation permanente, vous bénéficiez également de mises à jour gratuites et d'une assistance pendant deux ans. Vous trouverez également un tutoriel sur le site.

6. Kutools pour Outlook

Celui-ci offre un grand nombre de fonctionnalités à utiliser avec Outlook, conçues pour simplifier la gestion de votre messagerie et vous faire gagner un temps précieux. Fondamentalement, Kutools pour Microsoft Outlook fournit des fonctionnalités pour simplifier toutes les tâches banales que vous devez effectuer chaque jour, telles que:

  • Création automatique “absent du bureau” réponses;
  • Création de personnalisations automatiques CC et BCC pour ces transferts;
  • Transférer plusieurs emails à la fois; et
  • Tri par courrier indésirable avec de meilleurs filtres.

D'un simple clic, vous pouvez également:

  • Rechercher tous les courriels d'un expéditeur, d'une adresse électronique ou d'un domaine;
  • Répondre à ou envoyer plusieurs courriels en même temps;
  • Supprimer tous les courriels d'un expéditeur ou avec une ligne d'objet spécifique;
  • Supprimer les e-mails en double, les noms de contact ou les adresses e-mail; et
  • Bloquer les expéditeurs, les sujets ou les mots-clés du corps.

Une licence à vie vous donnera également des mises à jour gratuites et une assistance pendant deux ans. Plusieurs licences ont des prix réduits.

Si le courrier électronique occupe une grande partie de votre journée de travail, vous avez besoin de cet outil..

7. Suivi par courrier électronique

Ceci est un autre outil très simple de complément pour Outlook. Si le courrier électronique est une partie importante de votre travail professionnel, alors vous comprenez la frustration d'envoyer un courrier électronique, d'attendre une réponse et de ne pas en recevoir, ou même d'oublier que vous avez envoyé ce courrier électronique et que vous aviez besoin d'une réponse. C'est une chose facile à oublier quand vous êtes occupé. Et l’absence de suivi peut affecter la productivité à long terme, lorsque vous réalisez que vous ne pouvez pas avancer sans cette réponse. La publicité

Le suivi par courrier électronique garantira que vous n'oublierez jamais cette réponse nécessaire. Lorsque vous envoyez votre courrier électronique, vous pouvez planifier un rappel pour envoyer un courrier électronique de suivi. Si vous recevez la réponse, ou même un appel téléphonique, avant la date que vous avez définie dans l'agenda, supprimez simplement le rappel de suivi de l'agenda. C'est simple, rationalisé et vous fera gagner du temps en vérifiant et en revérifiant vos courriels envoyés pour voir quand vous avez envoyé des messages et à qui ces messages ont été envoyés..

Cet outil n’ajoutera que deux boutons à votre éditeur de messages Outlook. Pour une licence mono-utilisateur (24 USD), vous bénéficierez d'une utilisation à vie, de nouvelles versions et d'une assistance pendant un an. Vous pouvez d'abord télécharger une version d'évaluation gratuite pour voir si cela fonctionne pour vous..

8. Onetastic pour OneNote

Free est toujours bon, et c’est exactement ce que Onetastic pour OneNote est. Si vous aimez déjà l'application de prise de notes numériques Microsoft OneNote et que vous l'aimez, vous serez enchanté par ce complément qui vous donnera encore plus de fonctions. Onetastic vous permet de:

  • Effectuer des tâches répétées automatiquement,
  • Télécharger des macros supplémentaires au besoin,
  • Configurer les vues de calendrier pour vos pages OneNote,
  • Recadrer ou faire pivoter des impressions et des images,
  • Configurez des styles personnalisés, comme le fait Word, et
  • Configurer les menus et les tables des matières.

Des vidéos et des tutoriels sont disponibles sur le site Web, avec une section FAQ.

Nous cherchons tous des moyens d'accroître notre productivité, en particulier au travail, et nous utilisons tous différentes méthodes pour être plus organisé et moins stressé. Cependant, il existe maintenant des outils permettant de rationaliser le travail lui-même. C'est un gros plus.




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