Sabotez-vous les échéances de votre projet en faisant cette erreur commune?

Parfois, l'inévitable se produit: peu importe la quantité de travail effectué sur votre projet, vous n'êtes pas en mesure de respecter vos délais. Lorsque vous analysez les raisons de cela, vous remarquez qu'une dépendance externe a provoqué le retard. Surtout si vous avez essayé de livrer ce projet à un client, celui-ci pourrait ne pas se sentir apprécié en raison du retard pris.

Ce qui rend cette situation encore plus frustrante est le fait que vous sachiez que vous avez bien fait votre part, mais que le retard a été causé par un facteur externe. Il n'est pas étonnant que vous deveniez en colère lorsque cette situation se produisait. Pourtant, vous devez faire une vérification de la réalité et passer devant le miroir.

Perdre de la vitesse

Lorsque vous travaillez seul et qu'il n'y a pas d'interactions ou de dépendances avec d'autres personnes, la procédure est assez simple: vous êtes simplement responsable de répondre à vous-même si vous manquez le délai que vous avez fixé pour terminer votre projet. La publicité

Cependant, le jeu est complètement différent lorsque votre projet dépend de d’autres personnes. Ensuite, il ne s’agit pas que de vous et si vous parvenez à faire votre travail à temps - la contribution des autres affecte également le projet et s’il est terminé ou non à temps pour respecter le délai imparti.

Le principal motif de frustration dans cette situation est que la contribution convenue n’est pas livrée à temps. Ou, s'ils vous recontactent, ils ne respectent pas les délais initialement convenus. Cela pourrait avoir de graves conséquences sur l'avancement de votre projet. Dans le pire des cas, votre projet pourrait même s’arrêter complètement, jusqu’à ce que la contribution externe soit effectuée..

Ne pas simplement blâmer les autres

En fin de compte, ce genre de problèmes est causé par une délégation et une communication inefficaces. Et peu importe combien vous voudriez reprocher aux autres d’avoir ralenti le projet, vous devez aussi vous regarder au miroir.

Demande toi: Avez-vous délégué efficacement? Le travail délégué a-t-il été correctement hiérarchisé? Votre communication était-elle claire? Quand vous attendiez-vous à ce que les autres reviennent vers vous? Avez-vous suivi les progrès? La publicité

Donc, bien que d’autres puissent faire partie du travail, c’est finalement vous qui êtes responsable d’être responsable et de prévenir autant que possible les retards éventuels.

Mettre l'accent sur une délégation adéquate

Pour mieux comprendre les dépendances de votre projet, asseyez-vous un instant et passez en revue tous les scénarios possibles dans lesquels une aide extérieure est nécessaire: s'agit-il de conception graphique? Est-ce que c'est la relecture? Est-ce la mise en place de votre site WordPress?

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Rassemblez toutes les dépendances dans une liste et comprenez mieux ce dont vous avez besoin quand, de sorte que le projet continue à bien avancer.

Ensuite, donnez la priorité à vos délégations. Effectuer le travail délégué le plus tôt possible évite les retards les plus inattendus dans votre projet. La publicité

Lorsque vous commencez à déléguer, la communication est également une clé. Exprimer clairement ce que vous voulez et à quel moment réduit toutes les hypothèses inutiles et tout le monde est sur la même ligne en ce qui concerne les tâches et les délais.

Essayez également de travailler avec des partenaires fiables. Parfois, vous devrez peut-être travailler avec quelqu'un que vous ne connaissiez pas auparavant. Toutefois, si cela est possible, choisissez quelqu'un avec qui vous êtes déjà familier et en qui vous avez confiance. Cela réduit les situations potentielles où le travail n'est pas effectué dans les délais convenus.

Enfin, prévoyez un plan de sauvegarde pour votre travail si tout ne se passe pas comme prévu. De cette façon, vous pouvez vous concentrer sur autre chose, jusqu'à ce que la contribution externe soit faite.

Faites bouger votre projet sans retard

Voici les étapes à suivre pour éviter les retards dans votre projet et déléguer correctement la charge de travail. L'objectif ici est de minimiser le temps perdu et de déléguer le plus efficacement possible. La publicité

1. Asseyez-vous. Prenez rendez-vous avec vous-même et dressez une liste de toutes les dépendances (vis-à-vis des autres personnes) existant dans votre projet. Cela vous aide à établir le bon ordre de marche pour vos tâches de projet..
2. Avoir un plan B. Déterminez votre plan B en cas de retard dans votre projet. Par exemple, si le graphiste travaillant sur le logo de votre entreprise tombe malade et sera en congé de maladie pour les six prochains mois, que ferez-vous dans cette situation? Il est de la plus haute importance de planifier à l’avance afin de mieux vous préparer aux revers imprévus..
3. Choisissez des partenaires fiables. Avec qui avez-vous travaillé auparavant? Existe-t-il un bon concepteur de site Web digne de confiance qui pourrait faire le travail de conception pour vous? Avez-vous une personne privilégiée qui effectue votre relecture? Essayez de travailler avec ces personnes si possible. En fait, essayez d’avoir un emplacement central pour vos employés externes de confiance (par exemple: stocké dans Evernote). De cette façon, vous pouvez facilement trouver la bonne personne pour le poste. Par contre, si vous devez trouver un nouveau collaborateur (par exemple via Elance, Fiverr ou oDesk), essayez d’abord de rechercher les expériences et les commentaires des utilisateurs avant de choisir votre professionnel..
4. Prioriser le travail de dépendance. Une fois que vous connaissez les dépendances, il est temps de les hiérarchiser dans la liste des tâches de votre projet. Si possible, essayez d'éliminer les tâches déléguées dès que possible. Si votre entrée est requise avant que la tâche puisse être déléguée, assurez-vous de prendre en charge les tâches qui se trouvent en haut de la liste des tâches..
5. Communiquer clairement. Lorsque vous assignez votre travail, donnez suffisamment d’informations en une fois pour votre travailleur embauché. Rien n'est plus inefficace que de donner trop peu de détails à ceux qui travaillent avec vous, ce qui entraîne une correspondance inutile par courrier électronique. Cela entraîne des retards, car l’autre personne ne peut pas continuer son travail. En outre, fournissez les informations nécessaires de manière clairement articulée. Par exemple, si un délai doit être respecté, communiquez-le clairement afin que votre interlocuteur ne soit pas tenu de faire de fausses hypothèses quant au moment où le travail doit être rendu..
6. Faites les suivis appropriés. La délégation est tellement plus que simplement assigner la tâche - c'est aussi une question de suivi. Connaissez-vous vraiment le dernier statut de votre tâche? Est-ce que ça va vraiment être fait dans le temps? Pour automatiser les opérations suivantes, utilisez des services tels que follow-up.cc ou FollowupThen afin de gérer facilement les suivis. Vous pouvez également utiliser votre calendrier ou votre application de liste de tâches (si vous en utilisez un) pour définir les rappels..
7. Connaître les canaux d'escalade. Savez-vous quoi faire lorsque vous ne recevez pas le travail en temps voulu? Savez-vous à qui vous adressez le problème si le travail n'est pas terminé? Par exemple, dans Elance, il existe différents niveaux de traitement des litiges. Essayez de comprendre ces canaux à l'avance - juste au cas où les choses se compliqueraient.

Conclusion

Comme vous pouvez le constater, les retards de votre travail sont parfois liés à d’autres parties travaillant avec vous sur votre projet. La plupart de ces retards peuvent être évités en planifiant à l'avance, en hiérarchisant les tâches et en les articulant clairement. Même si d’autres ont pu causer les retards, il est de votre devoir de minimiser ces retards autant que possible..

C'est ton tour maintenant: Comment gérez-vous les dépendances avec d'autres personnes travaillant sur votre projet? Comment vous assurez-vous que les tâches des autres sont accomplies à temps??

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(Crédit photo: Sabotage informatique avec Grenade via Shutterstock)