Retour à l'essentiel Votre calendrier

Une des premières choses que les gens font quand ils prennent la décision de “s'organiser” est acheter une sorte de calendrier. Ce peut être un agenda, un ordinateur de bureau “buvard” calendrier, Palm ou Blackberry, ou un autre type d’appareil ou de système, ils peuvent programmer tous leurs rendez-vous et obligations.

La plupart d'entre nous comprenons instinctivement que la clé d'une bonne gestion du temps consiste à savoir où être et ce qu'il faut faire à un moment donné.. Et nous reconnaissons également que notre capacité à suivre toutes nos obligations dans notre tête est sévèrement limitée.

Une gestion efficace du calendrier va de pair avec une bonne gestion de la liste des tâches. Même si une liste de tâches est un excellent outil instantané, un calendrier est bien meilleur pour présenter “la grande image”. En un coup d'œil, vous pouvez voir un jour, une semaine, un mois, voire une année à la fois, ce qui permet une planification à court et à long terme d'une manière telle qu'une liste de tâches ne peut pas.

Quel genre de calendrier?

Les exigences fonctionnelles d'un calendrier sont assez basiques: Votre calendrier doit être facile à écrire, à lire et à disposition à tout moment.. La façon dont ces critères seront le mieux respectés dépend vraiment de vous, en fonction de votre propre personnalité. La publicité

En général, les calendriers se répartissent en trois grandes catégories: les calendriers papier tels que les agendas journaliers et les planificateurs Moleskine, les programmes informatiques tels que Outlook et Sunbird et les calendriers en ligne tels que Google Calendar et 30 Boxes. Chaque type de calendrier a ses avantages et ses inconvénients.

Calendriers en papier

Avantages:

• Idéal pour les personnes qui pensent mieux avec un stylo ou un crayon à la main
• Facile à utiliser, courbe d'apprentissage minimale
• Aucune technologie spéciale nécessaire
• Ne manque jamais de piles

Les inconvénients:

• Difficile de partager avec d'autres personnes ou de transférer des données vers un autre système
• Un espace physique limité rend difficile la planification à l'avance
• Les événements récurrents doivent être entrés manuellement
• Peut être perdu; les stratégies de sauvegarde sont au mieux maladroites (par exemple, des photocopies)
• Doit être remplacé chaque année

Calendriers informatisés

Avantages: La publicité

• Les rendez-vous et les événements récurrents sont faciles à créer
• Les données peuvent être exportées ou importées à partir d'autres systèmes
• Les événements peuvent être envoyés par courrier électronique à d'autres personnes
• De nombreux programmes permettent d’établir des règles déterminant, par exemple, quelles informations sont publiques et celles qui ne le sont pas.
• Notes, fichiers et autres informations peuvent être ajoutés indéfiniment
• Peut programmer des événements facilement des années à l'avance
• Les données peuvent être sauvegardées régulièrement

Les inconvénients:

• La corruption des données est possible, altérant ou même supprimant des événements
• Trop d'options peuvent compliquer la planification d'événements simples
• Besoin d'un accès physique à votre ordinateur ou à votre PDA / smartphone pour consulter le calendrier
• Sur les PDA: les batteries peuvent tomber en panne, vous laissant sans calendrier
• Courbe d'apprentissage plus raide que le papier
• Dépend de la technologie

Calendriers en ligne

Avantages:

• Accédez partout où vous avez une connexion Internet, y compris des ordinateurs publics
• Partagez votre calendrier ou une partie de votre calendrier facilement
• Certains, comme Google Agenda, utilisent une programmation en langage naturel, permettant des expressions telles que “déjeuner avec Tom demain à midi” à traduire en entrées de calendrier
• Échangez des données avec d'autres services en ligne, tels que des listes de tâches, des sites Web, des lecteurs RSS, des services météorologiques, des sites d'actualités, etc..

Les inconvénients:

• Problèmes de sécurité: autorisez-vous Google à lire (éventuellement) vos entrées d'agenda??
• Vulnérabilités de sécurité: le calendrier pourrait être ouvert à un accès non autorisé
• Vous pourriez être sans service Internet, ou le site pourrait tomber en panne
• À la merci du plan d'affaires de l'hôte - ils pourraient passer, emportant vos données avec eux

Ma configuration: un système de calendrier hybride

J'utilise une combinaison de calendriers logiciels et en ligne. Mon calendrier principal est conservé dans Outlook (totalement carré, je sais!). J'ai aussi un calendrier en ligne avec Google. Grâce à Google Calendar Sync, un programme qui s'exécute dans ma barre des tâches et synchronise mes calendriers Outlook et Google, les deux calendriers sont tenus à jour. La publicité

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Je synchronise mon Blackberry avec Outlook, ce qui signifie que j'ai toujours une copie du programme avec moi. Si j'ajoute des événements sur le Blackberry, ils sont synchronisés avec Outlook lorsque je me connecte à mon PC et ces modifications sont téléchargées sur Google lors de l'exécution de Google Calendar Sync. J'ai également mon fichier .pst Outlook (où le calendrier et toutes les autres données Outlook sont stockés) configuré pour enregistrer toutes les nuits sur un lecteur externe. Alors J'ai plusieurs redondances en cas de défaillance d'une partie du système.. (J'imprime également une copie papier à partir d'Outlook si je vais quitter la ville, juste au cas où mon Blackberry tomberait en panne et que je ne trouverais pas d'ordinateur pour consulter mon agenda Google.)

Ce qui est sur votre calendrier?

Il existe deux philosophies sur l'utilisation de votre calendrier. Le premier, recommandé par David Allen dans Faire les choses, est de N'inscrivez dans votre agenda que les événements qui doivent se produire à ce moment-là - réunions, rendez-vous, appels téléphoniques programmés, etc.. Le reste du temps, vous travaillez à partir de vos listes de tâches en fonction de votre objectif principal. maintenant est.

Je ne suis pas d'accord avec cette approche, même si j'avoue que cela semble fonctionner pour beaucoup de gens.. Mais je crois en la planification tout - rendez-vous et réunions, mais aussi des blocs de temps pour les courriels ou les appels téléphoniques, les repas, le temps de déplacement et, plus important encore,, “temps du projet”. Le temps de projet est un bloc de temps consacré à faire avancer un projet actif sur lequel je travaille en ce moment. Si je ne planifie pas ce genre de choses, je sais que les choses relativement triviales vont s'étendre pour occuper tout l'espace entre mes (rares) événements programmés - et je ne trouverai pas le temps pour les choses importantes..

Pour être honnête, ce n’est probablement pas si loin de l’esprit de GTD, même si c'est contre le “lettre ou la loi” comme indiqué dans les livres d'Allen. Travailler sur des projets est souvent quelque chose qui doit être fait à une heure donnée, ou cela ne se fait pas. Travailler sur le courrier électronique, c'est l'inverse - si ce n'est pas fait seulement pendant les horaires que je programme, il peut facilement occuper toute la journée. La publicité

Mon conseil est donc de déterminez ce qui doit absolument être fait chaque semaine et planifiez tout cela - et respectez le calendrier. Cela signifie que vous donnez à tout ce que vous avez programmé le bloc complet de temps imparti, mais pas plus que ça. Utilisez une minuterie, si nécessaire. L’utilisation d’un calendrier n’a pas seulement pour but de vous assurer de travailler sur vos tâches importantes à des heures précises de la semaine, mais également de vous assurer de laisser suffisamment de temps pour les tâches difficiles à planifier - heures “hors du temps”, s'amuser.

Vos calendriers

Et vous? Êtes-vous un fan de papier, de logiciels ou “dans le nuage” des calendriers? Quelle est votre configuration? Et comment vous utilisez votre calendrier pour rester sur la bonne voie? Raconte ton calendrier dans les commentaires.

Crédit photo en vedette: Pexels via pexels.com