Retour aux sources de votre boîte de réception

Ceci est le premier message d'une série en cours que j'appelle “retour aux sources”, une “cours de recyclage” dans la productivité personnelle. Pour les personnes qui commencent tout juste à se débattre avec des problèmes de productivité, il servira d'introduction aux concepts de base qui sous-tendent une grande partie de ce que nous écrivons ici à Lifehack. Pour les lecteurs plus avancés, cela servira de rappel de ce que vous pensée vous vouliez le faire avant de commencer à manipuler votre système.

Je ne sais pas combien de temps durera la série - j'ai l'intention de continuer jusqu'à a) je suis à court de sujets à couvrir ou b) les gens commencent à me demander d'arrêter. :-) La publicité

Votre boîte de réception

Nous commençons donc par la plupart des systèmes de productivité: votre boîte de réception. Par “boîte de réception”, Je ne parle pas nécessairement de l'un de ces plateaux en plastique ou en bois que vous posez sur votre bureau et que vous empilez tout. c'est un genre de la boîte de réception, mais pas le seul genre. Fondamentalement, une boîte de réception est un endroit où vous collectez des entrées dans votre vie pour un traitement ultérieur, si ces informations sont des informations, de la correspondance, des notes, des travaux non terminés, des éléments que vous souhaitez examiner ultérieurement, ou peu importe.

Une boîte de réception peut donc être un plateau dans votre bureau, une table à côté de votre porte, un cahier que vous transportez dans votre sac à main ou votre poche, ou une poche dans votre sac à bandoulière. Nous avons également “virtuel” boîtes de réception: votre programme de messagerie, votre lecteur RSS, les applications de classement des notes comme Evernote, voire un fichier de traitement de texte ou de texte que vous gardez ouvert sur votre bureau. Et n'oubliez pas l'écran de votre ordinateur - si vous êtes de ceux qui couvrent leur moniteur avec des post-its, c'est aussi une boîte de réception.

Le moins, le meilleur

En règle générale, moins vous avez de boîtes de réception, mieux c'est.. Moins de boîtes de réception signifie moins d'endroits où des documents importants peuvent échapper à votre notification, mais également moins de temps pour traiter tout ce dont vous avez besoin. La publicité

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En pratique, vos boîtes de réception doivent être traitées comme des points finaux, avec toutes vos différentes entrées canalisant vers eux. Comme je l'ai dit, cela garantit que tout finira par être mis dans un endroit où vous allez y faire attention.

Avec de plus en plus d’utilisateurs d’applications Web en ligne, il devient très facile de s’assurer que vos entrées numériques se retrouvent au même endroit. La plupart des services vous permettent d’envoyer facilement des éléments à votre courrier électronique. Vous pouvez également définir des règles pour transférer automatiquement les éléments où ils doivent se retrouver, automatisant ainsi une partie du traitement de votre boîte de réception. Par exemple, vous pouvez transférer tous les e-mails contenant des pièces jointes automatiquement vers votre compte Google Documents afin de pouvoir y accéder et même de les modifier pratiquement n'importe où (en supposant que vous ne receviez pas régulièrement des documents dont vous devez vérifier la valeur avant de décider de ce que vous voulez. besoin de le faire).

Pour les entrées physiques, assurez-vous que tout le monde sait où mettre les choses qu'il veut que vous voyiez et que vous fassiez quelque chose - courrier, documents à examiner, matériel de recherche, peu importe. Au travail, cela a tendance à ne pas être si difficile; à la maison ce sera une autre histoire! Vous veillerez à ce que la boîte de réception que vous avez choisie soit considérée comme un endroit où mettre les choses qui nécessitent une action si vous traitez régulièrement son contenu afin qu'il ne devienne pas un endroit où les entrées vont être oubliées. La publicité

Et assurez-vous de donner l'exemple en utilisant vous-même votre boîte de réception! Lorsque vous êtes loin de votre bureau ou de votre domicile, gardez un carnet de notes ou un jeu de fiches avec vous et notez les notes, les rendez-vous, les chiffres, etc. au fur et à mesure qu'ils vous parviennent. Lorsque vous arrivez dans votre boîte de réception, déposez-la et traitez-la selon votre horaire habituel. Si vous ne faites pas bon usage de votre boîte de réception, personne ne le fera..

Une boîte de réception seule n'est pas productive

Il est important que vos boîtes de réception ne soient pas traitées comme destinations finales! Une boîte de réception n'est utile que pour rassembler tout ce qui est important, pour le sortir de votre tête et vous permettre faire quelque chose avec. Les boîtes de réception qui continuent à se remplir sont pires qu'inutiles; non seulement ils ne vous aident pas à faire les choses qui sont assez importantes pour vous pour vous retrouver dans votre boîte de réception, mais ils débordent rapidement et vous laissent à la recherche d'une nouvelle boîte de réception à remplir avec toutes vos Nouveau des choses importantes. Pendant que vous êtes de plus en plus loin derrière…

Configurez une routine de nettoyage de la boîte de réception qui correspond à votre style de travail et à la vitesse à laquelle elle se remplit. Bien que vous ne vouliez pas le laisser déborder, vous ne voulez pas non plus vous sentir obligé de tout traiter dès l'instant où il apparaît dans votre boîte de réception. Le but de votre boîte de réception est de vous aider à gérer vos entrées et non de permettre à vos entrées de vous gérer! La publicité

Prochaine fois: traitement de votre boîte de réception

Ensuite “Retour aux sources” Après l’envoi, nous examinerons les moyens de traiter le matériel qui se retrouvera dans vos boîtes de réception. Bien que la bonne utilisation de votre boîte de réception puisse nécessiter des efforts et de la discipline, le maintien d'une boîte de réception est une affaire en grande partie passive. Le traitement est la première partie de Faire, où vous commencez à prendre des décisions actives concernant l'utilisation de chaque élément de votre boîte de réception.

Avez-vous des conseils utiles pour aider vos lecteurs à canaliser toutes leurs contributions au même endroit? Faites le nous savoir dans les commentaires!