Bare Bones Project Hacks

  • Joel Harper
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Les gestionnaires de projet semblent être de deux types, peut-être trois. Les premiers sont ceux qui suivent les directives du PMI. Les seconds sont ceux qui se lancent dans la gestion de projet par le biais de la “Quelqu'un devait le faire” route. Troisième serait un hybride. Cela concerne ces deux derniers types. Parlons de quelques éléments de base de la gestion d'un projet et pendant que nous y sommes, nous allons discuter de quelques méthodes pour exécuter des projets qui pourraient vous être utiles..

La gestion de projet est

En bout de ligne, un projet est une unité de mesure. Il est utilisé pour indiquer le début et la fin d'un événement ou d'une série d'événements discrets. Les projets sont généralement plus grands qu'une tâche unique. Aller chercher du lait n'est pas un projet. Gérer une entreprise n’est pas non plus un projet. Créer une entreprise pour aider les gens à acheter du lait est un projet.

Un projet pourrait être un événement en solo pour vous. Pour cette conversation, supposons que quelques personnes soient impliquées. Nous ne discuterons pas du budget, en particulier.

Définitions

L’absence de début ou de fin discret est une chose qui fait dérailler les projets. Les projets rencontrent soit le mécontentement de leurs sponsors, soit ils respectent les échéances passées, car vous pouvez ainsi vous enfermer, le chef de projet, dans une situation longue et complexe d’innombrables tâches de suivi. Voici un truc. Utilisez cette mesure dès le départ:

De quoi à quoi et quand? La publicité

Par exemple, nous passerons d’un système de gestion de contenu à un système de gestion de contenu opérationnel et accessible du monde extérieur d’ici au 25 juillet. La définition ne remplacera pas tous les détails et exigences du projet, mais elle deviendra utile pour définir les attentes..

Définir les attentes

Une fois qu'une définition est en place, le rôle du chef de projet est de s'assurer que tout le monde est au courant de la portée à tout moment. Avec un projet impliquant plus d'une personne contribuant, et plus d'un sponsor ou chef, il est important que tout le monde sache ce qu'il a à gagner et rappelle souvent la portée du projet. Par exemple, si vous fournissez un logiciel que différentes équipes peuvent utiliser pour gérer un site de gestion des connaissances, vous devez indiquer explicitement que vous ne POPULERAZ PAS le catalogue de données, si cela ne fait pas partie du champ d'application de le projet.

D'autres attentes concerneront la méthode pour transmettre des informations (une liste et une révision, mentionnées ci-dessous), pour l'escalade, pour le traitement des dates, etc..

Définir les stratégies de sortie

Certains d'entre vous disent, Chris, que nous n'avons même pas commencé à parler du courage du projet et que vous parlez de la façon de vous en sortir, et de la façon de vous assurer de ne pas être trop pressé. Il existe d'innombrables antécédents militaires qui suggèrent qu'une sortie mal planifiée est la perte de nombreuses combats. Pour moi, comprendre la fin de l’histoire devient un puissant moteur pour la narration du début et du milieu de l’histoire. C'est pareil avec les projets.

Une bonne stratégie de sortie répondra aux questions suivantes: Publicité

  • Comment tout le monde saura-t-il que les choses sont terminées??
  • Qui “PROPRIETES” la nouvelle situation une fois le projet terminé?
  • Qui signe que les choses sont complètes et comment?
  • Quelles activités, le cas échéant, seront menées dans un nouveau projet?

Une liste et une critique

Si vous interrogez mon vice-président actuel sur la gestion de projet, il répond que cela se résume à deux choses: une liste et une réunion pour examiner la liste. C'est lui qui m'a pris l'habitude de mettre en place des projets comme celui-ci:

  • Créer des documents de projet - Réponses à toutes les questions ci-dessus, plus liste de tâches de base de haut niveau et informations de contact..
  • Créer une liste des jalons avec les dates et les propriétaires - La première exécution ne fait que constituer le calendrier général. Courez et assurez-vous que les propriétaires acceptent les jalons et les dates.
  • Programmer une réunion d'examen - nous en reparlerons plus tard.

La liste des jalons doit être conservée dans un format de fichier pouvant être facilement partagé avec toutes les ressources. Je ne suis pas un grand fan de la distribution de diagrammes de Gantt dans Microsoft Project. Si vous l'êtes, c'est la houle. Une autre solution facile consiste simplement à utiliser un simple tableau à 4 colonnes dans Word, PowerPoint ou Excel, avec une colonne Date, une colonne Milestone, une colonne Propriétaire et une colonne État. Les trois premiers sont faciles. Le statut peut être l'une des cinq choses suivantes: NOUVEAU, EN CIBLE, EN DEHORS DU CALENDRIER, JEOPARDY, ou FERMÉ.

La liste devient le document d'archive de toutes les parties du projet, y compris du sponsor. Il incombe au chef de projet de gérer la liste en dehors de la réunion d'examen. Cela signifie des entretiens individuels avec les propriétaires des différentes étapes et obtenir un statut clair pour la réunion d'examen..

Si tout se passe bien, la réunion de révision devrait être une simple lecture du statut actuel de la liste. Et en lisant, je veux dire que le chef de projet a la parole. C'est un “hoche la tête” Lors des réunions et lors de la définition des règles de base, il est important de faire comprendre aux gens que cette réunion n’est pas un sujet de discussion. C'est une réunion rapide, de 15 minutes ou moins, pour donner le statut en temps réel et pour entendre les électeurs UNIQUEMENT s'il y a un nouveau développement spectaculaire qui s'est produit avant vous en tant que chef de projet, votre dernier point touché avec les propriétaires de jalons.

Jalons et entrailles d'un projet

Vous noterez que je n'ai mentionné que les listes de jalons. J'ai déjà travaillé sur un projet assez complexe, impliquant des millions de dollars en matériel informatique et logiciels, la mise à niveau d'un système d'exploitation, de microprogrammes, de pilotes, du logiciel de base de données principal et de l'environnement de stockage, le tout dans la même fenêtre de maintenance en deux étapes. Nous avons eu l'aide d'un consultant externe pour la planification du projet. Il a rédigé un projet de 390 tâches qui a nécessité plusieurs semaines de révisions et de révisions et de réunions afin de discuter des nouvelles révisions des révisions de la semaine dernière… SUR LE PLAN. C'est un outil, les gens. Voici une autre approche. La publicité

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Mon maintenant vice-président est venu sur ce projet avec moi. Nous avons renvoyé le consultant, puis mon collègue a rejeté le plan. Il a écrit les 10 étapes les plus importantes de l'événement, nous leur avons assigné les propriétaires et le projet s'est soudainement senti BEAUCOUP plus gérable..

Supposez que votre équipe soit composée de professionnels connaissant suffisamment leur domaine d’expertise pour gérer “Moi et t” pièces. Travaillez plutôt avec les propriétaires pour résumer les tâches en clusters plus importants et attribuez-leur un jalon unique. Donc, si les câbles à fibres optiques ne sont pas branchés mardi, mais entrent mercredi, cela ne signifie pas vraiment que le “Installer le réseau sur les systèmes” le jalon est hors cible. Peut-être y avait-il d’autres détails sur le niveau du sol qui ont travaillé pour remettre cette tâche à nouveau.

N'ayez pas peur d'interroger les propriétaires sur les détails lors de vos déplacements pour vous assurer que le statut est toujours exact au cours de la semaine, mais ne mettez pas tous ces petits détails sur la liste des jalons. Par exemple, dans mon projet de systèmes super énormes, nous avons réduit cet énorme plan de projet à 10 éléments. Nous avons parlé avec les propriétaires de jalons et leur avons dit, “Nous croyons que vous êtes l'expert et que vous connaissez tous les détails pour mener à bien cette tâche..” Nous leur avons donné le fardeau de répartir chaque “je.” Et ça a marché. Ils étaient en réalité plus responsables et reconnaissaient un peu que nous ne les avions pas dérangés avec chaque petit détail..

Notes de réunion

Gardez ces simples, courts et au point. Publiez une copie de la liste des jalons avec les éventuels changements de statut. Rédigez quelques notes rapides sur les modifications apportées au calendrier et les problèmes à surveiller. Le fait est que la brièveté est meilleure pour résoudre les problèmes ou les préoccupations. Si vous écrivez 2 000 mots juste pour faire le point sur les choses qui se sont passées pendant la réunion, vous finirez par enfouir les choses importantes dont d'autres pourraient avoir besoin pour prendre des décisions..

De plus, les notes de réunion ne devraient pas être nécessaires si tout le travail que vous avez fait pour vous assurer que la liste est en ordre était suivi d'une brève réunion sur l'état des lieux. Il n'y a pas grand chose à discuter.

Au lieu de cela, conservez le courage et les détails des projets dans un journal de projet. Ce journal est plus pour les leçons apprises et pour la réflexion après le fait. Il est important que le chef de projet investisse dans le journal pendant le projet et ne se contente pas de l'écrire après coup. N'oubliez pas qu'il vaut mieux utiliser quelque chose qui est interrogeable que de rédiger des notes sur les leçons apprises dans un bloc-notes et de les ranger pour toujours. Utilisez des tablettes pour la collecte, mais utilisez quelque chose d’électronique et de possibilité de recherche (essayez un wiki!) Pour que cette information soit utile à tout projet ultérieur. La publicité

Interaction humaine

Plus que tout, ce qui va couler ou faire un projet, c'est vous, le chef de projet, et votre capacité à comprendre les motivations des personnes de votre équipe. Quelles sont leurs motivations? Quelles autres pressions ont-ils qui s'opposent au travail que vous leur demandez de faire? Quels sont les niveaux de dotation de leur groupe? Comment est leur vie à la maison?

Le succès d'un projet, en particulier autour de l'objectif toujours important et insaisissable de respecter les délais, dépend généralement des personnes. Êtes-vous en phase avec les personnes sur votre projet? Savez-vous ce qui les dérange dans le projet? Les avez-vous bien vantés à des moments importants du projet? Avez-vous souligné l’importance d’une partie du projet par rapport aux autres??

N'oubliez pas le fait de louer en public et de critiquer en privé. Ce n'est pas le bon endroit et le bon moment pour se plaindre de la performance de quelqu'un lors d'une réunion de mise en état entourée de tous ses pairs. (À moins, bien sûr, que ce soit vraiment la seule motivation qui reste dans votre arsenal). La gestion de projet ne concerne pas la manipulation, mais il s'agit certainement d'influencer les gens pour qu'ils perçoivent votre point de vue par rapport aux besoins du projet, et de les préparer au succès en les guidant en conséquence vers les chemins qui mèneront à votre succès mutuel..

Et parfois (les personnes PMI sont sur le point de s'évanouir), il est important pour vous, chef de projet, de réaliser que les personnes travaillant sur les projets ont d'autres tâches à accomplir sur d'autres projets, qu'elles ont une vie et qu'il se passe d'autres choses la vie de vos ressources que juste ce projet. Si parfois (rarement) il y a des endroits où la personne peut se voir accorder une seule pause pour avoir oublié quelque chose de mineur (tout en restant dans le cours du projet), détendez-vous et soyez humain à ce sujet.

Suivi de l'article

Il y avait beaucoup de choses à digérer dans cette partie, et je suis sûr que les responsables de projet dans l'auditoire aimeraient être un peu en désaccord. Je me félicite des commentaires et des différences d'opinions. Comment allez-vous faire les choses? De plus, si vous souhaitez plus d’informations ou des éclaircissements sur tout ce que je pourrais avoir oublié, n'hésitez pas à communiquer avec moi par le biais des commentaires et nous essaierons de répondre à toutes les questions..

- Chris Brogan écrit sur le développement personnel et la créativité sur [chrisbrogan.com]. Il lancera un podcast en mai. Restez à l'écoute pour plus de détails.




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