Améliorer la productivité en communiquant efficacement

D'innombrables heures de productivité sont perdues chaque mois en raison de simples incompréhensions et de problèmes de communication. Pour une raison quelconque, beaucoup de gens semblent avoir du mal à organiser leurs pensées et à communiquer leurs désirs à leurs collègues et employés.

Je suis constamment émerveillé par le nombre de personnes qui semblent avoir oublié les bases de la composition d'une pensée écrite. Même certains diplômés universitaires ne comprennent pas comment parler / écrire de manière à faire avancer un projet.

Si vous recherchez un moyen d'accroître la productivité et de réduire le stress, apprendre à communiquer efficacement peut être le premier pas vers des flux de travail plus fluides, des délais d'exécution plus courts et des résultats plus lourds. Voici quelques conseils qui vous aideront à démarrer.

1. Utilisez des phrases claires et concises.

Que vous parliez à voix haute ou composiez un courrier électronique, votre objectif devrait être de vous faire comprendre instantanément et complètement. Pour ce faire, évitez les gros mots, évitez les phrases superflues et évitez les expressions floues. La publicité

Vous n'avez pas besoin d'utiliser un vocabulaire sophistiqué, des phrases latines, des mots à la mode d'entreprise ou des acronymes commerciaux pour impressionner vos collègues… et neuf fois sur dix, utiliser des mots comme celui-là ne vous fera pas d'amis. Si un mot plus petit et plus court fera l'affaire, alors utilisez-le plutôt que le mot de 5 $ que vous venez de chercher dans votre thésaurus..

Évitez les longues phrases avec des clauses multiples et des troupeaux de virgules. Plus une phrase est longue, plus elle devient confuse. Gardez toujours cela à l'esprit lorsque vous écrivez des instructions ou des détails de projet pour un collègue..

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Et pour l'amour de Dieu, assurez-vous que votre phrasé est clair. Il n'y a rien de pire que de recevoir un courriel d'un collègue si vague que vous n'avez aucune idée de ce que vous êtes censé en faire. Si vous n'êtes pas sûr que le courrier électronique soit clairement rédigé, éloignez-vous de votre ordinateur pendant cinq minutes, puis examinez-le avec une nouvelle perspective..

2. Gardez une trace écrite

Parfois, communiquer efficacement implique de rappeler aux gens ce qu'ils vous ont déjà dit et quand. Avoir une trace écrite de toutes les conversations liées à un compte actuel ou passé peut être très utile.

Cela est facile avec le courrier électronique: veillez à ne jamais supprimer les anciens courriels et utilisez des filtres pour une organisation sans effort. Pour les réunions / appels, assurez-vous de garder des notes claires, faciles à lire, qui incluent également l’heure et la date. L'enregistrement audio est également une option. La publicité

3. Faites de chaque commentaire une action

Inévitablement, chaque personne a un moment dans sa carrière où elle se réunit avec un groupe de collègues pour discuter d'un projet ou d'une proposition et pour donner son avis en groupe. Il est important que lorsque vous commentez un projet, vous donniez des instructions concrètes… en particulier, vous êtes au sommet de la chaîne alimentaire. Sinon, le projet peut stagner et les membres de votre équipe risquent de perdre leur élan..

C'est la différence entre

“Quelqu'un doit parler à notre équipe de concepteurs de l’utilisation d’une nouvelle police..”

et

“Marcy, pourriez-vous contacter Jim in Design pour connaître nos préférences en matière de polices?”

Cela rejoint mon prochain point…

4. Rendre toutes les critiques constructives

“Critique constructive” est l’un de ces mots à la mode qui font du bien et que nous apprenons à détester après les cours d’anglais au lycée. Néanmoins, apprendre à donner un feedback utile à un collègue améliorera non seulement vos relations interpersonnelles, mais contribuera également à améliorer la qualité de votre travail. La publicité

La critique constructive est plus qu’un moyen plus agréable de parler aux gens. En donnant des retours clairs et ciblés au lieu de notes vagues et générales, les personnes à qui vous parlez peuvent vraiment apprendre à améliorer leurs méthodes et leurs pratiques à l'avenir..

C'est la différence entre:

“Ce site est une honte.”

et

“Je vois un certain nombre de problèmes ici, y compris le fond vert foncé qui rend le texte difficile à lire, et les problèmes de ponctuation dans les deux premiers paragraphes.”

5. Assurez-vous que vous utilisez le bon mot

Prenez un moment pour examiner cette liste de mots et de phrases couramment mal utilisés. La publicité

Vous voyez quelque chose qui vous concerne? Si oui, vous n'êtes pas seul.

Alors considérez ceci: si vous utilisez les mots incorrects dans vos communications personnelles et professionnelles, comment pouvez-vous espérer que quiconque sache ce que vous voulez vraiment? Le correcteur orthographique, le contrôle de grammaire et le dictionnaire sont vos amis.

En cas de doute, utilisez-les. Si vous ne doutez pas, utilisez-les quand même.

Conclusion

La communication peut être intimidante. Beaucoup de gens ont peur de parler en public, par exemple, montrant un lien entre la peur de la parole et une communication inefficace. Cependant, si vous faites un effort conscient pour mettre en pratique certains de ces principes de base, je suis sûr que vous obtiendrez des résultats très rapidement..

Ainsi, la prochaine fois que vous rédigerez un courrier électronique ou préparerez une réunion de mise à jour avec votre équipe, assurez-vous de faire de votre mieux pour communiquer de manière claire et efficace. Lorsque tout le monde comprendra ce que vous essayez de dire, vous constaterez que votre vie professionnelle se passe beaucoup mieux..