Cinq astuces simples mais efficaces pour gérer votre courrier électronique

  • Piers Henderson
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De nos jours, tout le monde reçoit beaucoup trop de courriels et passe trop de temps à les traiter. Si vous sentez que vous perdez trop de temps en courrier électronique, vous devez réévaluer votre gestion. Voici cinq astuces simples pour vous aider à reprendre le contrôle de votre boîte de réception afin de pouvoir effectuer des tâches plus importantes (et amusantes)..

1. Gardez moins de six phrases

Personne n'aime lire de longs courriels. Au fur et à mesure que de plus en plus de personnes consultent leurs e-mails sur leurs téléphones et leurs tablettes, vous devez être concis avec ce que vous écrivez.

Essayez de rester bref en utilisant pas plus de six phrases. Cela vous obligera à aller droit au but. Si vous avez besoin de plus de phrases, pensez à appeler la personne ou à organiser une réunion en face à face pour communiquer vos impressions. La publicité

2. Faites-en une deuxième priorité

Ne soyez pas esclave de votre boîte de réception. Si vous l'êtes, quelqu'un d'autre peut vous dire à quel point vos journées sont efficaces et c'est la recette du désastre. Le problème avec les personnes qui traitent leur boîte de réception comme leur liste de tâches est que les personnes externes ont un contrôle direct sur la façon dont vous passez votre journée et sur votre charge de travail. Au lieu de cela, vous devriez être celui qui contrôle.

Voici un moyen facile de commencer avec ceci: ne vérifiez pas votre courrier électronique dès le matin. Faites-en la deuxième chose - après avoir accompli votre tâche la plus importante.

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Cette première étape simple permet de reprendre le contrôle de votre journée. Même si le courrier électronique est très important pour vous, essayez-le. Si cela signifie post-poser vérifier votre email par une demi-heure - faites-le. C'est beaucoup de temps pour faire une tâche importante.

3. Ne répondez pas toujours instantanément

Le courrier électronique n'est pas le meilleur moyen de régler des problèmes urgents - c'est là que les appels téléphoniques excellent. Cependant, le courrier électronique est idéal pour la correspondance pour laquelle vous ne nécessitez pas de réponse immédiate. La publicité

C'est pourquoi vous voulez prendre l'habitude de ne pas toujours répondre immédiatement aux courriels. L'idée est que vous ne voulez pas imposer aux autres que le courrier électronique est un moyen efficace de résolution des problèmes urgents. Si l'autre personne remarque que vous répondez toujours au courrier électronique dans les dix minutes, cette personne commencera à assumer qu'elle peut vous envoyer un courrier électronique pour les problèmes urgents..

Non.

Vous voulez éviter cela autant que possible. Soyez franc avec les gens lorsque vous communiquez beaucoup par courrier électronique. Je dis toujours aux autres qu'ils recevront une réponse de ma part dans un délai de deux jours ouvrables. S'ils ont besoin de me joindre pour une urgence, ils peuvent m'appeler ou m'envoyer un texto. Sinon, je préfère recevoir des emails.

4. Hotspots de messagerie

Si vous vérifiez constamment votre courrier électronique et que vous le traitez au fur et à mesure de son arrivée, vous perdez beaucoup de temps. Au lieu de cela, vous devriez vérifier votre courrier électronique par lots. Le traitement par lots est un moyen efficace de traiter et de réaliser des tâches similaires. C'est pourquoi vous devriez le faire ainsi que dans le cadre de la gestion de vos courriels. Voici un conseil simple pour le faire: Publicité

Consultez vos courriels à heures fixes et ne dépensez pas plus d'une demi-heure à chaque fois.

J'aime appeler ce concept “adresses de courrier électronique” - les moments de la journée où vous traitez votre courrier électronique par lots. Pour ce faire, vous devez désactiver votre programme de messagerie et apprendre qu'il est acceptable de traiter les e-mails à des heures fixes chaque jour..

Ces directives sont flexibles en fonction du nombre de courriels que vous recevez. Si vous recevez moins de trente courriels par jour, vérifier votre courrier deux fois par jour devrait suffire. Dans une journée type de 9 heures à 17 heures, 10 heures (vous avez une heure pour effectuer une tâche avant de vérifier votre courrier électronique) et 15 heures sont les meilleures périodes pour le faire..

5. Touchez une fois

Le principe Touch it once indique que chaque élément ne doit être manipulé qu'une seule fois. C'est particulièrement le cas pour les courriels. Avez-vous déjà lu un courrier électronique, songé à y répondre, l'avez remis à plus tard et vous avez dû le relire à nouveau pour comprendre de quoi il s'agissait? Ça arrive aux meilleurs d'entre nous. La publicité

Faire cela pour un email, c'est bien. Et si vous deviez le faire avec vingt courriels? Vous perdrez beaucoup de temps. Il est plus efficace de traiter les courriels lorsque vous les lisez pour la première fois. Ne laissez pas les emails traîner “pour plus tard”. Touchez-le une fois. Lire et décider quoi faire tout de suite avec elle. Si cela prend moins de deux minutes pour répondre, faites-le immédiatement.

Si vous devez répondre mais que, pour une raison quelconque, vous ne pouvez pas - mettez le courrier électronique dans le dossier des brouillons. Ce dossier contient tous les courriels auxquels vous avez commencé à répondre, mais que vous n'avez pas encore envoyés. En y revenant, vous savez où trouver votre email et vous pouvez répondre rapidement.

(Crédit photo: Homme d'affaires travaillant sur un courrier électronique via Shutterstock)




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