Quatre questions instructives pour les instructions

  • Matthew Goodman
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Que vous disiez au nouveau stagiaire au travail comment classer le nouveau dossier d'un client ou que vous donniez à votre sœur un aperçu de la façon dont Fido aime bien préparer son dîner, vous donnez des instructions. En règle générale, il est plus facile de donner des instructions en personne - l'instructeur peut demander des éclaircissements sur tout ce qu'il ne comprend pas..

Cependant, lorsque vous écrivez des instructions, il peut être beaucoup plus difficile d'expliquer chaque étape nécessaire à la réalisation de la tâche. Pensez à faire vos propres impôts: les instructions de l'IRS sont suffisantes pour pousser certains d'entre nous à payer des centaines de dollars juste pour éviter de s'occuper des choses dratées. Lorsque vous écrivez vos instructions, gardez à l’esprit les questions suivantes pour faciliter leur rédaction et leur suivi. La publicité

Quel est le résultat final?

“Rincer. Laver. Répéter.” Les instructions de shampooing typiques me dérangent à un niveau fondamental. C'est surtout que je ne sais pas quand je devrais arrêter de répéter. À quel point mes cheveux sont-ils supposés brillants à la fin? Comment saurai-je que le nettoyage est suffisamment propre? J'essaie d'éviter de me retrouver dans la douche, mais ces instructions montrent le problème avec la moitié des directions qui traversent mon bureau. Il n'y a pas de fin, pas de but, pas de produit qui rend facile pour la personne qui suit à la maison de savoir qu'elle peut s'arrêter.

Lors de la rédaction d'un ensemble d'instructions, la première chose à noter est le résultat final. Même un bon titre peut s’acquitter de cette tâche: un cuisinier qui suit les instructions du “Comment faire bouillir une casserole d'eau” peut probablement comprendre qu'il peut arrêter lorsque l'eau commence à bouillir. Voulez-vous prouver le point? Laissez un ensemble d'instructions sans titre sur le bureau d'un assistant de bureau et partez pour le week-end. Bien avant d'arriver à la plage, vous recevrez un appel téléphonique vous demandant ce qui est assis sur le bureau..

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Avez-vous le même point de départ?

Une fois, j'ai dû conduire à une quinzaine de kilomètres de mon chemin pour me rendre chez un ami. J'ai suivi ses instructions à la lettre - je pensais. Il s'est avéré qu'il m'avait donné des indications depuis un endroit assez proche de chez lui, en supposant que je pouvais y arriver tout seul. Et j'aurais probablement pu aller aussi loin sans instructions, si j'avais su que je devais commencer par là. La publicité

Indiquez clairement votre point de départ, que vous donniez des instructions de conduite ou que vous indiquiez à quelqu'un comment brancher son nouveau téléviseur. Le point de départ peut même ne pas être une adresse; il peut s'agir d'une liste d'ingrédients ou de matériel nécessaire que votre utilisateur devrait avoir à l'avance. Pensez à faire fonctionner une moissonneuse-batteuse à la ferme. Si vous deviez en exécuter un, vous pourriez peut-être le faire avec de bonnes instructions. Mais reconnaissez-vous la moissonneuse-batteuse en premier lieu?

Parlez-vous la même langue?

Ma version de la langue anglaise ne correspond pas tout à fait à l'un de mes clients. J'ai mentionné que nous devrions peut-être utiliser les réseaux sociaux pour promouvoir son entreprise. Il était avec moi à ce moment-là, mais lorsque j'ai dressé une liste d'étapes indiquant la marche à suivre, il ne connaissait pas tout un ensemble de termes: “Qu'est-ce que le diable est tweeting? Dois-je acheter un oiseau?” Parfois, nous sommes tellement habitués au jargon ou au dialecte de nos conversations quotidiennes que nous ne réalisons pas que quelqu'un de nouveau dans le concept - le type exact de personne ayant besoin d'instructions - n'utilise pas les mêmes mots dans les mêmes façon.

Vos instructions n’ont pas besoin d’être dévolues à des tâches au sein de tâches et essaie d’introduire ce nouveau stagiaire dans toute la terminologie de bureau en une fois. Il vous suffit d'écrire vos instructions à un public moins averti. Pensez à votre chère grand-mère qui ne maîtrise pas l'argot moderne pendant que vous écrivez. La publicité

Ces questions peuvent s’appliquer autant aux instructions visuelles qu’aux instructions écrites. Les symboles et les icônes ne communiquent pas toujours bien, malgré l'affirmation selon laquelle "une image vaut mille mots". Le signe sur la porte de la chambre des dames est un exemple durable: cette instruction très importante sur les personnes autorisées à entrer. Aux États-Unis, nous avons ce chiffre génial avec des ailerons de chaque côté, destiné à représenter une jupe. Dans beaucoup de pays du Moyen-Orient, cependant, la chambre des dames est indiquée avec un voile. Les icônes peuvent nous faire trébucher aussi facilement que des mots.

Pouvez-vous tester?

Un ensemble d’instructions n’a pas besoin des mêmes tests d’utilisateur que la nouvelle conception de votre site Web. Mais le remettre au gars du bureau suivant et lui demander “Est-ce que ça a du sens?” peut accélérer le temps qu'il faut à quelqu'un pour suivre vos instructions par heures. Même trente secondes de corrections mineures ne représentent pas un effort excessif, surtout si vous payez quelqu'un à l'heure pour effectuer cette tâche. Dans certaines situations, bien sûr, les tests sont impossibles. Cela en vaut la peine si vous pouvez l'arranger, bien que.

Si vous prévoyez d'utiliser plusieurs fois le même jeu d'instructions, il est utile de demander à la personne qui a effectué la tâche de vous informer de tout problème spécifique. Éliminez-les maintenant et réduisez les problèmes plus tard. La publicité

Dernières pensées

Et même des instructions parfaitement formulées ne garantissent pas que tout le monde comprendra ce que vous voulez dire. Mais ils espèrent que votre nouvelle stagiaire survivra à sa première journée au bureau et que vous réussirez à garder tous vos cheveux. Alors écrivez vos instructions, respirez profondément et détendez-vous en sachant que vous avez écrit un sacré bon ensemble d'instructions.




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