Comment ne pas imposer des systèmes de productivité aux autres

Ma petite sœur m'a rendu visite ce week-end et m'a apporté une pile de devoirs que je trouvais incroyables: c'est une collégienne au lycée et sa liste de tâches comprenait des tâches pour chaque classe - et des projets pour la plupart d'entre eux. Elle en garde la trace dans un agenda avec un espace si petit pour enregistrer des rendez-vous ou des tâches que je pensais que mes yeux tomberaient de ma tête si je louchais si fort..

J'ai donc fait ce que toute bonne grande soeur intéressée par la productivité ferait: je lui ai proposé de lui proposer quelque chose d'un peu plus facile à utiliser. Rien d'extraordinaire, bien sûr: je pensais l'introduire à Remember the Milk. J'aime RTM pour de nombreuses raisons, même si je sais que de nombreuses autres personnes ont leurs préférences. Le fait que je puisse utiliser des plugins pour intégrer RTM à la fois à Google Agenda et à GMail en fait beaucoup pour ma productivité..

La réponse de ma soeur? Un non immédiat Elle s'appuie sur le papier, pas sur un gizmo en ligne sophistiqué. Elle a ensuite expliqué qu'elle ne se connectait que tous les deux jours, principalement pour consulter son compte de messagerie Hotmail. C'était comme une flèche directement dans mon cœur épris de Web 2.0. D'une certaine manière, j'ai survécu et suggéré qu'un nouveau planificateur - un plus grand - serait peut-être en ordre. J'ai même offert un voyage à la librairie. On m'a de nouveau abattu, avec toute une liste d'arguments contraires: elle devait tout transférer, elle était habituée à ce planificateur particulier et ce planificateur était gratuit, alors qu'un nouveau planificateur coûterait de l'argent. La publicité

Je ne me considère pas comme une sorte d'évangélisateur de productivité; Je pense juste que son système pourrait être amélioré, ne serait-ce que pour protéger sa vue. C'est son travail scolaire: elle est plus que bienvenu pour l'organiser comme elle le souhaite. J'ai réussi à garder mes conseils sur une courte liste de lectures suggérées et à lui faire promettre de considérer tout ce truc sur Internet tout neuf.

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Cependant, j'ai commencé à penser à d'autres situations dans lesquelles une personne peut être forcée d'adopter un système de productivité qui ne fonctionne tout simplement pas ne fonctionne pas pour elle, et comment peut-être y remédier. Cela m'est déjà arrivé et je n'aimais certainement pas cela. Un de mes anciens employeurs nous a demandé, nous, les habitants des compartiments, d’utiliser un système personnalisé basé sur des feuilles de calcul Excel accessibles sur l’ensemble du réseau, afin de suivre non seulement nos tâches en cours, mais également nos feuilles de présence, nos réalisations et de nombreuses autres informations. J'étais l'employé qui omettais constamment de mettre à jour les feuilles de calcul et il fallait me rappeler où vérifier régulièrement une information donnée. Ce n'était pas parce que je n'avais pas les données nécessaires - j'avais tout ce que mon responsable voulait à un moment donné - mais je ne l'avais pas très bien traduite dans le système de l'entreprise. Nous avons finalement réussi à nous glisser dans un arrangement dans lequel j’utilisais mes propres méthodes pour suivre mon travail, puis je remplissais mes feuilles de calcul une fois par semaine environ. La publicité

J'ai entendu beaucoup d'histoires d'horreur sur des calendriers, des listes de tâches et d'autres systèmes de suivi du temps et de productivité imposés (un nombre surprenant d'entre eux inclut l'utilisation obligatoire d'Outlook, souvent de manière inattendue). La plupart des gens semblent se résumer au fait qu'un travailleur considère que le système de «productivité» crée des heures de travail supérieures à celles auxquelles il pourrait normalement être confronté. Un mauvais système de suivi du temps peut rapidement devenir une source d'aggravation autant qu'une erreur salariale.

J'ai également entendu beaucoup de solutions de contournement: il y a le gars qui a écrit lui-même un petit logiciel à faire la traduction entre le système de gestion des tâches de son employeur et le sien, la fille qui vient de refuser de jouer avec un système qui ne fonctionne pas bien. Ne travaillez pas pour elle et le gars qui a convaincu son supérieur hiérarchique de changer toute l’entreprise pour répondre à ses besoins. Il y a eu divers degrés de réussite - la fille qui ne voulait pas sous-estimer son chef de projet s'est retrouvée très rapidement dans un nouveau lieu de travail. La publicité

Il semble que le meilleur que la plupart d'entre nous puissent faire avec un système de productivité imposée est de faire de notre mieux pour le rendre opérationnel pour nous - et nous ne pouvons souvent pas faire mieux que de prétendre le trouver utile. Mon expérience personnelle montre que la plupart des gens doivent trouver leur propre façon de mettre en œuvre la gestion du temps - que ce soit en adaptant GTD à leur vie ou en rédigeant leur propre manuel. C'est une question de savoir quelle solution fonctionne pour votre situation spécifique. Personne d'autre ne rencontrera exactement les mêmes problèmes de gestion que vous, ce qui fait de votre touche personnelle une nécessité lors de la mise en place d'un système de productivité..

Pour les entreprises ou les organisations qui cherchent à créer une sorte de système de gestion du temps, cependant, il y a encore de l'espoir. En intégrant les personnes qui utiliseront le système dans sa planification, vous éviterez toute une liste de problèmes communs: microgestion interférant avec le travail, nécessité d’enregistrer dans le système des minuties qui pourraient être mieux utilisées pour des projets ou des systèmes mal intégrés nécessitant le temps de basculer entre. Que vous surveilliez la productivité ou que vous essayiez simplement de faciliter le travail de vos employés, ceux-ci seront les seuls à pouvoir vous dire si votre système les aidera ou leur nuira. La publicité

Et ma soeur? J'ai réussi à la convaincre d'essayer GMail, car nous avions convenu que son adresse Hotmail 2cute4words pourrait ne pas impressionner les bureaux d'admission des collèges..