Comment les personnes qui réussissent gèrent efficacement les emails

Courriels. Ils ne semblent jamais s'arrêter et il est facile de s'y faire enterrer. Mais il y a des gens qui ont leur boîte de réception sous contrôle quoi qu'il arrive. Leur secret? Ils ont maîtrisé sept compétences clés pour gérer efficacement leur déluge quotidien de courrier électronique et en faire plus..

Voici un aperçu de la façon dont les personnes qui réussissent gèrent efficacement le courrier électronique: Publicité

Ils réservent quotidiennement du temps pour traiter les courriels.

Choisissez plusieurs fenêtres de temps chaque jour pour traiter votre boîte de réception et concentrez-vous sur les réponses. En fonction de leur travail, certains professionnels prennent cinq minutes au plus par heure pour traiter leurs messages ou prennent du temps chaque matin et chaque après-midi pour traiter leurs courriels. Bloquez chaque jour votre agenda électronique pour traiter votre courrier électronique afin que les réunions ou toute autre distraction vous empêchent de gérer votre courrier électronique. En consacrant du temps quotidien à leur messagerie électronique, ils augmentent leur productivité globale car ils ne s'inquiètent pas de la rédaction de ce gros rapport..

Ils priorisent les réponses.

Jetez un coup d’œil à votre boîte de réception et certains messages vous sautent aux yeux: courriels de votre patron, d’un client clé ou d’un prospect. Ouvrez-les et répondez immédiatement. touchez-le une fois et faites-le. Attendez plus de temps dans la journée pour lire les courriels de vos détaillants préférés. La publicité

Ils utilisent des réponses standard.

En fonction de votre travail, il se peut que des déclarations et des expressions clés fréquemment utilisées soient utilisées. Formatez-les et branchez-les dans vos courriels; ça t'économisera du temps. Par exemple, si vous recevez beaucoup de propositions dans le cadre de votre travail, vous pouvez créer un message comme celui-ci: “Merci de me contacter et de m'envoyer votre proposition. Je vais le regarder et je reviendrai vers vous dès que je pourrai.” Si vous utilisez cette réponse standard, vous réduirez le temps passé sur le courrier électronique..

Ils visent à répondre dans les 24 heures.

Cela peut sembler facile, mais au fur et à mesure que plus de courriels arrivent, les messages sont repoussés et peuvent facilement être oubliés. Définissez comme objectif de répondre en un jour ouvrable à tous les messages qui arrivent. Publicité

Lire la suite

10 petits changements pour que votre maison se sente comme une maison

Qu'est-ce qui rend les gens heureux? 20 secrets de personnes «toujours heureuses»

Comment améliorer vos compétences transférables pour une carrière rapide

Ils ne répondent pas à chaque email.

Oui, vous avez bien lu. Tous les courriels n'ont pas besoin d'une réponse. Si l'e-mail est uniquement informatif et ne nécessite pas de réponse, n'en envoyez pas. Ou si vous faites partie de ceux qui se sentent obligés de répondre, envoyez une réponse en une phrase, telle que “Je vous remercie. J'ai reçu l'email.”

Ils se retirent des listes d'abonnement inutiles.

Les gestionnaires de messagerie vraiment efficaces ne s'abonnent pas aux newsletters quotidiennes, aux mises à jour de blogs et aux alertes sur leurs comptes de réseaux sociaux. Ils utilisent d'autres outils, tels que des flux RSS ou un lecteur de blog pour garder une trace de leurs blogs et sources d'informations préférés. Et qu'en est-il des courriels des détaillants brancher leurs produits? Utilisez un courrier électronique séparé pour gérer toutes ces demandes et naviguer lorsque vous en avez le temps. De cette façon, vous ne serez pas distrait par la dernière vente dans votre magasin préféré, alors que vous devriez répondre à une demande de votre patron. La publicité

Ils laissent des courriels contenant des liens vers des articles et des vidéos pour plus tard..

Ces courriels prennent généralement plus de temps et sont souvent envoyés pour votre information (ou votre divertissement). Gagnez du temps tous les jours - peut-être en milieu d'après-midi lorsque vous recherchez une petite pause - en cliquant sur ces courriels et en lisant les articles ou en regardant les vidéos. Une fois la visualisation terminée, vous pouvez répondre à l'expéditeur si nécessaire ou cliquer simplement sur Supprimer..

En suivant ces étapes simples, vous serez en mesure de gérer votre courrier électronique de manière efficace et de consacrer plus de temps à la réalisation de votre travail..