Comment déléguer le travail de manière efficace (Le guide définitif pour les dirigeants)

Tous les gestionnaires et dirigeants doivent maîtriser l’art de la délégation. Il est essentiel de savoir comment et quand attribuer des responsabilités à d’autres personnes si l’on veut maintenir un haut niveau de productivité, tant au niveau personnel qu’au niveau organisationnel. Savoir déléguer est également essentiel pour un leadership efficace.

Apprendre à déléguer, c'est créer une équipe cohérente et efficace capable de respecter les délais. De plus, savoir quand et comment déléguer le travail réduira votre charge de travail, améliorant ainsi votre bien-être au travail et augmentant votre satisfaction au travail. Malheureusement, de nombreux dirigeants ne savent pas comment déléguer correctement ou hésitent à le faire..

Dans ce guide, vous découvrirez ce que la délégation implique vraiment, comment elle profite à votre équipe et comment déléguer le travail de manière efficace..

Table des matières

1. L'importance de la délégation
2. La peur de déléguer des tâches
3. Délégation vs allocation
4. Comment déléguer le travail efficacement (Un guide étape par étape)
5. En résumé
6. Plus sur la délégation

L'importance de la délégation

Un leader efficace sait comment déléguer. Lorsque vous déléguez une partie de votre travail, vous libérez votre temps et vous en faites plus au quotidien. Une délégation efficace favorise également la productivité au sein d'une équipe en faisant appel aux compétences existantes de ses membres et en leur permettant de développer de nouvelles connaissances et compétences en cours de route. Le résultat est une équipe plus flexible qui peut partager les rôles lorsque le besoin s'en fait sentir.^[1]

Lorsque vous êtes prêt à déléguer, vous favorisez un climat de confiance. Vos actions envoient un signal clair: en tant que leader, vous faites confiance à vos subordonnés pour obtenir les résultats souhaités. En conséquence, ils finiront par vous considérer comme un leader sympathique et efficace qui respecte leurs compétences et leurs besoins..

La délégation ne consiste pas à aboyer des ordres et à espérer que votre personnel se conforme à la règle. Le travail d'un manager est de tirer le meilleur parti de ceux qui sont sous leur supervision et, ce faisant, maximiser la productivité et le profit.^[2]

Voici un exemple de mauvaise délégation: Publicité

Une délégation prudente permet d'identifier et de capitaliser sur les forces et les faiblesses uniques des membres de l'équipe. La délégation renforce également l'engagement des employés car elle prouve que les gestionnaires sont intéressés à faire appel à leurs talents..^[3]

La peur de déléguer des tâches

La délégation stimule la productivité, mais tous les gestionnaires ne sont pas disposés ou ne peuvent pas déléguer.^[4] Pourquoi? Voici quelques raisons courantes:^[5]

• Ils peuvent renvoyer l'idée que quelqu'un d'autre peut obtenir le crédit pour un projet.
• Ils peuvent être disposés à déléguer en principe, mais craignent que leur équipe ne soit pas en mesure d'assumer un degré de responsabilité accru..
• Ils peuvent penser que leur personnel est déjà surchargé de travail et hésiter à alourdir leur fardeau..
• Ils peuvent penser qu'il est plus simple et plus rapide de faire une tâche eux-mêmes.
• Ils n'aiment pas l'idée de laisser aller les tâches qu'ils aiment faire.
• Ils craignent que s’ils délèguent leurs responsabilités, leur propre responsable en déduise qu’ils ne peuvent pas gérer leur charge de travail.

Délégation vs allocation

La plupart des gens pensent que délégation et attribution sont synonymes, mais il faut faire une distinction importante entre les deux..^[6]

Lorsque vous affectez une tâche, vous demandez simplement à un subordonné d'effectuer une action spécifique. Vous leur dites quoi faire et ils le font, c'est aussi simple que cela. D'autre part, la délégation implique le transfert d'une partie de votre travail à une autre personne. Ils ne reçoivent pas simplement un ensemble d'instructions. Plutôt, ils sont placés dans un rôle qui exige qu'ils prennent des décisions et soient tenus responsables des résultats.^[7]

Comment déléguer le travail efficacement (Un guide étape par étape)

Quel est donc le meilleur moyen de déléguer du travail afin de lutter contre la peur de la délégation, de constituer une équipe efficace et de travailler plus rapidement? Voici un guide étape par étape:

1. Savoir quand déléguer

En comprenant le degré de contrôle que vous devez conserver sur une situation, vous pouvez déterminer la meilleure stratégie pour responsabiliser les travailleurs. Il y a 7 niveaux de délégation qui offrent aux travailleurs différents degrés de responsabilité. La publicité

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Cette brève vidéo explique ces niveaux et offre des exemples de cas où il convient d'utiliser chacun d'eux:

La délégation se produit sur un spectre. Le niveau de délégation le plus bas se produit lorsque vous dites aux autres quoi faire. Il offre peu d’occasion aux employés d’essayer de nouvelles approches. La forme de délégation la plus habilitante se produit lorsque vous êtes en mesure de céder l'essentiel de votre contrôle du projet à l'employé.

Savoir déléguer le travail vous aide à comprendre comment mettre en relation des personnes avec des tâches qui exploitent au mieux leurs talents. Lorsque cela est fait correctement, cela garantit que vous obtiendrez le meilleur résultat final.^[8]

Lorsque vous décidez comment déléguer le travail, posez les questions suivantes:

• Devez-vous être responsable de cette tâche ou quelqu'un d'autre peut-il s'en charger??
• Cela nécessite-t-il votre attention pour réussir??
• Ce travail aidera-t-il un employé à développer ses compétences??
• Avez-vous le temps d'enseigner à quelqu'un comment faire ce travail?
• Vous attendez-vous à ce que des tâches de cette nature se reproduisent à l'avenir?

2. Identifier la meilleure personne pour le travail

Vous devez passer le flambeau au bon membre de l'équipe pour que la délégation puisse travailler. Votre objectif est de créer une situation dans laquelle vous, votre entreprise et les employés avez une expérience positive..

Pensez aux compétences des membres de l'équipe, à leur volonté d'apprendre, ainsi qu'à leurs styles de travail et leurs intérêts. Ils pourront effectuer le travail plus efficacement s'ils sont capables, coachables et intéressés. Lorsque cela est possible, donnez à un employé une chance de tirer parti de ses atouts. La publicité

Les travailleurs inexpérimentés peuvent avoir besoin de plus de conseils que les anciens combattants chevronnés. Si vous n'avez pas le temps de préparer le nouvel employé à la réussite, il n'est pas juste de lui déléguer.

Vous devez également tenir compte de l’occupation de vos employés. La dernière chose que vous voulez faire, c'est écraser quelqu'un en lui donnant trop de responsabilités.

3. Dire et vendre pour obtenir le buy-in du membre

Une fois que vous avez trouvé la personne idéale pour le poste, vous devez toujours la faire assumer de nouvelles responsabilités. Dites-leur pourquoi vous les avez choisis pour le poste. ^[9] Lorsque vous montrez aux autres que vous soutenez leur croissance, cela crée une culture de confiance. Les employés qui considèrent les tâches déléguées comme des opportunités sont plus susceptibles d'être investis dans le résultat.

Lorsque vous travaillez avec de nouveaux employés, exprimez votre volonté de fournir un soutien et des commentaires continus. Pour les employés chevronnés, prenez en compte leurs réflexions et leurs expériences.

4. Soyez clair et précis sur le travail

Il est essentiel d’expliquer aux employés pourquoi le projet est nécessaire, ce que vous attendez d’eux et quand il est dû..^[dix] S'ils savent ce que vous attendez, ils seront plus susceptibles de livrer.

En définissant des attentes claires, vous les aidez à planifier la réalisation de la tâche. Configurez les jalons du projet afin de pouvoir vérifier les progrès sans microgestion. Si vos employés rencontrent des difficultés pour atteindre un jalon, ils ont encore le temps de procéder correctement avant que le produit final ne soit dû..

Ce type de responsabilité est couramment utilisé dans les universités. Si les étudiants ne connaissent que la date d'échéance et les exigences de base pour la rédaction de travaux de recherche majeurs, ils peuvent reporter le travail à la onzième heure. De nombreux programmes exigent que les étudiants rencontrent les conseillers chaque semaine pour obtenir des conseils, une structure d’adresse et des démarches en ce qui concerne leurs méthodes, en avance sur les délais. Ces mesures préparent les élèves à réussir tout en leur laissant l’espace nécessaire pour produire un excellent travail. La publicité

5. Soutenez vos employés

Pour obtenir les meilleurs résultats possibles en matière de délégation, vos subordonnés ont besoin de ressources et de votre soutien. Associez-les à la formation et au matériel pour développer des compétences qu'ils n'ont pas déjà.^[11] La mise à disposition des ressources peut prendre plus de temps, mais vous gagnerez du temps en effectuant le travail correctement. Pour des tâches récurrentes, cette formation porte ses fruits à plusieurs reprises.

Parfois, les employés ont besoin d’aide pour savoir ce qu’ils font bien et comment ils peuvent s’améliorer. Donner et recevoir des commentaires est un élément essentiel de la délégation. C'est également un bon moyen de surveiller les tâches déléguées en tant que chef. Bien que vous puissiez suivre l’avancement des tâches, vous ne gérez pas les employés.

Tout au long du projet, demandez périodiquement à vos employés s’ils ont besoin de soutien ou de précisions. Indiquez clairement que vous leur faites confiance pour faire le travail et que vous souhaitez créer un espace leur permettant de poser des questions et de faire des commentaires. Ces commentaires vous aideront à affiner votre façon de déléguer du travail..

6. Montrez votre appréciation

Lors des enregistrements périodiques, identifiez les gains que vous avez vus jusqu'à présent dans le projet. Reconnaissez que vos employés progressent vers l'objectif. Le principe de progrès explique à quel point il est important de célébrer les petites victoires pour garder les employés motivés.^[12] Les travailleurs seront plus efficaces et dévoués s’ils savent que vous remarquez leurs efforts.

Reconnaître les employés quand ils vont bien les aide à comprendre la qualité du travail que vous attendez. Cela les rend plus susceptibles de vouloir travailler avec vous à nouveau sur des projets futurs.

En résumé

Maintenant que vous savez exactement ce que signifie la délégation et les techniques pour déléguer le travail efficacement, vous êtes parfaitement placé pour rationaliser vos tâches et accroître la productivité de votre équipe..

Déléguer, c'est donner autonomie et autorité à quelqu'un d'autre, alléger ainsi votre propre charge de travail et constituer une équipe bien équilibrée et bien utilisée.

La délégation peut sembler compliquée ou effrayante, mais cela devient beaucoup plus facile avec le temps. Commencez petit en déléguant quelques décisions aux membres de votre équipe au cours des deux prochaines semaines..

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