Comment gérer efficacement une lourde charge de travail au travail

Nous sommes tous occupés, mais parfois nous traversons des périodes où le travail s'accumule et il semble que cela pourrait ne jamais se terminer.

Vous pourriez avoir une charge de travail si lourde que cela vous semble trop intimidant pour même commencer.

Vous avez peut-être dit oui à certains projets ou à trop, et vous craignez maintenant de ne pas pouvoir vous livrer.

C'est à ce moment-là que vous devez prendre du recul, prendre une profonde respiration et commencer à regarder ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas..

Voici 13 stratégies que vous pouvez utiliser pour vous libérer de votre charge de travail accablante:

1. Reconnaissez que vous ne pouvez pas tout faire

Beaucoup d'entre nous ont tendance à penser que nous pouvons faire plus que ce que nous pouvons réellement. Nous prenons de plus en plus de projets et de responsabilités et portons de nombreux chapeaux.

Nous avons tous la possibilité d'avoir et d'assumer plus de travail que ce à quoi nous pouvons raisonnablement nous attendre. Malheureusement, notre charge de travail n’est pas statique. Même maintenant, alors que vous lisez cet article, j'imagine que votre boîte de réception se remplit de nouvelles tâches.

Pour faire de réels progrès, il faut avoir le courage et la débrouillardise de dire, “Ça ne marche pas”. UNEreconnaissez que vous ne pouvez pas tout faire et cherchez de meilleures solutions.

À tout moment de votre vie, il y a probablement beaucoup de choses qui ne se passent pas comme prévu. Vous devez être prêt à être honnête avec vous-même et votre entourage sur ce qui ne fonctionne pas pour vous, tant personnellement que professionnellement..

Plus vous exercez votre capacité à dire la vérité sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, plus vous progresserez rapidement.

2. Concentrez-vous sur vos atouts uniques

Que vous soyez entrepreneur, dirigeant ou membre d'une équipe, chaque individu dispose d'atouts uniques qu'il peut apporter à la table..

Le défi est que beaucoup de gens finissent par faire des choses pour lesquelles ils ne sont tout simplement pas très bons..

Dans la poursuite de vos objectifs ou de la réalisation d'un projet, les gens finissent par tout faire eux-mêmes ou par assumer des tâches qui ne respectent pas leurs atouts. Cela peut entraîner frustration, débordement et surmenage.

Cela peut signifier que les projets prennent beaucoup plus de temps à terminer en raison de lacunes dans les connaissances ou simplement qu'ils n'utilisent pas les points forts des autres personnes avec lesquelles vous travaillez..

Il n'est souvent pas question de Comment pour compléter ce projet plus efficacement mais qui peut aider à livrer ce projet. La publicité

Alors, quels sont vos points forts uniques qui garantiront que votre charge de travail sera exécutée plus efficacement? Voici quelques questions pour vous aider à réfléchir:

• Êtes-vous un grand stratège?
• Êtes-vous un planificateur efficace?
• La gestion de projet est-elle votre force??
• La communication et le rapprochement des forces?
• Êtes-vous la personne des idées?
• La mise en œuvre est-elle votre force??

Réfléchissez à la manière dont vous pouvez apporter la plus grande valeur à votre travail et aux projets que vous entreprenez..

3. Utilisez les forces de votre équipe

L'un des moyens les plus simples de gérer efficacement votre charge de travail est de libérer du temps afin que vous apportiez votre plus haut niveau d'énergie, de concentration et de points forts à chaque projet..

Délégation ou un meilleur travail d'équipe est la solution.

Tout le monde a des forces uniques. Il est essentiel de penser travail d'équipe plutôt que de travailler isolément pour s'assurer que les projets peuvent être terminés efficacement. En outre, chaque fois que vous abandonnez une tâche ou un projet qui ne correspond pas à vos atouts, vous avez la possibilité de faire quelque chose pour lequel vous avez plus de talent. Cela renforcera votre autonomie et celle de votre entourage.

Plutôt que d'assumer vous-même toutes les responsabilités, cherchez avec qui vous pouvez travailler pour obtenir les meilleurs résultats possibles..

4. Prenez le temps de planifier

“Donnez-moi six heures pour abattre un arbre et je passerai les quatre premières à aiguiser la hache”. - Abraham Lincoln

Une heure de planification efficace pourrait vous faire gagner du temps. Plutôt que de vous précipiter et de vous lancer dans des projets, prenez le temps de tout cartographier.

Vous pouvez prendre le temps de penser à:

• Quel est le but du projet?
• Quelle est son importance?
• Quand doit-il être livré par?
• Quel est le meilleur résultat et le pire résultat pour ce projet?
• Quels sont les KPI?
• À quoi ressemblent le plan de projet et les étapes clés?
• Qui travaille sur ce projet?
• Quelles sont les responsabilités de chacun?
• Quelles tolérances puis-je ajouter dans?
• Quelles sont les étapes de révision?
• Quels sont les défis auxquels nous pouvons faire face et les solutions pour ces défis?

Avoir une clarté absolue sur le projet, les résultats attendus et le résultat souhaité peut vous faire gagner beaucoup de temps. Cela vous permet également de bien comprendre les priorités et les échéanciers, de sorte que vous pouvez réserver le temps requis pour vous concentrer et vous concentrer..

5. Focus sur les priorités

Tout n’est pas une priorité, même si on peut souvent sentir, dans l’instant, que c’est.

Quel que soit votre travail, il y a toujours les projets ou tâches les plus urgents, les plus importants ou les plus précieux.

Un outil que vous pouvez utiliser pour optimiser votre productivité et vous concentrer sur vos plus grandes priorités consiste à utiliser la matrice Eisenhower. Cet outil stratégique pour agir sur les choses les plus importantes est simple. Vous séparez vos actions en fonction de quatre possibilités:

1. Urgent et important (tâches que vous ferez immédiatement).
2. Important, mais pas urgent (tâches que vous planifiez d'effectuer plus tard).
3. Urgent, mais pas important (tâches que vous déléguerez à quelqu'un d'autre).
4. Ni urgent ni important (tâches que vous allez éliminer).

James Clear décrit parfaitement l'utilisation de la matrice Eisenhower: comment être plus productif en utilisant la boîte Eisenhower

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La méthode que j'utilise avec mes clients en coaching consiste à leur demander de définir leurs cinq priorités pour la journée. Commençons par la priorité la plus importante. Au bout du compte, vous examinez le rendement par rapport à ces priorités..

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Comment déléguer le travail de manière efficace (Le guide définitif pour les dirigeants)

Le guide ultime pour prioriser votre travail et votre vie

Facilement distrait? Voici votre solution

Si vous n'avez pas tout accompli, commencez le lendemain avec votre priorité numéro un.

Si des tâches / projets supplémentaires vous sont confiés au cours de la journée, vous devrez alors évaluer leur importance V par rapport aux autres priorités.

6. Prenez le temps

Pour rester au sommet d'une lourde charge de travail, il est important de prendre le temps de se reposer et de récupérer..

Si votre niveau d'énergie est élevé et que votre corps et votre esprit sont rafraîchis et alertes, vous êtes davantage en état de pointe pour gérer une lourde charge de travail..

Prenez le temps de vous promener ou de faire de l'exercice. Sortez tôt lorsque cela est possible et passez du temps avec des gens qui vous donnent beaucoup d'énergie..

En arrière-plan, il est essentiel de passer une bonne nuit de sommeil et de manger sainement pour aiguiser l'esprit.

Jetez un coup d'œil à cet article sur l'importance de la planification des temps d'arrêt.

7. Maintenir un équilibre entre travail et vie personnelle

Maintenir un bon équilibre entre travail et vie privée peut être difficile. L'équilibre dont nous aspirons tous est très différent les uns des autres.

J'ai déjà écrit environ 13 conseils pour concilier vie professionnelle et vie privée pour une vie heureuse et productive. Travailler plus longtemps et plus dur ne signifie pas en faire plus, surtout si vous n’avez pas le temps de passer avec les personnes qui comptent le plus pour vous. La qualité de qui vous êtes en tant que personne, les relations que vous avez, le temps que vous passez à travailler, le choix de ce qui compte le plus pour vous, sont entièrement sous votre contrôle.

L’équilibre vie professionnelle / vie privée consiste à trouver la paix en soi pour être pleinement présent, où que vous soyez, que ce soit au bureau ou à la maison, en ce moment. Il s'agit de choisir ce qui compte le plus pour créer votre propre vie équilibrée..

Si vous pensez qu’il n’ya pas assez d’équilibre, il est peut-être temps de faire un changement.

8. Arrêtez le multitâche

Le multitâche est un mythe. Votre cerveau ne peut tout simplement pas travailler efficacement en faisant plus d'une chose à la fois, au moins plus d'une chose qui nécessite une attention focalisée.

Alors, obtenez votre liste de priorités (voir le point précédent), commencez par la chose la plus importante, puis passez au point suivant et réduisez votre liste..

Lorsque vous vous concentrez sur une multitude de domaines, vous ne pouvez pas toujours offrir une performance élevée. Vous ne serez pas pleinement présent sur la tâche ou le projet en cours. La publicité

Si vous allouez du temps bloqué et créez des limites fermes pour des activités et des engagements spécifiques, vous ne vous sentirez pas aussi débordé ou surchargé de travail que vous devez faire..

9. Travailler par blocs de temps

Pour garder votre énergie et produire vos meilleurs résultats, il est essentiel de prendre des pauses régulières.

J'utilise moi-même la méthode 60-60-30 et l'enseigne à mes clients en coaching.

Travailler sur un projet pour une période soutenue de 50 minutes.

Ensuite, prenez une pause de 10 minutes. Cela peut être une promenade, une collation saine ou simplement une conversation avec quelqu'un.

Continuez ensuite à travailler sur le projet pendant 50 minutes supplémentaires.

Ensuite, prenez une autre pause de 10 minutes.

Ensuite, prenez une pause complète de 30 minutes pour vous déconnecter du travail. Cela pourrait être l'heure d'un bon déjeuner, d'un peu d'exercice, de lecture ou d'une promenade..

En prenant simplement du temps, votre énergie reste en place, la qualité de votre travail s’améliore et vous réduisez le risque de vous épuiser..

10. se débarrasser des distractions

Faites une estimation du nombre de fois où vous êtes distrait pendant une journée de travail moyenne. Maintenant, prenez ce nombre et multipliez-le par 25. Selon Gloria Mark dans son étude sur Le coût du travail interrompu, il nous faut en moyenne 23 minutes et 15 secondes pour revenir à la tâche initiale après une interruption..^[1]

“Nos recherches ont montré que la distraction de l’attention peut entraîner une augmentation du stress, une mauvaise humeur et une baisse de la productivité..”

Les distractions ne prennent pas seulement votre temps pendant la distraction, elles peuvent également entraver votre progression mentale et votre concentration pendant près de 25 minutes. Donc, si vous êtes distrait 5 fois par jour, vous risquez de perdre presque 2 heures par jour de travail productif et près de 10 heures par semaine..

Si vous avez un projet important sur lequel travailler, trouvez un espace où vous ne serez pas distrait ou essayez de le faire..

11. consacrer du temps ciblé à de petites tâches

Vous savez que parfois, vous devez simplement vous attaquer à ces tâches et agir en conséquence. Mais il y a toujours quelque chose de plus urgent.

De petites tâches peuvent souvent gêner vos projets les plus importants. Ils font partie de votre liste quotidienne de choses à faire mais sont souvent oubliés à cause de priorités plus importantes ou parce qu’ils ne vous intéressent pas. Mais ils prennent de l'énergie mentale. Ils vous encombrent l'esprit. La publicité

Engagez-vous à passer une période précise à accomplir toutes les petites tâches de votre liste de tâches. Cela vous donnera la tranquillité d'esprit et la possibilité de vous concentrer davantage sur vos grandes priorités.

12. Prenez un temps de vérification

Savez-vous exactement où va votre temps chaque jour? Passez-vous trop de temps sur certains projets et tâches au détriment de possibilités plus grandes?

Passez un peu de temps à analyser où vous passez votre temps. Cette idée va vous étonner et vous donner la clarté pour commencer à ajuster où vous concentrez votre temps et sur quels projets.

Vous pouvez commencer par prendre un morceau de papier et créer trois colonnes:

La colonne A est un travail prioritaire. La colonne B est un bon travail. La colonne C est un travail ou des choses de faible valeur.

Chaque jour, écrivez le projet ou la tâche et le temps consacré à chacun. Attribuer ce temps à l'une des colonnes.

À la fin de la semaine, enregistrez le temps total passé dans chaque colonne.

Si vous passez beaucoup trop de temps sur certains types de travail, essayez de changer les choses pour que votre temps soit centré sur les colonnes B et C.

13. Protégez votre confiance

Il est essentiel de protéger notre confiance pour nous assurer de ne pas être submergés, stressés et perdre confiance.

Lorsque vous avez confiance en vous comme ressource quotidienne, vous êtes mieux à même de résoudre des problèmes, d'apprendre plus rapidement, de réagir à n'importe quoi, de vous adapter à n'importe quoi et de réaliser vos plus grandes opportunités..

La confiance vous donne la capacité de transformer la peur en pensée, communication et action concentrées et détendues. C'est la clé pour mettre votre esprit dans un état productif.

Lorsque la confiance est grande, vous pouvez clairement voir les possibilités qui se présentent et créer des stratégies pour en tirer parti ou pour résoudre les défis auxquels vous êtes confrontés chaque jour..

Mots finaux

Une lourde charge de travail peut être difficile à gérer et peut être source de stress, d'épuisement professionnel et de frustration permanente.

L'essentiel est de s'y attaquer de front, plutôt que de le laisser continuer et d'en aggraver les effets à long terme. Espérons que vous pourrez agir sur au moins un de ces conseils..

Si cela devient trop et affecte négativement votre santé physique et mentale, il est peut-être temps de parler à quelqu'un. Au lieu de vous débrouiller seul et de rester plus malheureux, plein de ressentiment et d'arriver à un point où vous ne pouvez tout simplement pas vous en sortir, vous devez changer votre santé mentale..

Crédit photo en vedette: Hannah Wei via unsplash.com

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