Comment prioriser correctement en 10 minutes et travailler 10 fois plus vite

Tous les membres de mon équipe ont un tas de tâches à accomplir chaque jour ouvrable. De plus, la plupart de leurs tâches sont soit de la créativité, soit de la résolution de problèmes..

Bien que nous ayons beaucoup de tâches à gérer, notre équipe est capable de rester créative et d’atteindre ses objectifs avec constance..

Comment gérons-nous cela?

Je vais vous révéler comment j'ai aidé mon équipe à faire plus de choses en moins de temps grâce au pouvoir de la priorisation correcte. Quelques minutes passées à lire cet article pourraient vous faire économiser des milliers d'heures à long terme. Commençons donc avec ma méthode sur la définition des priorités:

La méthode des échelles - une méthode de productivité que j'ai créée il y a plusieurs années.

Comment hiérarchiser et travailler 10 fois plus vite avec la méthode Scales

Un de nos nouveaux rédacteurs est venu me voir l'autre jour et m'a dit qu'elle luttait pour faire face aux nombreuses tâches qu'elle devait gérer et aux délais qu'elle devait constamment respecter..

À la fin de chaque journée, elle avait l'impression d'avoir fait beaucoup de choses, mais manquait souvent d'idées créatives et de publication réussie d'articles. D'après ce qu'elle m'a dit, il était évident qu'elle se sentait dépassée et devenait de plus en plus frustrée de ne pas atteindre ses objectifs malgré la prolongation de ses heures supplémentaires la plupart des jours..

Après avoir écouté mes conseils - et je lui ai présenté la méthode Scales -, elle a immédiatement connu une augmentation spectaculaire de sa productivité, qui ressemblait à ceci:

• Elle pourrait produire trois fois plus d'idées créatives pour les articles de blog
• Elle pourrait publier tous ses articles à l'heure
• Et elle pouvait finir son travail à l'heure tous les jours (pas plus d'heures supplémentaires!)

Curieux de savoir comment elle l'a fait? Lisez la suite du guide étape par étape: Publicité

1. Réservez 10 minutes pour la planification

Lorsqu'il est question de problèmes de productivité, il est judicieux de planifier avant d'agir. Cependant, ne vous impliquez pas tellement dans la planification que vous y restez pris au piège et ne vous éloignez jamais du premier.

Ma recommandation est de vous donner une période de temps spécifique pour la planification - mais soyez bref. Idéalement, 10 ou 15 minutes. Cela devrait être suffisant pour réfléchir à votre plan.

Utilisez ce temps pour:

• Regarde la grande image.
• Pensez à l'objectif actuel et à la cible que vous souhaitez / souhaitez atteindre..
• Organisez toutes les tâches que vous devez faire..

2. Alignez vos tâches avec votre objectif

C’est le principal composant qui rend la méthode Scales efficace.

Cela fonctionne comme ceci:

Examinez toutes les tâches que vous effectuez et examinez l’importance de chacune d’elles. Plus précisément, mesurer l'importance d'une tâche par son coût et son bénéfice.

Par coût, je fais référence aux efforts nécessaires par tâche (temps, argent et autres ressources). L'avantage est de savoir dans quelle mesure la tâche peut contribuer à votre objectif..

Pour vous faciliter la tâche, j'ai énuméré ci-dessous quatre combinaisons qui vous permettront de déterminer rapidement et facilement la priorité de chacune de vos tâches:

Coût faible + avantage élevé La publicité

Effectuez ces tâches en premier car elles sont simples, mais vous aident à vous rapprocher de votre objectif..

L'approbation d'une œuvre créée pour une brochure de vente correspondrait probablement à cette catégorie. Vous pouvez facilement décider si vous aimez les illustrations / la mise en page, mais votre décision d'approuver déclenchera la production du dépliant et les avantages commerciaux ultérieurs de son envoi à des clients potentiels..

Coût élevé + avantage élevé

Découpez la tâche coûteuse en tâches plus petites. En d’autres termes, divisez la grosse tâche en mini-tâches qui prennent moins d’une heure. Et ensuite réévaluer ces petites tâches et définir leur niveau de priorité correct.

Imaginez si on vous demandait de rédiger un plan de lancement de produit pour un nouveau supplément de poudre de protéine sans journal intime. Au lieu d’essayer d’écrire le plan en une seule séance, essayez d’écrire les différentes sections à différents moments (par exemple, passez 30 minutes à écrire l’introduction, une heure à écrire le corps du texte et 30 minutes à écrire la conclusion)..

Faible coût + faible avantage

Cette combinaison devrait être votre priorité la plus basse. Donnez-vous 10 à 15 minutes pour gérer cette tâche ou mettez ce type de tâche entre deux tâches utiles comme une pause utile..

Ce sont probablement des tâches nécessaires (par exemple, des tâches de routine telles que la vérification des e-mails), mais elles ne contribuent pas beaucoup à atteindre votre objectif souhaité. Gardez-les en bas de votre liste de priorité.

Coût élevé + faible avantage

Vérifiez si ces tâches sont vraiment nécessaires. Pensez à des moyens de réduire les coûts si vous décidez que la tâche doit être complétée. La publicité

Par exemple, des outils ou des systèmes peuvent-ils aider à accélérer la tâche? Dans cette catégorie, vous trouverez probablement des informations telles que la vérification et la mise à jour des feuilles de calcul des contacts commerciaux. Cela peut être fastidieux et fastidieux, sans commettre d'erreur. Cependant, de nombreuses applications peuvent rendre ce processus instantané et transparent..

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Revenons maintenant à la rédactrice en chef dont j'ai déjà parlé, jetons un coup d'œil à sa liste de tâches quotidiennes:

Après avoir écouté mes conseils, elle a divisé la tâche Coût élevé + Bénéfice élevé en tâches plus petites. Ses tâches ressemblaient alors à ceci (par ordre de priorité):

Et pour la tâche de promouvoir des articles sur différentes plates-formes, après avoir passé en revue ses avantages, nous avons décidé de nous concentrer uniquement sur la plate-forme la plus efficace, ce qui a permis de réduire considérablement le coût en temps associé..

3. CONSEIL BONUS: S'attaquer aux tâches avec des délais

Une fois que vous avez évalué vos tâches, vous saurez l’importance de chacune d’elles. Cela vous donnera immédiatement une idée claire des tâches qui vous aideraient à atteindre plus (en termes de réalisation de vos objectifs). Parfois, cependant, vous ne pourrez pas définir la priorité de chaque tâche car des délais seront définis par des parties externes telles que des gestionnaires et des agences..

Que faire dans ces cas?

Eh bien, je suggère qu'après avoir pris en compte l'importance et les valeurs de vos tâches actuelles, alignez la liste sur les délais et ajustez les priorités en conséquence.

Par exemple, plongons à nouveau dans le monde de l'éditeur. La publicité

Certains des articles qu'elle a édités devaient être publiés à des dates spécifiques. La méthode des échelles le permet, et dans ce cas, sa liste de tâches modifiée ressemblerait à ceci:

Si tout va bien, vous pouvez maintenant voir à quel point il est facile d'évaluer l'importance des tâches et comment les classer dans des listes de priorités..

La méthode Scales est différente de tout ce que vous avez essayé

En adoptant la méthode Scales, vous commencez à hiérarchiser correctement votre travail et, surtout, à augmenter votre productivité jusqu'à 10 fois.!

Et contrairement à d'autres méthodes qui n'expliquent pas vraiment comment décider de l'importance d'une tâche, ma méthode vous aidera à décomposer chacune de vos tâches en deux parties: coûts et avantages. Ma méthode vous aidera également à prendre des mesures de suivi basées sur différentes combinaisons de coûts et d'avantages..

Commencez dès maintenant par passer 10 minutes à évaluer vos tâches quotidiennes courantes et comment ils s'alignent sur votre objectif. Une fois que vous avez cette information, il sera très facile de placer vos tâches dans une liste de priorités. Il ne vous reste plus qu'à lancer votre prochaine journée de travail en suivant votre nouvelle liste..

Croyez-moi, une fois que vous aurez commencé à utiliser la méthode Scales, vous ne voudrez plus jamais revenir à vos anciennes méthodes de travail..

Crédit photo en vedette: Vector Stock via vectorstock.com