Comment utiliser un calendrier pour créer du temps et de l'espace

Il y a eu beaucoup de discussions en ligne et hors connexion sur la façon dont un calendrier s'intègre dans son système de productivité. La règle générale est que les rendez-vous planifiés doivent être insérés dans votre calendrier, tandis que les tâches, etc., doivent s'inscrire dans le système de gestion des tâches que vous utilisez..

Ce qui se perd souvent dans la discussion est de savoir quels rendez-vous doivent être inscrits dans votre calendrier afin de maximiser votre temps et de vous assurer de progresser dans les tâches que vous souhaitez réellement réaliser. L’une des meilleures façons de procéder consiste à définir un peu plus précisément la définition des rendez-vous afin de pouvoir utiliser votre calendrier plus efficacement dans le cadre de votre système de productivité global. La publicité

Types de rendez-vous

1. Nominations générales

Ce sont des rendez-vous au sens le plus traditionnel. Il peut s'agir de rendez-vous chez le médecin ou de déjeuners d'affaires. De toute façon, ils sont assez généraux en ce qui concerne ce que nous définissons comme des nominations, ils devraient donc être traités comme tels. Ces types de rendez-vous peuvent être déplacés à des dates différentes moyennant un préavis suffisant et si les deux parties sont en mesure de le réaliser, bien que vous deviez essayer de les conserver. “comme si” dans la plupart des cas. La publicité

2. Auto-rendez-vous

Ce sont des rendez-vous que vous prenez avec vous-même. Il peut s'agir de plages horaires que vous planifiez de manière à pouvoir travailler sur des tâches ou des projets sans interruption - par vous-même ou par le biais de distractions. Ces types de rendez-vous sont également transférables, mais je vous recommanderais de créer un cadre afin qu'ils restent aussi statiques que possible. Choisissez un moment où vous pourrez travailler régulièrement, à intervalles de 90 minutes, afin de créer une habitude et d'améliorer la productivité. Casser ces temps avec des pauses où rien n'est figé. Vous pouvez même prendre les plus gros blocs et les décomposer en morceaux plus petits en utilisant la technique de Pomodoro si vous le souhaitez afin de pouvoir passer d'une tâche à l'autre. La publicité

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3. Nominations d'équipe La publicité

Ce sont des rendez-vous où une équipe est nécessaire pour se réunir. La meilleure façon de les planifier consiste à verrouiller les deux autres types de rendez-vous dans votre calendrier. Bien qu'il puisse être difficile de les planifier après cela, il existe des outils tels que Doodle, Tungle.me et même Google Agenda qui peuvent vous aider à choisir des heures optimales où la plupart peuvent être présentes. En ce qui concerne ces types de rendez-vous, les besoins du plus grand nombre doivent l'emporter sur ceux de quelques-uns. Par conséquent, il peut être nécessaire d'ajuster les rendez-vous personnels et généraux pour qu'ils fonctionnent correctement. Mais ajustez-les seulement en dernier recours - votre temps est important et vos coéquipiers doivent comprendre que.

Conclusion

J'ai entendu dire que certains types de productivité disaient que la planification de blocs de temps jouait contre vous, qu'elle allait à l'encontre de la réalité et qu'il était presque impossible à faire. Mais John Cleese a avancé l'argument selon lequel les gens ont besoin de deux choses pour créer: le temps et l'espace. Je suis tout à fait d'accord avec cette évaluation.

Si vous tenez compte des types de rendez-vous dont vous disposez, votre calendrier devient un formidable outil qui vous permet de créer ce temps et cet espace pour vous-même..

(Crédit photo: Gros plan d'une page de calendrier via Shutterstock)