Comment rédiger une lettre officielle

La plupart des écrits de tous les jours sont occasionnels. Tweets, mises à jour Facebook, cartes de vœux, e-mails conviviaux - ceux-ci ont leur propre étiquette, et nous ne prenons pas beaucoup de temps à y penser avant de lécher ce tampon ou de cliquer sur envoyer..

Parfois, cependant, l'occasion appelle quelque chose de plus formel. Qu'il s'agisse d'une lettre adressée à votre représentant politique au sujet d'un problème important, d'une lettre d'accompagnement à un patron potentiel ou d'une lettre de proposition d'entreprise, ces dernières requièrent un peu plus de soin si vous voulez être pris au sérieux. En tant qu'avocat, j'écris beaucoup de lettres officielles chaque semaine, et il est de l'art de bien le faire. Voici quelques points à garder à l'esprit lorsque vous écrivez votre propre lettre officielle, qu'elle soit envoyée par la poste ou par le biais du cyberespace. La publicité

1. Comprendre votre but.

Pourquoi écrivez-vous? Que voulez-vous que le lecteur faire après avoir lu votre lettre? Voulez-vous changer d'avis ou le convaincre de prendre une mesure spécifique? Cherchez-vous le pardon? Voulez-vous vous plaindre d'un mauvais service ou d'un produit défectueux? Est-ce que vous essayez d'être embauché? Quel est le “demander”?

Une fois que vous savez cela, vous pouvez - et devriez - supprimer tout ce qui ne sert à rien..

2. Identifiez votre public.

Connaître votre public vous aide à choisir votre langue et à cibler vos idées plus précisément. J'écris différemment dans une lettre à un autre avocat que lorsque le destinataire est un dirigeant autre que l'avocat ou même un vieil homme. “pro bono” client. Dans une lettre à l'éditeur, votre véritable public est constitué des lecteurs de la publication. Qui sont-ils? (Gardez à l’esprit que la plupart des journaux sont écrits en 8^th ou 9^th niveau de lecture.) N'utilisez pas de jargon que votre lecteur ne comprendra pas. La publicité

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3. Soyez bref.

La plupart d'entre nous subissons un flot constant de communications écrites et nous avons peu de temps pour le lire. Vous avez donc une meilleure chance d'être lu si vous gardez votre lettre à une page. Une lettre de plusieurs pages avec de longs paragraphes et des phrases complexes regards accablant. La lectrice occupée sera tentée de la laisser de côté lorsqu'elle aura plus de temps et qu'elle ne pourra peut-être jamais la reprendre. Utilisez des paragraphes courts, des phrases courtes, des mots courts.

4. Utilisez un langage simple.

C'est le travail de l'écrivain d'être compris. Même si votre auditoire est très éduqué, évitez les gros mots et les phrases longues et complexes. Les gens ne sont pas stupides; ils sont occupés. Facilitez notre travail, et nous donnerons probablement à votre lettre l’attention qu’elle mérite. L'écriture formelle ne nécessite pas l'utilisation de gros mots. N'essayez pas de paraître sophistiqué; essayez d'être clair. Utilisation “demander” au lieu de “demande.” Dire “acheter” au lieu de “achat.” Au lieu de “ci-joint, veuillez trouver,” dis le, “J'ai joint” ou “Voici… ”

5. Diriger avec le point le plus important.

En tant que journalistes, n'enterrez pas votre avance. Trouvez un moyen d'ouvrir l'idée ou l'information sur laquelle vous souhaitez que votre lecteur se concentre ou agisse. Le premier paragraphe est peut-être le seul qu'il lit, alors ne cachez pas le “demander” dans le dernier paragraphe. La publicité

6. Suivez les règles.

Il existe des règles pour formater une lettre commerciale. Vous les ignorez à vos risques et périls.

7. Relisez. Puis relisez.

Quelles que soient vos aptitudes grammaticales, des erreurs et des fautes de frappe peuvent s'y glisser. Lorsque vous pensez avoir fini d'écrire, lisez votre texte lentement et attentivement, surveillez les fautes de frappe. Ne faites pas confiance au correcteur d'orthographe. Si possible, imprimez une copie papier de votre lettre et lisez-la à haute voix, un stylo à la main, en marquant les fautes de frappe, les phrases maladroites, les lignes confuses. Si c'est vraiment important, demandez à quelqu'un d'autre de le lire et de vous laisser savoir si vous avez oublié quelque chose.

8. Laisser refroidir avant d'envoyer.

Surtout si vous écrivez pour convaincre ou pour vous plaindre, vous êtes probablement motivé par des sentiments plutôt forts. Absolument écrire votre premier projet dans la chaleur de la passion. Exprimez vos sentiments. Obtenez tout sur le papier. Mais alors… avant que vous imprimiez et signiez, ou frappiez l'envoi, partez pour un moment. Va faire autre chose. Laissez cette chaleur de passion refroidir. Revenez ensuite et relisez ce que vous avez écrit. Est-ce juste? Est-ce intelligent? Est-ce vrai? Est-ce gentil? Vous regretteriez de l'avoir lu à la télévision, devant votre patron et votre grand-mère? Faites les changements qui vous semblent appropriés après que vos émotions se soient calmées. La publicité

Puis, et seulement alors, cliquez sur envoyer.

Qu'est-ce que j'ai manqué? Quel est votre défi de communication le plus délicat? Vos questions et suggestions sont invitées.

(Crédit photo: Signature via Shutterstock)