Google est-il prêt à gérer votre entreprise? (Partie 1 de 2)

Grand fan des applications Web 2.0 en ligne, je suis depuis longtemps une entreprise de plus en plus stable en matière de services Web, allant de Google Docs à Google Voice en passant par Google Reader. Leur vaste collection croissante d’applications et de services en ligne permet de plus en plus d’envisager de gérer la plus grande partie de votre entreprise en utilisant des applications Google gratuites (ou peu coûteuses). Même les grandes entreprises ont réussi à passer à l'acte, avec des méga-entreprises comme GE donnant un tour complet à la suite Google Apps for Business de Google. Et avec les récents ajouts à l'écurie Google, tels que Postini, un service de sécurité et de détectabilité de la messagerie, de nombreuses préoccupations relatives à la sécurité et à la conformité commencent enfin à être résolues. La publicité

Bien que je ne gère pas d'entreprise plus grosse que la mienne, j'ai récemment jeté un œil aux offres de Google et à la manière dont elles pourraient être utilisées dans un environnement de petite ou moyenne entreprise. Dans cette section, nous allons examiner certaines des tâches de base que les entreprises doivent accomplir - communication, productivité et promotion - et comment les services de Google, à la fois dans leur package Google Apps et parmi leurs services autonomes, peuvent aider les entreprises à faire le travail bien fait. où Google ne semble tout simplement pas faire la marque.

la communication

L'une des fonctions essentielles de toute entreprise est la communication, à la fois entre ses employés et avec les clients, les fournisseurs et les médias. Google Apps combine les outils de messagerie, de discussion en ligne, de calendrier, de création et de modification de documents et de collaboration dans une seule et même suite. Parmi les autres services proposés, citons Google Voice (anciennement Grand Central), un service de renvoi téléphonique et de messagerie vocale qui propose également des appels sortants peu coûteux. La publicité

Parmi ces services, Gmail est facilement le plus fort. Dans le cadre de Google Apps, les entreprises peuvent configurer rapidement les adresses électroniques @ votredomaine.com, chacune avec sa propre boîte aux lettres en ligne. L'intégration de Gmail à la puissante technologie de recherche de Google facilite l'accès aux informations archivées, et un accès complet aux protocoles POP et IMAP signifie que vous pouvez accéder à la messagerie électronique via le client de bureau de votre choix, y compris Outlook..

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Les utilisateurs en ligne de Gmail ont également accès à diverses fonctionnalités de Google Labs (accessibles dans le coin supérieur droit de Gmail), telles que la possibilité de sauvegarder et de réutiliser du texte passe-partout. L'interface en ligne comprend également un gestionnaire de tâches simple, partagé avec Google Agenda, qui permet de placer des tâches obsolètes directement dans votre agenda sans quitter Gmail. La gestion des contacts de Gmail est assez faible et ne ressemble en rien à la gestion des relations client (bien que les utilisateurs de Salesforce.com puissent tirer parti de Salesforce pour Google Apps, qui s'intègre à Gmail, Google Agenda, Docs et Google Talk.). La publicité

Postini, Une acquisition plus récente de Google fournit une sécurité basée sur des règles ainsi que l’archivage et la possibilité de détection du courrier électronique pour les entreprises qui doivent garantir la conformité à la norme HIPAA ou Sarbanes-Oxley, ou qui ont simplement besoin d’un niveau de sécurité élevé pour les messages entrants et sortants. Certains services de Postini sont intégrés à Google Apps Premier; les autres doivent être achetés séparément. Toutes les fonctionnalités de Postini sont également disponibles pour les utilisateurs non-Gmail en acheminant votre courrier électronique via les serveurs de Google..

Google Talk Ce n’est pas le système de messagerie instantanée le plus répandu, mais il offre plus que suffisamment de puissance pour la communication entre bureaux. Le service est accessible via un client dédié, un client contextuel dans Gmail ou des clients tiers tels que Digsby ou Pidgin. Les capacités vocales et vidéo sont correctes, mais ne permettent pas de passer à des téléphones standard tels que Skype ou d’autres systèmes VoIP. La publicité

la voix de Google remplace les services de messagerie vocale et de transfert traditionnels, offrant aux utilisateurs un numéro de téléphone unique qui peut être transféré vers un, plusieurs ou tous les autres numéros de téléphone de l'utilisateur - ou différentes combinaisons de téléphones en fonction de règles créées par l'utilisateur. Les messages peuvent être récupérés via la messagerie vocale traditionnelle, ou des fichiers audio peuvent être envoyés par courrier électronique. Malheureusement, Google Voice ne propose pas de service de niveau professionnel lui permettant de remplacer un système PBX. De plus, pour le moment, il n'est pas entièrement ouvert au public et nécessite une invitation à s'inscrire..

Pour rester au courant des actualités du secteur, des événements mondiaux, des blogs, des recherches sur Twitter et même des informations et des mises à jour au sein de votre organisation, le logiciel gratuit Google Reader offre peut-être le meilleur lecteur RSS sur le marché. Étant donné que la plupart des applications de la suite Google (ainsi que d’autres applications et services en ligne) offrent un flux de mises à jour via RSS, Reader peut facilement devenir le “centre” de votre entreprise. Pour garder un œil sur la façon dont votre entreprise est discutée sur le Web, ajoutez des flux à partir de Alertes Google, qui vous permet de créer des recherches sur les moteurs de recherche Web, Google Actualités, les blogs et les vidéos de Google, ainsi que dans Google Groupes ou dans les cinq “complet” chercher. Tous vous permettent de savoir quand un terme en particulier figure dans les 10 premiers résultats de recherche sur ce terme (les 20 premiers pour le Web, les 50 premiers pour les groupes Google). Les alertes Google sont idéales pour suivre la manière dont votre entreprise ou vos produits sont écrits sur le Web - configurez-les pour votre entreprise et vos noms de marque, ainsi que pour des recherches générales dans votre domaine afin de suivre votre concurrence. (Les alertes Google peuvent également être envoyées par courrier électronique).

Pour la communication entre les groupes de projet, essayez de configurer une liste privée sur Groupes Google, un système de gestion de liste de courrier électronique gratuit. Les groupes peuvent être publics ou uniquement accessibles aux personnes que vous ajoutez directement, ce qui permet la communication au sein de votre organisation et avec votre public. Comme tous les produits Google, la possibilité d'effectuer des recherches dans vos archives à l'aide du moteur de recherche de Google constitue le principal atout du service. Ce service est par ailleurs comparable à d'autres services de listes de diffusion tels que les groupes Yahoo..

Dans la deuxième partie de cet article, nous aborderons les offres de Google en matière de productivité et de promotion. Pour être honnête, les offres de Google en matière de communication sont leur point fort. leurs applications de productivité, bien qu'utiles, tendent à être beaucoup plus limitées que des offres similaires, même leurs concurrents en ligne. Je terminerai par une brève évaluation de la question de savoir si les services de Google pourraient être ou non des choix appropriés pour les petites et moyennes entreprises. À plus tard!