Réunions, @ & !! $ * @ Réunions!

Dans la liste des activités qui font perdre du temps et créent une frustration inutile au travail, les réunions se classent presque au sommet, juste en dessous des évaluations de performance et de la préparation des budgets..

Vous êtes coincé dans une réunion à laquelle vous ne voulez pas assister, en pensant à tout le travail accumulé sur votre bureau, pendant que vous écoutez à demi quelqu'un qui bourdonne sans fin sur un sujet qui ne vous intéresse pas. Quand la réunion se terminera enfin , moins de la moitié de l’ordre du jour est achevé et tout le monde sort de son calendrier pour prendre rendez-vous. La publicité

Pire encore, de nombreuses réunions ne semblent jamais aboutir à une décision claire du tout, vous laissant vous demander pourquoi les gens se sont réunis en premier lieu. Certaines personnes passent la majeure partie de leur journée de travail normale dans des réunions d’un genre ou d’un autre. Le seul moment disponible pour faire leur propre travail est soit très tôt le matin, avant la première réunion, ou tard le soir, quand ils devraient se détendre à la maison..

Pourquoi les organisations permettent-elles une telle perte de temps et d'énergie??

La première raison, je crois, est simple: méfiance généralisée. La publicité

• Les cadres supérieurs ne font pas confiance à leurs subordonnés pour être suffisamment compétents pour prendre en charge tous les projets importants. Ils exigent donc qu’ils associent les autres à leurs décisions, pensant que cela évitera des erreurs coûteuses..
• De puissants collègues ne se font pas confiance pour ne pas nuire à leur position d’une manière ou d’une autre, ils insistent donc pour “tenu au courant” avant que les décisions ne soient prises - généralement en exigeant la tenue d'une réunion, puis en envoyant un subordonné capable d'arrêter les progrès non souhaités et de signaler les activités suspectes.
• Les départements font encore moins confiance aux autres départements. Même résultat, fois dix.
• Les gens en général ne croient pas que les autres ne disent pas quelque chose de mauvais derrière leur dos, alors ils veulent être là pour se défendre. (C’est une perte de temps. Les gens vous reprocheront toujours, s’ils le veulent. Ils trouvent simplement une autre occasion ne sont pas Là.)
• Les auditeurs ne font confiance à personne (à l'exception d'eux-mêmes) avec de l'argent. Ils ont donc besoin que les décisions relatives aux dépenses soient prises en commission, alors que d'autres regardent toujours - souvent jalousement. (Cela n'a pas très bien fonctionné dans les affaires de corruption de haut niveau récemment rapportées, n'est-ce pas? Et les auditeurs n'étaient-ils pas impliqués dans ces manigances?)
• Cela a toujours été comme ça. Personne ne veut prendre le risque de faire les choses différemment, car il sait qu’il existe un domaine dans lequel pouvez faire confiance aux autres sans aucun doute: leur imputer tout le blâme en cas de problème.

La raison secondaire est moins négative: une conviction que beaucoup de têtes valent toujours mieux qu'une.

Cela a une certaine vérité quand il s'agit de générer des idées. Si le but est de faire quelque chose, beaucoup de têtes ralentissent presque toujours les choses. Il est étonnant de voir avec quelle facilité un groupe de personnes peut trouver des retards et des problèmes s’ils y mettent leur esprit collectif. La publicité

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Ensuite, il y a une recherche pour consensus: ce concept surmené qui semble produire des décisions à la satisfaction de tous; alors que la seule décision possible est celle qui n’offense personne, car c’est inoffensif, conventionnel et improbable de fonctionner de toute façon. Il est bon d’avoir un consensus, mais c’est rarement essentiel. Si l'action proposée est nouvelle et inconnue, il est peu probable qu'un consensus soit même possible à l'avance.

De nombreuses réunions peuvent être inévitables, mais voici comment éviter d’ajouter vous-même au fléau des réunions: Publicité

• Il n'y a que trois véritable raisons d'une rencontre:

1. Vous souhaitez recueillir des idées et des réflexions des présents.
2. Les gens ont des préoccupations sur un sujet et vous êtes prêt à y répondre en personne et immédiatement.
3. Un groupe de personnes souhaite se réunir pour célébrer un succès ou se soutenir mutuellement dans l'adversité.

Si vous avez une autre raison de tenir une réunion, choisissez un moyen de communication plus approprié. Par exemple, le simple fait de transmettre des informations est généralement mieux géré par mémo, courrier électronique ou un autre document. Si vous ne pouvez pas ou ne voulez pas répondre aux questions tout de suite, rassemblez les questions par entretien, par écrit ou par téléphone, et n'y répondez que lorsque vous êtes prêt..

Si l’une de ces raisons constitue votre véritable raison de tenir une réunion, annulez-la immédiatement:

• Tu en as toujours un. (C'est le moment de s'arrêter.)
• Vous pensez que les gens aiment avoir des réunions. (Désolé. Ils ne le font pas.)
• C'est un bon moyen d'établir des priorités et de motiver tout le monde. (Ce n'est pas.)
• Cela renforce l'esprit d'équipe. (Ça ne marche pas.)

Des réunions pouvez être utiles, mais seulement si elles sont retenues pour de bonnes raisons (voir ci-dessus), si elles sont bien gérées et ne durent pas une seconde de plus que ce qui est absolument nécessaire. Dans toutes les autres circonstances, ils sont plus susceptibles d'être un fléau pour tout le monde. Donnez-les. Tout le monde vous en remerciera, à l'exception de ceux qui aiment s'immiscer dans le travail d'autres personnes, comme excuse pour ne pas s'entendre avec eux-mêmes..

P.S. Les organismes publics et universitaires sont encore pires. Seul un organisme public pourrait inventer le Comité directeur, chargé de superviser le Groupe de travail, qui examine les éventuels rapports d’un ou plusieurs groupes d’étude, qui reçoivent d’abord une contribution d’une série de sous-comités, qui fondent leurs conclusions sur des rapports de spécialistes des membres comprennent pleinement de toute façon.

Adrian Savage est un Anglais et un dirigeant d'entreprise à la retraite qui vit à Tucson, en Arizona. Vous pouvez lire ses pensées sérieuses la plupart des jours sur Slow Leadership, le site destiné à tous ceux qui souhaitent raviver leur goût, leur zeste et leur satisfaction; et ses plus fous au Coyote Within.