Résolu à ne pas utiliser de papier mais vous voulez le faire intelligemment? Dans cet article, nous allons couvrir 4 erreurs majeures que vous pourriez commettre dans votre quête du sans papier.

Erreurs à éviter quand vous allez sans papier

Erreur # 1 - Ne pas arrêter le flux de papier à vous

• Recevez-vous toujours des magazines papier? Annulez ces abonnements maintenant: à quelle fréquence s'assoient-ils et s'entassent-ils avant d'avoir la chance de les lire?
  • Si vous aimez vos magazines et avez besoin d'alternative numérique, essayez l'application Next Issue.
• Inscrivez-vous à la facturation sans papier et évitez l'envoi d'une tonne d'articles en papier dans votre boîte aux lettres..
• Désinscrivez facilement des mailings indésirables: utilisez une application comme Paper Karma pour prendre une photo du à et de adresses sur les envois et ils s'occuperont du reste.

Erreur # 2 - Laisser le papier s'empiler

Pour réussir lorsque vous n’utilisez pas de papier, vous devez empêcher le papier de s’empiler autour de vous. La publicité

• Manipulez le papier lorsque vous le rapportez à la maison:
  • Recyclez ou jetez le courrier ou les avis inutiles. Assurez-vous d’utiliser Paper Karma pour empêcher le prochain article de cette entreprise de se présenter à votre porte..
  • Désignez un emplacement pour tout le papier à manipuler, par exemple Si vous avez une facture à payer, vous pouvez la placer dans un bac désigné pour les factures..
    • N'oubliez pas de vous inscrire pour la facturation sans papier pour toutes les factures récurrentes.
  • Tous les documents qui doivent être classés doivent être immédiatement numérisés, puis déchiquetés ou recyclés.
  • Si vous devez conserver le document original pour une raison quelconque, numérisez-le d'abord, puis rangez-le dans un endroit sûr..
    • Je conserve généralement les reçus qui peuvent être nécessaires pour les déclarations dans un fichier pour l'année d'imposition en cours.
    • Les reçus de petits articles sont déchiquetés après quelques mois, à moins que cela ne soit nécessaire aux fins de l'impôt..
    • Les tickets de ticket volumineux doivent être archivés jusqu'à ce que vous n'ayez plus l'article.
• De plus en plus de sociétés et de fournisseurs acceptent maintenant les reçus sans papier, ce qui nous aidera vraiment à passer au sans papier.
  • Transférez tous les reçus dont vous disposez dans votre dossier de réception Evernote et étiquetez-les avec la date, l'entreprise et l'article (le cas échéant)..
• Demandez à votre famille et à vos amis d’envoyer des courriels ou des cartes électroniques plutôt que des cartes papier. Découvrez AmericanGreetings.com ou des applications comme Red Stamp pour envoyer de belles cartes numériques..

Erreur # 3 - Numérisation incorrecte lorsque vous essayez d'aller sans papier

Je connais un homme qui a passé des heures et des heures à scanner tous ses documents dans le but de ne pas utiliser de papier. Je pensais que c'était formidable jusqu'à ce que sa femme me dise comment il les a scannées. Ne répétez pas ces erreurs dans votre quête sans papier: Publicité

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• Numérisation de documents non liés en un seul gros morceau. Bien sûr, la numérisation peut être plus rapide, mais vous avez ensuite de gros fichiers .pdf contenant des documents qui ne sont pas liés et qui ne peuvent pas être classés électroniquement de manière significative..
• Enregistrement de vos documents numérisés dans n’importe quel emplacement de votre disque dur.
• Ne pas avoir un système pour pouvoir trouver les documents que vous numérisez.

La femme de ce monsieur ne savait pas où trouver tout ce qu'il avait scanné. Elle a ajouté qu'il était désormais beaucoup plus difficile de trouver quoi que ce soit et qu'il devait toujours lui demander d'essayer de localiser un document. Ce projet n’a entraîné aucune amélioration de la productivité. La publicité

Évitez ces erreurs de numérisation en scannant ensemble des documents identiques et en maintenant un bon système de classement électronique pour pouvoir retrouver les documents que vous avez enregistrés. J'utilise Evernote pour réaliser ce dernier processus, en répliquant mon système de classement dans Evernote via des cahiers et des étiquettes. La recherche dans Evernote est exemplaire et permet à l'utilisateur de rechercher facilement dans un document les mots clés dont il a besoin pour l'identifier. La fonction de recherche au format PDF Evernote Pro est particulièrement utile, elle est indispensable pour ceux qui souhaitent se passer de papier..

Erreur n ° 4: ne pas avoir de système de sauvegarde en place

Que vos documents numérisés se trouvent sur votre disque dur ou dans le nuage, assurez-vous de disposer d'une sauvegarde. Je recommande un minimum d'un ensemble localement et un dans le cloud.

Avez-vous déjà commencé votre quête sans papier? Si oui, partagez vos meilleurs conseils pour aller sans papier dans les commentaires ci-dessous. Dites-nous également comment ces conseils vous aident dans votre cheminement.

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