Mes luttes avec le triage des emails

  • David Thornton
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J'aime l'information, probablement plus que ce que je devrais. J'ai réussi à trouver un cheminement de carrière où l'information est vraiment de l'argent - si je peux raconter une histoire ou créer un nouvel angle, je peux manger à la fin de la journée. Je suis constamment à l'affût de nouvelles informations que je peux utiliser. Je reçois des courriels sur toutes sortes de choses, suis près de 300 blogs et sites Web via RSS et essaie généralement de tout savoir au moment où cela se produit.

Même si j'aime les informations, je suis toutefois prêt à admettre que j'ai un problème. Je commence à être un peu surchargé et mon ancien système de triage des informations ne fonctionne tout simplement pas pour moi. Jusqu'à présent, lire un email ou un message et y donner suite immédiatement ou le faire figurer sur ma liste de tâches futures suffisait. Je pouvais prendre un moment chaque fois qu'un nouvel e-mail est apparu et y aller. Non plus, cependant. J'ai assez d'informations à venir pour que mon système ait besoin de mûrir. La publicité

J'avais déjà des étiquettes implémentées, à la fois dans mon compte de messagerie et dans mon lecteur RSS, mais elles sont devenues le dernier mot dans la gestion des choses. Par exemple, les lettres d’information par courrier électronique sont toutes étiquetées comme telles et ne sont lues que lorsque des questions plus importantes ont été traitées et sont lues ensemble. Il en va de même pour les blogs et les sites Web. Il y a certains sites que je dois tout simplement lire pour faire mon travail - ceux-ci figurent en tête de liste. Tout le reste peut attendre jusqu'à ce que j'ai besoin d'un nouveau projet.

Lundi, j'ai commencé à essayer de réduire le temps que je passe sur les courriels et autres informations. Jusqu'à présent, j'ai gardé une fenêtre de navigateur ouverte avec mon courrier électronique, mon lecteur RSS et d'autres outils d'information ouverts à tout moment. Je suis tombé en panne et j'ai suivi les conseils de presque tous les experts en productivité: j'ai fermé la fenêtre. Cela a fait une différence aussi. Même prendre une minute pour supprimer un email suffit apparemment à briser le fil de mes pensées. Cela a pris une force de volonté - je suis vraiment accro à l'information - mais lundi, je n'ai vérifié mon courrier électronique que quatre fois au cours de ma journée de travail. C'était bien aussi. Je sais que j'en ai fait plus que d'habitude, et rien d'important ne m'a échappé. J'ai réussi à garder mes lectures RSS et autres navigateurs dans le même laps de temps. La publicité

Penelope Trunk a dit quelque chose hier, tout en expliquant pourquoi elle n'atteint pas immédiatement la première chose la plus importante de sa liste de choses à faire. Cela a vraiment résonné avec moi: “… Je m'assieds pour travailler à 8h et je réponds par courrier électronique. Ce qui n’est jamais la chose la plus importante, mais toujours la plus amusante, car une boîte de réception complète est comme un seau de billets de loterie: on ne sait jamais, mais on espère toujours que l’on frappe beaucoup.” (Pour le compte rendu, le reste de l'article ne concerne pas le courrier électronique.) C'est exactement ce qui m'arrive! Je m'assieds, je commence à lire et j'effectue mes premières tâches afin de traiter quelques courriels qui ne sont pas vraiment importants.

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Je n'ai pas touché mon ordinateur pendant près de 36 heures, du lundi soir au mercredi matin. Mais quand je me suis connecté mercredi et que j'ai trouvé 97 courriels dans ma boîte de réception, je me sentais bien - tant de gens voulaient parler à mon vieux! Je l'ai réduite à 60 courriels sur lesquels je devais vraiment agir, qu'il s'agisse de répondre à la prise de notes sur mon calendrier. Nous n'allons même pas penser au nombre de mises à jour attendues sur mon lecteur RSS. Je savais que je devais vraiment faire un peu de triage rapide pour m'assurer que rien n'était urgent, et ensuite passer à mon travail de la journée. J'aurais pu gérer autre chose plus tard et éviter tout problème de pénurie de temps à la fin de la journée. Mais non. J'ai été pris au dépourvu par le plaisir de ma messagerie et j'ai passé presque deux heures à parcourir tous ces messages, à rédiger des réponses et à prendre des notes. J'ai une belle boîte de réception vide à afficher, ainsi qu'un ensemble de tâches non exécutées. Dire que je suis tombé du wagon serait le mettre à la légère. Pire encore, alors que j'essayais de me concentrer sur mon travail, j'avais beaucoup de difficulté à dépenser plus d'une minute ou deux dans les mêmes pensées. La publicité

Créer une nouvelle méthode de traitement de l'information est une tentative permanente pour moi. Ce serait beaucoup plus facile si je ne prenais pas plaisir à lire les nouvelles pour le plaisir, mais je sais que m'habituer à ne pas toujours avoir des informations à portée de main peut être le seul moyen pour moi de me concentrer sur les choses importantes. - les choses pour lesquelles je suis payé. Pour moi, il s’agit de trouver un équilibre entre la lecture des informations menant à des travaux futurs et la réalisation de mes projets en cours. Je commence à penser que, du moins pour moi, consulter mon courrier électronique une fois le matin et une fois le soir serait un excellent objectif. Je ne sais pas combien de temps cela prendra pour atteindre cet objectif, mais je m'efforce de répéter le succès de lundi..

Avez-vous des moyens de rester sur la bonne voie? Des astuces pour ne pas se perdre dans les courriels et autres informations? S'il vous plaît partager - j'ai peut-être besoin de toute l'aide que je peux obtenir! La publicité




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