Réunions d'ongles vers le bas

Les réunions peuvent avoir beaucoup de fluidité. Ils commencent un peu tard parce que les gens arrivent un peu tard. Il y a cet endroit où vous n'avez pas vu Jumpha depuis un moment et vous posez des questions sur ses enfants. Vous distribuez l'ordre du jour et les gens la face cachée en feuilletant et en remuant les papiers. Certaines personnes lisent et répondent au courrier via leur BlackBerry.

Je pense que c'est de la merde. Les réunions ressemblent souvent à des visites chez le dentiste. Vous devriez y aller, vous faire gratter, ramasser, rincer et nettoyer, rentrer chez vous avec une brosse à dents et un rendez-vous du sixième mois, et c'est tout. La publicité

Vous pouvez fantasmer tout ce que vous voulez sur les réunions au tableau blanc avec toutes les superbes visualisations et tout ça, mais ce sont vraiment la rareté, n'est-ce pas? Mon premier abonnement au magazine Fast Company m'avait trompé pendant un moment. J'ai commencé à croire que les réunions étaient des événements somptueux et somptueux, où les gens planifiaient vraiment l'avenir de la société. Taureau. La publicité

Les réunions sont le lieu où les personnes échangent leur statut, assignent du travail et prennent des décisions rapides. Ils devraient être traités de cette façon. Et oui, je sais que votre lieu est culturellement différent. Je sais que tu n'es qu'une femme. Je sais que tu n'es pas le patron. Voici quelques conseils pour vous aider à diriger la réunion. La publicité

• Publiez l'agenda le plus tôt possible. Au sommet, indiquez: “C'est l'ordre du jour de cette réunion. Nous passerons en revue les éléments de cette liste uniquement. Si vous souhaitez proposer un point de l'ordre du jour non couvert, indiquez-le dans la réponse. Un agenda ajusté sera envoyé. “
• Au bas de l'ordre du jour, définissez les règles de la réunion: “Votre temps est important J'apprécie votre temps et respecte votre présence. Veuillez éteindre tous les appareils mobiles pour la durée de la réunion. Veuillez accepter de vous en tenir à l'ordre du jour. Veuillez vous abstenir des conversations en marge.”
• Au début de la réunion, commencez, que toutes les personnes dont vous avez besoin soient présentes ou non. Il ne manque que quelques débuts, surtout si vous refusez de rentrer, pour que les gens arrivent rapidement. Une fois qu'ils comprendront la nature de vos réunions, ils comprendront.
• Commencez chaque réunion avec le plus bref des “règles de la maison” conversations: “Nous allons nous réunir rapidement sur ce programme spécifique. Je vais parler et vous allez confirmer les informations que nous avons ici. Il y a une question de prochaines étapes que nous resterons ouverts à la discussion. S'il vous plaît, pas de téléphones portables - éteignez-les et pas de conversations latérales. Un orateur à la fois. Merci. Commençons.”
• Soyez agréable, mais soyez l'autorité. Rappelez doucement aux gens que l'ordre du jour est là, que la réunion est ce qu'elle est. Il ne devrait pas y avoir de découverte à cette idée de réunion.
• Ne jamais aller plus loin. Si vous avez encore l'ordre du jour mais pas le temps, arrêtez la conversation. Merci à tous pour leur temps. Se lever. Ils peuvent rester, mais vous devriez sortir. Ne te plie pas à ça. Vous faites des gens en retard pour la prochaine réunion.
• Si vous le pouvez, finissez tôt.
• Donnez aux gens toutes les chances entre les réunions d'être entendus. Ceux qui se moquent le plus lors des réunions ont simplement peur de ne pas comprendre. Allez les voir personnellement et écoutez-les aussi longtemps que vous pouvez vous tenir debout. Reflète leurs mots. Montrez-leur que vous savez ce qu'ils disent.
• Publiez les notes de réunion immédiatement. Ils devraient être très peu plus que l'ordre du jour avec “confirmé” à côté de chaque point, et / ou peut-être un petit bloc de notes au bas. Si vous êtes tous dans le même bâtiment, envisagez simplement de photocopier votre version des notes et de les remettre à tout le monde. Si une copie électronique est nécessaire, soyez bref. Ne publiez pas de volumes d'informations. Les ordres du jour des réunions sont des files d'attente de statut et non des journaux pour la réunion. (L'une des mes idées avec la plupart des gestionnaires de projet, formels ou informels, est qu'ils écrivent des mini-romans lorsqu'un statut est tout ce qui est nécessaire).

Vous ÊTES l'autorité aux réunions que vous appelez. Vous pouvez apporter cette culture à votre entreprise assez rapidement, car elle montre le respect du temps des gens, une volonté de convoquer la réunion et de se disperser rapidement, et un fort sentiment de savoir ce que vous savez. Les réunions où vous semblez préparé et agissez en tant qu'autorité sont toujours plus agréables pour toutes les personnes concernées. Je vous encourage vivement à essayer ces astuces et à leur répondre..

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-Chris Brogan écrit à propos de l'amélioration de soi et de la productivité sur [chrisbrogan.com]. Il écrit sur les nouveaux médias et le contenu de Grasshopper Factory. Rencontrez Chris Brogan au PodCamp Boston ou au salon Podcast and Portable Media Expo en Californie.

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