Organisation du papier et de l'information 7 Erreurs qui sabotent votre productivité

En tant qu'organisateurs professionnels aidant les personnes à organiser leurs bureaux et espaces de travail, voici les 7 plus grandes erreurs d'organisation des informations que nous voyons dans notre travail avec les clients. Faites-vous également ces erreurs??

1. Ne connaissant pas la différence entre “action” Et “Référence”

Ce concept est très important pour commencer à passer à travers vos piles. Vous devez séparer le papier et les informations qui nécessite une action à partir d'informations qui doivent simplement être conservées pour d'éventuels besoins futurs.

2. Ne pas avoir un système de gestion de contact standard La publicité

Avez-vous une combinaison de bouts de papier, d’empilements de cartes de visite en caoutchouc, votre carnet d’adresses e-mail et un carnet d’adresses papier? Choisissez un système et mettez tout au même endroit.

3. Matériel et fournitures rendant difficile le classement

Beaucoup de gens ont des classeurs de mauvaise qualité qui créent des obstacles au classement efficace et opportun de vos documents. Nous voyons souvent des tiroirs qui collent ou ne fonctionnent pas correctement, ce qui vous empêche tout simplement de l'ouvrir. L'achat de fournitures de classement de qualité est également important. Nous voyons souvent des dossiers suspendus bon marché se séparer, ce qui fait tomber la pièce métallique (et vos papiers aussi).

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4. Ne pas traiter avec du papier et de l'information sur une base régulière La publicité

Quelle est votre tolérance à la vaisselle? Laissez-vous votre évier s'accumuler jusqu'à ce qu'il semble écrasant? Probablement pas… la plupart des gens font leur vaisselle tous les jours. Nous enseignons aux gens que leur boîte de réception ou leur panier de courrier ressemble à leur évier de cuisine! Le courrier va continuer à arriver, et le laisser empiler va faire empirer les choses.

5. Ne pas avoir une maison sécurisée pour vos mots de passe

Il est important de sécuriser vos mots de passe et de les changer souvent, mais si vous ne disposez pas d'un système de suivi, il est très facile d'oublier ces informations. Il existe sur le marché de nombreux logiciels de gestion de mots de passe sécurisés, cryptés et ne nécessitant qu'un seul mot de passe principal pour déverrouiller toutes vos autres informations. Nos favoris sont SplashID (pour les utilisateurs de PDA), Password Agent et Password Depot..

N'oubliez pas qu'il est essentiel que quelqu'un d'autre connaisse cette information si vous êtes touché par le bus. Dites à quelqu'un en qui vous avez confiance comment trouver vos informations. La publicité

6. Garder trop pendant trop longtemps

La question la plus fréquemment posée est la durée de conservation des documents. En général, les documents justificatifs fiscaux tels que les relevés bancaires peuvent être déchiquetés au bout de sept ans, selon la plupart des experts. Mais il est conseillé de conserver indéfiniment la déclaration de revenus elle-même et de conserver pour toujours les documents relatifs aux investissements et aux biens immobiliers. Vous devez vérifier auprès de votre avocat ou de votre comptable pour être absolument certain de votre situation unique..

7. Ne pas sauvegarder votre ordinateur

Nous sommes toujours choqués par le nombre de personnes qui ne sauvegardent pas leurs données. La question n'est pas si votre disque dur va échouer, c'est quand! Es-tu prêt? Un bon système de sauvegarde devrait être: Publicité

• Garantir- fiable et sûr des pirates et des regards indiscrets
• automatique- afin de ne pas tergiverser ou oublier
• Éloigné- en cas d'incendie ou de catastrophe

Nous recommandons généralement www.backuphelp.com ou www.ibackup.com. Ces services à prix raisonnable ont sauvé le cou de plus d'un de nos clients!

Lorie Marrero est une organisatrice professionnelle et créatrice de The Clutter Diet, un programme en ligne novateur et abordable pour les organisations à domicile. Le site de Lorie aide les membres à perdre “Clutter-Pounds” depuis leur domicile en fournissant un accès en ligne à son équipe d’organisateurs. Lorie écrit quelque chose d’utile, de drôle, d’intéressant et / ou de incroyablement pratique tous les deux ou trois jours dans le blog Clutter Diet. Elle vit à Austin, au Texas, où sa société fournit des services pratiques d’organisation aux clients depuis 2000..