Productivité Made Simple Comment empêcher vos projets de vous tuer

  • Theodore Horn
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Certains projets peuvent être très pénibles vous savez quoi. Pas tous, bien sur. Mais il y en a qui nous empêchent de dormir la nuit. Il peut y avoir plusieurs raisons à une telle situation. Parfois, les tâches à accomplir sont simplement difficiles à exécuter. D'autres fois, c'est le temps requis qui nous fait peur.

Mais parfois, le plus effrayant de tous est que nous ne savons pas ce qui se passe dans un projet et ne semblons pas en mesure de trouver le moyen de tout planifier et d’obtenir une image claire de ce qui doit être fait..

Dans les parties précédentes de la série, nous discutions de ce qu’il fallait faire une fois que tout était parfaitement présenté. Une fois que nous savons clairement quelles tâches doivent être accomplies, et une fois que nous savons même quand nous voulons nous en occuper. Mais il manque une partie, et bien sûr la planification de vos projets et la sélection de vos priorités.

La plupart des projets que nous décidons d'exécuter doivent être définis et planifiés en cinq étapes principales. Ceux-ci sont:

  1. Fixer des objectifs et des règles.
  2. Définir votre vision pour le résultat final.
  3. Remue-méninges.
  4. Organiser.
  5. Sélection des tâches suivantes.

Bien entendu, tous les projets ne nécessitent pas une séquence d'étapes aussi complexe. Certains projets sont vraiment simples, et définir des choses comme des objectifs ou des visions serait une surdose complète.

Si vous voulez simplement réparer votre voiture, vous n'avez pas besoin de règles intelligentes pour pouvoir le faire… vous savez probablement ce qu'il faut faire sans aide supplémentaire..

Cependant, GTD a été conçu pour pouvoir traiter tout type de projet, peu importe sa taille..

Les étapes mentionnées ci-dessus font exactement cela. Ils peuvent être appliqués à n'importe quoi. Et après les avoir tous parcourus, vous pouvez être sûr que votre projet sera clair et compréhensible. En fin de compte, cela augmentera vos chances d’exécuter le projet avec succès. La publicité

Pour expliquer tout cela, nous devrons laisser nos exemples simples et prendre quelque chose d'un peu plus compliqué… Alors imaginez que vous achetez un nouvel appartement pour vous et votre famille.

1. Fixer des objectifs et des règles.

C’est la partie où vous répondez aux questions de Pourquoi et pourquoi.

Pour notre exemple, la question est: pourquoi voulez-vous un nouvel appartement??

Quelques réponses possibles: vous voulez vivre plus près de votre lieu de travail, vous voulez que vos enfants vivent plus près de l'école, vous voulez plus d'espace pour vous et votre famille, vous voulez vivre dans le centre-ville parce que toutes les choses intéressantes se passent là-bas, vous voulez un environnement plus moderne, etc.

Les raisons derrière chaque projet sont bien sûr différentes. De plus, les projets personnels sont de nature totalement différente des projets centrés sur l'entreprise. Mais ils ont encore beaucoup en commun. Si, par exemple, au lieu d'acheter un nouvel appartement, vous démarrez une entreprise, la question demeure: pourquoi voulez-vous créer une entreprise??

Donc, peu importe ce que vous envisagez de faire, vous devez toujours commencer par vos objectifs et vos règles. Les objectifs que nous avons couverts (c’est le Pourquoi). Les règles sont encore plus faciles à comprendre.

Revenons à notre exemple. Quelques règles: quel est votre budget? où voulez-vous vivre (quel quartier)? voulez-vous avoir une chambre pour tout le monde? avez-vous besoin d'un garage? etc.

Une fois toutes ces choses alignées, vous pouvez passer à l'étape suivante..

2. Définir votre vision pour le résultat final.

C'est là que vous répondez à la question de quoi. La publicité

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Créez une vision complète de ce que vous voulez obtenir comme résultat final du projet. Le plus de détails le mieux.

Votre vision reflète les objectifs et les règles que vous avez définis à l'étape précédente. Les objectifs sont les directives principales sur ce qui devrait et ne devrait pas être fait dans un projet donné. Alors maintenant, vous utilisez ces objectifs pour définir votre vision du résultat final du projet..

Une vision possible pour notre projet:

Je veux un appartement de 4 chambres dans le centre-ville. Au moins X mètres carrés d'espace. Grande cuisine. Il doit y avoir un garage. Le prix devrait être inférieur à X. Mobilier moderne.

Cela ressemble à une bonne vision. Bien sûr, il y a beaucoup plus de choses que nous pourrions inclure ici, mais pour le moment ça va aller.

La prochaine étape est de prendre cette vision et de faire un brainstorming autour d'elle.

3. Brainstorming.

Le brainstorming est probablement l'activité la plus créative de tout projet. Vous l'avez fait plusieurs fois, j'en suis sûr. Cependant, le brainstorming a très peu d’intérêt lorsqu’il est effectué avant d’exécuter les deux étapes précédentes.

Une session de brainstorming doit toujours être créée autour d’une idée principale bien définie. Nous avons donc quelques conseils et savons où nous allons avec. Et c’est exactement ce que nous définissent les objectifs et la vision.

La séance de brainstorming est une chose très simple à faire. Essentiellement, c’est la réponse à la question de Comment. La publicité

Certaines personnes aiment définir des restrictions, par exemple des contraintes de temps. C’est une bonne chose si nous travaillons sur un projet donné et que plus d’une personne effectue le brainstorming. Mais si ce n'est que vous, vous pouvez passer autant de temps que vous le souhaitez. Bien sûr, dans des limites raisonnables.

Commencez par prendre vos objectifs et visions et de les placer dans un endroit visible. Ensuite, laissez simplement votre esprit créateur lâche et notez chaque idée qui vous vient à l'esprit à propos des choses que vous pourriez faire dans le projet. Et je veux dire CHAQUE.

Ce n'est pas le moment d'évaluer les idées et de supprimer les mauvaises. Pas maintenant. C'est le moment de tout écrire, même si cela semble stupide au début.

Notre exemple: appelez l'agence immobilière, rendez-vous chez IKEA, faites appel à un entrepreneur, posez des questions et déterminez s'il s'agit d'un bon quartier ou non, choisissez les couleurs de peinture, obtenez une sculpture pleine taille d'Elvis, obtenez une connexion Internet, contractez un prêt bancaire, contractez un contrat de location une camionnette, vérifiez toutes les installations (électricité, etc.), etc. La liste pour un tel exemple peut continuer encore et encore, donc nous allons nous arrêter ici.

Une fois que vous avez atteint un point où vous ne pouvez penser à rien d’autre, c’est probablement un bon moment pour arrêter de réfléchir et passer à la prochaine étape..

4. Organiser.

Oui, c’est là que vous devez sélectionner les bonnes idées et éliminer les mauvaises. Le brainstorming devrait vous donner beaucoup des deux.

Pourquoi le brainstorming et l'organisation en même temps n'est pas le meilleur choix? Parce que ces activités s'opposent. D'un côté, il faut être créatif et inventer des choses, mais de l'autre, il faut revenir sur le terrain et être raisonnable lors de son évaluation. Cela ne fonctionne tout simplement pas en même temps. C'est pourquoi l'organisation est une étape distincte.

Le processus est simple Il suffit de regarder votre liste de remue-méninges et de supprimer tout ce qui n'a pas grand-chose à voir avec vos objectifs et vos visions, ou qui est simplement stupide (comme la sculpture d'Elvis… ou est-ce?).

Une fois que vous avez passé du temps à examiner toutes ces choses, votre cerveau va automatiquement commencer à organiser les choses en fonction de leurs priorités et de ce qui doit être fait en premier. Vous devez utiliser cet état d'esprit et passer rapidement à l'étape finale. La publicité

5. Sélection des tâches suivantes.

C’est là que notre vieil ami - la liste des tâches à venir - entre en jeu..

À ce stade, la sélection de la tâche suivante de votre projet devrait être facile. Après la phase d’organisation de toutes les idées, vous devez disposer d’un ensemble d’activités adaptées à vos objectifs et à votre vision. Des choses absolument essentielles pour la mise en œuvre du projet. Maintenant, sélectionnez simplement votre prochaine tâche pour le projet.

Tout ce que vous avez à ce stade va dans votre liste de projets. Et la prochaine tâche possible va à votre liste de tâches suivante. À partir de ce moment, vous pourrez reprendre votre travail habituel (style GTD). C'est là que tout se lie.

Et après?

En gros, c'est ça. Il ne vous reste plus qu'à utiliser le système pour vous aider à mieux vous organiser et à exécuter vos projets plus efficacement. À la fois dans la vie personnelle et dans les affaires.

Juste pour récapituler et vous diriger vers les parties spécifiques de cette série.

  • Commencez avec l'exercice de vidage du cerveau.
  • Créez votre première liste de tâches suivantes et souvenez-vous des règles de sélection des tâches à gérer à tout moment..
  • Planifiez vos projets selon la stratégie de ce post.
  • Mettre en place les sept principaux éléments de productivité.
  • N'oubliez pas de travailler selon votre graphique d'activité quotidienne.

J'admets qu'il y a beaucoup à faire si vous souhaitez que GTD soit pleinement mis en œuvre dans votre vie quotidienne. Mais préféreriez-vous courir comme une poule dont la tête est coupée parce que vous ne savez pas quoi faire ensuite? Probablement pas.

Un dernier encouragement pour vous: si vous pensez ne pas avoir le temps de jouer avec de telles méthodologies, suspendez votre incrédulité un instant et gardez un peu confiance, car après avoir mis en œuvre GTD, vous aurez le temps de tout faire..

N'hésitez pas à partager comment GTD travaille pour vous. Je suis curieux de savoir. Je l'utilise par exemple depuis 2009 et cela fonctionne vraiment comme un charme.

(Crédit photo: Productivité ou motivation via Shutterstock)




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