La productivité simplifiée La clé de la technologie GTD - Votre graphique d'activité quotidien

Cela semble sérieux, n'est-ce pas? Heureusement, l'idée s'avère assez facile à saisir.

Mais d'abord…

À ce stade, vous savez déjà quels sont les principaux éléments de la productivité et par où commencer avec GTD. Tout cela est formidable, mais il nous manque encore un élément d'information important…

Que diable faire de tout ça??!

Et aujourd'hui, nous allons couvrir exactement cela.

Comprendre le diagramme d'action

Lorsque vous travaillez avec GTD, vous faites en tout temps l’une des trois choses suivantes: Publicité

• S'occuper de tâches définies.
• S'occuper de tâches non définies.
• Planifiez (définissez) vos tâches.

Ces choses tombent dans une boucle et se répètent tout au long de la journée, de la semaine, du mois, etc..

La planification de vos tâches sera le sujet du prochain article de cette série. Laissons-le pour l'instant et concentrons-nous sur les deux premières choses..

• Tâches / activités définies tout ce qui se trouve dans votre liste de projets, votre liste de tâches suivantes, votre liste future / peut-être et votre calendrier. Vous savez, tout ce que vous avez prévu de faire éventuellement.
• Tâches / activités non définies sont tout ce qui vient à vous par surprise, vous obligeant à prendre une sorte d'action. Comme lorsque votre conjoint vous appelle et crie que votre maison est en feu. (C'est un exemple extrême, mais j'essaie seulement de faire passer mon message.)

Définies et indéfinies sont les seuls types de tâches possibles sur lesquelles vous pourriez tomber en chemin. Tout vous est familier (choses que vous avez planifiées) ou nouveau et inattendu (des choses que vous n'aviez pas prévues se produiraient).

Tâches définies, nous avons couvert. Lorsque vous avez envie de travailler, choisissez-en un dans votre liste de tâches suivante et exécutez-le. Mais que faire lorsque des tâches non définies se produisent? Est-ce que nous les faisons simplement, ou quoi?

C'est là que le graphique d'activité quotidien entre en jeu.

Apprendre à connaître votre graphique d'activité quotidien

Tout d'abord, le graphique lui-même. Ne vous découragez pas dès le départ car la chose est en fait assez facile à comprendre - comme je l'explique ci-dessous.

La publicité

Il y a une chose appelée des choses en haut du graphique. Des choses sont tout ce qui croise votre chemin au cours de la journée - tout ce que votre vie vous frappe (tâches non définies). Recevoir un email est un chose. Venir avec une nouvelle idée de quelque chose est un chose. Recevoir un appel téléphonique est une chose. Obtenir un ordre direct de votre patron est aussi un chose. En une phrase - tout ce qui nécessite une réaction de votre part est un chose.

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Alors les choses vont dans votre boîte de réception. La boîte de réception ne doit pas nécessairement être une boîte de réception réelle, comme une boîte de réception électronique ou une boîte aux lettres traditionnelle dans votre jardin. C’est simplement un endroit où toutes les choses arrivent.

Vous pouvez créer un dossier sur le bureau de votre ordinateur, par exemple. Vous pouvez également tout noter sur des notes autocollantes et les coller à l'écran de votre ordinateur. Ou avoir un conteneur spécial à côté de votre bureau. Le choix est vraiment à vous. Tout ce qui est le plus logique pour vous peut être utilisé comme une boîte de réception.

Donc, tout y atterrit et attend que de nouvelles actions soient prises de votre part. Ce que vous faites est de ramasser quelque chose dans la boîte de réception et de répondre à la première question: Qu'Est-ce que c'est? Dois-je (ou vouloir) faire quelque chose à ce sujet?

Si la réponse est non alors vous avez quatre options principales que vous pouvez faire ensuite.

• Jeter la chose. Assez explicite.
• Mettre dans votre avenir / Peut-être Liste. Si vous pensez que vous pourriez vouloir travailler avec cette chose à l'avenir.
• Planifier dans votre calendrier. Si vous devez agir à une date et à une heure précises (rappelez-vous, votre calendrier est sacré).
• Le mettre dans vos fichiers de référence. S'il s'agit simplement d'un élément d'information que vous souhaitez conserver, mais que vous ne pouvez en aucun cas utiliser.

Si la réponse est Oui alors une deuxième question se pose: Est-ce la prochaine action possible?

Les choses non définies que vous rencontrez au cours de la journée peuvent être construites très différemment. Il peut s’agir de simples activités à action unique (comme un e-mail disant, “Sortir les poubelles”, ou ils pourraient aussi bien commencer des projets massifs (comme, “Lancer la campagne marketing pour Coca-Cola”). La question ci-dessus est donc de savoir où vous décidez s'il s'agit du premier ou du dernier. La publicité

Si cela ressemble vraiment à un nouveau projet, vous devez le mettre dans votre liste de projets, puis planifier un peu pour l’aider à dresser une liste de tâches possibles (j’en reviendrai plus loin dans poster dans la série).

Cependant, s'il ne s'agit que d'une simple activité / tâche en une seule action, envisagez de vous en occuper immédiatement. D'où la troisième question sur le graphique: Puis-je le faire en moins de 2 minutes?

Pourquoi la restriction de 2 minutes? Parce que si vous deviez vous occuper de chaque tâche ponctuelle, une personne vous envoie sur place, vous ne pourrez plus rien faire en une journée. GTD vous protège simplement contre une situation lorsque les tâches entrantes sabotent votre façon de travailler.

Donc, si vous pouvez effectivement le faire en moins de 2 minutes, alors fais-le simplement. Je vous ai donné ci-dessus quelques exemples de tâche de ce type: quelqu'un vous a dit de sortir la corbeille.

Malheureusement, la plupart des tâches non définies ne peuvent pas être effectuées en moins de 2 minutes. C'est juste la vie.

Il y a deux choix pour vous dans un tel cas. Vous pouvez soit les déléguer, soit les différer.

• Déléguer quelque chose signifie simplement l'envoyer à quelqu'un d'autre. Votre assistant, votre entrepreneur ou toute autre personne que vous devez épargner ou trouver la tâche appropriée. Une fois que vous leur envoyez la tâche, mettez-la simplement dans votre “Attendre” Faites une liste afin de ne pas oublier de contacter cette personne et de lui poser des questions sur ses progrès..
• Différer quelque chose signifie le placer dans l'un des deux emplacements possibles: votre calendrier ou votre prochaine liste de tâches.

Mettez-le dans votre agenda si cela doit absolument être fait à une date spécifique, sinon mettez-le dans votre liste de tâches suivante afin de pouvoir y revenir lorsque vous déciderez de travailler sur vos tâches définies. La publicité

C'est tout ce qu'il y a dans le graphique. Le suivre honnêtement vous permet de gérer chaque tâche non définie très efficacement.

Les tâches non définies sont celles qui peuvent complètement gâcher votre journée parfaitement planifiée. GTD peut vous aider à prévenir une telle situation.

Maintenant quoi?

Nous savons quoi faire avec nos tâches définies (faites-les simplement lorsque vous avez un peu de temps) et nous savons également quoi faire avec nos tâches non définies (définissez-les comme expliqué ci-dessus). Mais il y a encore une chose rapide que je veux partager avec vous aujourd'hui. Et c’est comment réviser votre travail chaque jour / semaine et être au courant de ce qui se passe.

Voici ce que je fais personnellement.

1. Chaque jour je commence avec mon calendrier. Parce que je sais que les tâches les plus importantes pour un jour donné se déroulent bien. Des tâches à ne pas négliger. Je vous conseille de faire de même et de commencer votre journée en consultant également votre calendrier..
2. Lorsque j'ai terminé avec le calendrier, je prends ma liste de tâches suivantes, choisis une tâche et commence à l'exécuter. Ensuite, je choisis une autre tâche, puis une autre, etc..
3. De plus, une fois par semaine, je fais un examen plus approfondi et jette un œil sur toutes mes listes: liste de projets, liste de projets futurs / peut-être, liste d’attente, et je vérifie que mes priorités sont toujours les mêmes et que je souhaite toujours exécuter toutes les listes. ces choses qui sont là. Je planifie également la semaine prochaine et mets tout à jour pour que cela corresponde parfaitement à mes objectifs et à mes objectifs actuels. C’est également le moment de créer de nouveaux projets et de supprimer les anciens - vous savez, nettoyer des choses.

Et c'est tout. Toute cette méthodologie se résume à ces activités simples:

1. Prenez soin de votre calendrier.
2. Prenez soin de votre prochaine liste de tâches.
3. Tout revoir.
4. Répéter.

Et c’est pourquoi GTD est si efficace dans un environnement réel.

(Crédit photo: Phrase décisionnelle via Shutterstock)