Conseil de productivité Comment ne pas dépenser trop de temps sur une tâche

Avez-vous déjà senti que vous passiez beaucoup trop de temps sur quelque chose? Vous avez commencé à lire un livre, mais vous vous êtes rendu compte que le temps que vous y consacrez dépasse de loin la valeur que vous obtenez. Ou peut-être avez-vous travaillé sur un projet, mais après l'avoir terminé, vous vous êtes rendu compte que le projet pourrait effectivement être terminé beaucoup plus tôt.

Pourquoi de telles choses arrivent? Bien que certains facteurs externes contribuent à la situation, j’estime qu’il existe une cause principale: nous perdons notre temps sur des choses inutiles. Nous passons notre temps à faire des choses qui ne contribuent pas aux résultats finaux et qui finissent par nous amener à dépenser plus de temps. Evidemment, le remède est:

Ne faites pas plus que ce qui est nécessaire La publicité

C'est plus facile à dire qu'à faire cependant. Voici quelques conseils pour vous aider à le faire:

1. Définir une sortie attendue claire

Une raison importante pour laquelle nous passons trop de temps sur quelque chose est de ne pas savoir précisément quel est le résultat final que nous attendons. Si nous ne savons même pas ce que nous voulons, comment pouvons-nous décider si quelque chose est nécessaire ou non? En conséquence, nous faisons des choses qui seront jugées inutiles par la suite. La première étape importante consiste donc à définir clairement le résultat attendu. Il doit être spécifique pour que vous puissiez savoir avec certitude si vous l'avez atteint ou non..

2. Notez le résultat attendu dans un endroit bien en vue La publicité

Avoir une sortie attendue claire est une bonne chose, mais ce n'est souvent pas suffisant. Le problème, c'est que nous pouvons l'oublier une fois que nous plongeons dans le travail. Nous devons donc nous en souvenir en quelque sorte.

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Une façon de le faire est d'écrire la sortie attendue dans un endroit visible que vous pouvez facilement voir. Par exemple, si vous travaillez sur un ordinateur et utilisez Google Desktop, vous pouvez l'écrire dans Scratch Pad (voir la capture d'écran). Le bloc-notes étant toujours visible, vous pouvez facilement relire le résultat attendu de vos travaux..

3. Réalignez-vous avec la sortie attendue de temps en temps La publicité

Pendant que vous êtes occupé à travailler sur quelque chose, il est facile de s’écarter du sujet. Vous devez donc vous réaligner régulièrement avec le résultat attendu. Pour ce faire, chaque fois que vous vous apprêtez à effectuer une sous-tâche, vous devez demander: “Est ce que je vraiment besoin de faire cela pour faire le travail? Puis-je simplement le sauter ou le faire d'une manière différente - plus efficace -?” Ces questions vous aident à évaluer votre façon de travailler et à vous remettre sur la bonne voie..

S'il est difficile de poser ces questions avant de faire une sous-tâche, vous pouvez également les poser à intervalles réguliers. Par exemple, si vous faites habituellement 50 minutes de travail suivies de 10 minutes de pause, vous pouvez alors poser ces questions chaque fois que vous entrez l'heure de pause..

4. Fixer un délai et travailler avec une structure de pyramide inversée La publicité

Fixer une date limite est un autre moyen de vous aider à ne faire que ce qui est nécessaire. En fixant une date limite, vous êtes obligé de donner la priorité à ce que vous faites. La meilleure façon de travailler dans les délais est d'utiliser une structure de pyramide inversée: faites les sous-tâches du plus important au moins important. De cette façon, si le temps est écoulé, vous pouvez toujours fournir la meilleure sortie possible.

Travailler de cette manière est en fait similaire à la façon dont les articles de journaux sont écrits. En plaçant les faits les plus importants en premier et les moins importants par la suite, un éditeur de journal peut facilement découper un article pour l'adapter à l'espace disponible. De même, en utilisant la structure de pyramide inversée, vous pouvez facilement couper votre travail lorsque vous respectez les délais..

5. Arrêtez lorsque vous obtenez déjà le résultat attendu

Cela peut sembler évident, mais lorsque nous obtenons déjà le résultat et qu'il nous reste encore du temps, nous pourrions être tentés de passer plus de temps à le peaufiner. À la fin, cela peut introduire des choses inutiles dans votre journée autrement productive.

Donald Latumahina est un apprenant passionné qui écrit régulièrement des blogs sur son développement personnel et son efficacité. Lisez ses articles sur 26 conseils pour rester calme quand la situation se détériore et comment développer vos idées de manière exponentielle.