Relevez le défi de gestion du temps de 7 semaines

J'ai enseigné la gestion du temps pendant plus de 14 ans. Je pourrais dire que ma formation est excellente. En réalité, il est probablement équivalent à d’autres bons entraîneurs, la principale différence étant que j’apprends aux gens à construire leur propre système et à ne pas utiliser le mien ou les gourous de la gestion du temps, car nous sommes tous des individus. Cela a conduit à une avancée pour moi sur la gestion du temps.

Faire une percée dans la gestion du temps après 14 ans de formation en gestion du temps

Récemment, je suis tombé sur quelque chose qui change la donne en matière de gestion du temps. Ce n'est pas le mien. Ce n'est à personne. C'est un peu comme si Internet avait grandi: un morceau à la fois jusqu'à ce que tout soit réuni.

Cette information devait simplement être réunie. La plupart des astuces, leçons et astuces relatives à la gestion du temps concernent la discipline, la concentration ou de petites tâches, telles que la rédaction d'une liste de tâches quotidienne, mais sept éléments fondamentaux du système de gestion du temps sont au cœur d'un système efficace de gestion du temps. Obtenez-les correctes et tout le système fonctionne, comme l'histoire d'Internet.

Si vous maîtrisez ces sept éléments, vous améliorerez considérablement votre système de gestion du temps. Soyons positifs et appelons-les obstacles, car lorsque vous commencez à les franchir, la course pour devenir un meilleur gestionnaire de temps a commencé. En savoir plus sur chaque obstacle ci-dessous.

Sauter chaque obstacle n’est qu’un exercice par semaine pendant 30 minutes

Sauter ces sept obstacles améliorera considérablement votre système de gestion du temps.

Vous ne pouvez pas en faire partie. Vous ne pouvez pas faire un obstacle. Vous ne pouvez pas faire un peu et y revenir. C'est relever le défi, faire la course ou pas. La publicité

Mon conseil? Décidez pourquoi vous allez passer 30 minutes par semaine à faire ces exercices. C’est parce que quand vous avez besoin de “choisissez gauche ou droite” (décider de faire ceci ou de faire autre chose), vous avez besoin d’une raison convaincante. La réponse ne peut pas être “être un meilleur gestionnaire de temps.” Pour atteindre cet objectif, recherchez un conseil de gestion du temps simple et convivial sur le Web, par exemple. commencez chaque tâche de votre liste de tâches par un verbe. Travail accompli. Le travail d'Edwin Locke sur l'établissement d'objectifs montre que les objectifs ambitieux et spécifiques fonctionnent le mieux..

Cet objectif nécessite une réflexion. Décidez pourquoi. Quel problème va-t-il résoudre? Est-ce que cela vous aidera à rentrer chez vous un soir à l'heure? Le but est-il d'être plus calme, plus en contrôle?

Ensuite, l’objectif est d’entendre les gens du bureau dire sans être pressés, “Il est plus calme / elle semble beaucoup plus en contrôle.” Ecrivez votre raison, votre objectif, sur une feuille de papier et gardez-le près de vous. Rappelez-vous que les objectifs doivent rassembler les trois P, comme l'a fait Mohammed Ali. - “Je suis le meilleur” - Présent, positif et personnel. Par exemple, “Je suis beaucoup plus en contrôle. Les gens ont dit si spontané,” ou “Je travaille sur mes grands projets et mon patron a remarqué et commenté positivement pour moi.”

Il est maintenant temps de relever le défi de la gestion du temps de 7 semaines.

Semaine 1 - Saut d'obstacles de capture

Combien capturez-vous de ce qui entre dans votre monde et dans votre tête?

Sauter le “Capture” L'obstacle consiste à pouvoir saisir toute demande de temps qui entre dans votre monde. Le plus évident est votre boîte de réception. Le moins évident est de capturer des éléments auxquels vous pensez en conduisant. La publicité

• En utilisant une feuille de papier vierge, écrivez TOUS les points de capture (points d’entrée) de votre système de gestion du temps que vous avez actuellement. Par exemple, une boîte de réception électronique, des appels téléphoniques et des réunions.
• Si vous en avez trop, supprimez-en un. Par exemple, plusieurs bloc-notes effectuent un travail similaire..
• Si vous n'en avez pas assez, par exemple, vous vous fiez encore à votre mémoire dans la voiture, dans les réunions, dans les conversations dans le couloir, ajoutez-en un..

Semaine 2 - Sauter la liste des obstacles

Dans quelle mesure obtenez-vous les choses de votre tête et sur une liste?

Sauter le “Inscription” l'obstacle consiste à obtenir des choses hors de votre tête et sur une liste. “Les personnes les plus réussies sont celles qui ont les têtes les plus vides.” Laisser de la place pour la réflexion, la prise de décision et la résolution de problèmes, pas pour le souvenir (stockage).

• En utilisant une feuille de papier vierge, écrivez TOUTES les listes que vous avez actuellement. Par exemple, une liste de tâches quotidienne.
• Si vous avez trop de listes, supprimez-en une. Particulièrement les listes auxquelles vous ne faites pas confiance. Par exemple, la liste de rappels Outlook.
• Si vous ne disposez pas de toutes les listes suivantes, ajoutez-en une; en particulier la liste des tâches quotidiennes (et non un flux d’actions), ou la liste d’appels, la liste de projets, la liste en attente, la liste hebdomadaire, la liste mensuelle ou une liste de quelques jours.

Semaine 3 - Sauter l'obstacle vide

Tu es bon pour vider ces points de capture?

Sauter le “Vidange” obstacle est un peu comme vider le lave-vaisselle. Si vous ne le faites pas, le problème s'accumule jusqu'à ce que vous ne puissiez plus voir la vaisselle de l'évier de la cuisine, puis vous devez charger le lave-vaisselle et laver le reste. Il est essentiel de vider fréquemment et de manière appropriée.

• En utilisant votre liste de “Points de capture” que vous avez créé au cours de la semaine 1, décidez à quel moment vider chacun de vos points de capture. Ajouter une colonne deux. Par exemple, votre boîte aux lettres électronique sera évaluée toutes les heures pendant 15 minutes, ou après chaque travail important. Pas continuellement.
• Ajoutez une colonne trois et identifiez un déclencheur pour chaque point de capture qui vous aidera à créer l'habitude. La meilleure façon de prendre l'habitude est de “piggy back” une autre habitude. Par exemple, quand je me suis cassé le pied, je devais faire des exercices quotidiens pendant 5 minutes. Je me suis faufilé en me brossant les dents. Votre exemple pourrait être de vider votre bac d'alimentation une fois par jour lorsque vous vous déconnectez du travail ou avec chaque tasse de café..
• Lisez ce court post pour vous aider, “Dites oui sagement” parce que la plupart des gens ont du mal à dire «non», ce qui leur enlève énormément de temps. Utilisez cet apprentissage pour dire, “Non” à au moins une tâche cette semaine et chaque semaine à partir de maintenant dans.

Semaine 4 - Sauter l’obstacle à la suppression

Combien vous vous posez la bonne question: “Quel est l'impact si je ne fais pas ça?”

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Sauter le “Suppression” L'obstacle consiste à se débarrasser de plus en plus de demandes de temps qui entrent dans notre monde. De plus, il s'agit de ne pas accepter chaque demande de temps. Être clair sur ce que nous sommes ici pour atteindre et éliminer plus de ce qui ne réalise pas cela. La publicité

• Comprendre comment utiliser la recherche avancée est la clé pour trouver rapidement des courriels. Apprenez à utiliser la recherche avancée.
• Désabonnez-vous d'au moins quatre listes de diffusion externes sur lesquelles vous vous trouvez et que vous n'utilisez pas. Et vous désabonner d'au moins trois listes de distribution internes sur lesquelles vous vous trouvez..
• Commencez dès cette semaine à traiter plus rapidement les e-mails copiés. Pour ce faire, utilisez l'outil ABC: A. Un courrier électronique CC ?, B. Lisez-le brièvement, puis C. Effacez-le. Supprimer, sauf si vous répondez, mais il doit s'agir d'une exception.

Semaine 5 - Saut d'obstacles

Quelle est votre efficacité pour stocker les bonnes informations aux bons endroits pour plus tard??

Sauter le “Stocker” L'obstacle consiste à avoir la bonne information là où vous en avez besoin, quand vous en avez besoin, et à la garder facilement accessible, un peu comme les documents de votre domicile. Par exemple, l'assurance habitation: s'agit-il d'un gros tas de choses importantes? Ou les prochains billets de voyage d'affaires - où sont-ils conservés?

• En utilisant une feuille de papier vierge, écrivez TOUS les points de stockage que vous avez actuellement. Par exemple, le mur près de votre bureau est un point de stockage et votre “carnet de jour” et votre bureau.
• Si vous avez trop de points de stockage, supprimez-en un. Peut-être que vous n'utilisez pas ou ne comptez pas sur le point de stockage de pile de lecture. Décidez comment vous allez gérer maintenant que ce point de stockage a été supprimé (Combiner avec un autre point de stockage?). Si vous ne disposez pas de tous les points de stockage suivants, ajoutez-en un; en particulier pour les documents physiques (billets, par exemple), puis considérez les livres à lire, les sites Web auxquels renvoyer, les documents à lire, les étagères, le dossier de référence, les billets ou le fichier tickler.
• Identifiez pour chaque point de stockage la fréquence et le déclencheur et ajoutez-les sous forme de colonnes à votre liste de points de stockage ci-dessus..

Semaine 6 - Sauter l'obstacle du calendrier

Quel est votre emploi du temps, au-delà de l’utilisation de votre agenda uniquement pour des réunions?

Sauter le “Calendrier” l'obstacle consiste à avoir un journal et à l'utiliser pour plus que la réservation de réunions. Planification d'un travail important sur de grandes tâches que nous craignons, car ce sont de grosses grenouilles.

C'est le plus difficile des obstacles. Peut-être le plus haut. Certains échouent ici.

• Identifiez pourquoi vous êtes sur la liste de paie. C'est ton “Domaine de résultat clé (KRA).” Voici de l’aide - il ne s’agit pas d’une longue liste de choses, de la gestion des clients aux réunions, en passant par la présentation, le traitement des requêtes, la gestion de votre équipe, etc. Dans une entreprise commerciale, votre raison d'être sur la masse salariale sera d'augmenter les ventes et les bénéfices. Pour les vendeurs, c'est plus facile. ils ont un budget. C'est leur KRA. Pour d'autres, il faudra réfléchir un peu pour identifier quelques gestes mesurables qui prouvent que vous valez votre salaire. Par exemple, pour un serveur, ce pourrait être les scores de TripAdvisor.
• Identifiez les trois projets / gros travaux qui auront le plus grand impact sur la raison pour laquelle vous êtes sur la liste de paie / KRA.
• Obtenir “mode furtif.” Trouvez un moyen de vous échapper. Réservez une salle de réunion, travaillez chez vous ou fermez la porte. Quoi que vous puissiez faire pour être furtif. Planifiez dans votre agenda 90 minutes la semaine prochaine et un rendez-vous récurrent dans lequel vous ne ferez que les projets de ce temps-là..

Semaine 7 - Sauter l'obstacle par intérim

Tu es génial de choisir à gauche ou à droite? La publicité

Sauter le “Agissant” l'obstacle est la clé. C'est pourquoi vous êtes payé pour faire ce que vous faites. C’est là que les décisions sont prises: choisir à gauche ou à droite mille fois par jour, en sachant ce que vous valez. Divisez votre salaire par 2 000. Ceci est votre valeur horaire. Ne faites pas de choses qui valent moins que cette valeur par heure.

• Décidez de la longueur de votre “peu de temps.” le “Fais le maintenant!” morceau de temps. Cela peut prendre 5 minutes, 4 minutes ou 3 minutes. La différence n'est peut-être pas grande, mais vous décidez ce que c'est. Faites-le maintenant pour chaque tâche / demande ponctuelle entrant dans votre système, si cela peut être fait en moins de temps. Engagez-vous à cela. Ne vous leurrez pas que vous pouvez accomplir une tâche en peu de temps et que vous le faites 20 minutes plus tard. C'est parce que votre cerveau va bientôt savoir ce que vous faites et vous arrêter de le faire.
• Pour des quantités plus longues de “Faire” temps, apprenez la technique de Pomodoro (vidéo de 2,2 minutes) pour vous aider à vous concentrer et utilisez-la une fois par semaine. Peut-être pendant votre travail de projet prévu.
• Placez la raison pour laquelle vous avez décidé que vous êtes sur la liste de paie (KRA /) au cours de la semaine 6 dans un endroit qui perturbera votre comportement. Par exemple, un post-it sur votre ordinateur portable / écran de veille / image de bureau. Pas sur le mur parce que nous ignorons ce qu'il y a sur le mur - “Papier peint corporatif.”

Tout tirer ensemble

Voici comment s'articulent les sept éléments d'un système de gestion du temps efficace:

Terminé la course? Toutes nos félicitations!

Excellente nouvelle. Tu l'as fait. Vous avez franchi les sept obstacles et relevé le défi de gestion du temps de 7 semaines.

Vous disposez maintenant d'un système de gestion du temps considérablement amélioré. Pour télécharger le livre blanc, “Relevez le défi de gestion du temps de 7 semaines,” avec des tableaux pour compléter et des exercices plus avancés, consultez ma bio.

Crédit photo vedette: Viktor Hanacek via picjumbo.com