Mieux vous travaillez, plus vous tombez facilement dans ce piège de la productivité

Plus votre carrière professionnelle est longue, plus vous gagnez de responsabilités. Celles-ci peuvent être des promotions, gérer des équipes ou prendre en charge davantage de projets et de tâches. Ce sont des changements positifs, car il est bon de se développer et de saisir d'autres opportunités..

Cependant, avec le temps, vous réaliserez peut-être qu'il y a une limite au nombre de responsabilités que vous pouvez gérer. Vous êtes devenu de plus en plus occupé, mais vous avez cessé de faire de grandes choses. Vous vous fixez peut-être des objectifs quotidiens, hebdomadaires et mensuels, mais lorsque vous examinez vos tâches et vos objectifs à la fin de chaque mois, vous constatez que les progrès ont été médiocres, voire inexistants..

Le piège de la productivité

Dans la plupart des cas, au fur et à mesure que votre carrière progresse et que vous acquérez de plus en plus de responsabilités, de plus en plus de facteurs nuisent à votre capacité de travailler efficacement. En voici quelques unes:

• Plus de gens veulent vous contacter en raison de votre bon travail, de vos connaissances et de votre expertise.
• Vous recevez des tonnes d'e-mails, d'invitations à se rencontrer et de connexions sur LinkedIn.
• Vous gérez une équipe avec des membres qui demandent constamment votre aide ou vos commentaires..

À moins d'être surhumain, vous constaterez que vos tâches sont submergées par ce qui précède. Et s'il est juste de dire que les tâches ci-dessus sont utiles, elles ne sont ni les plus significatives ni les plus productives pour vous ou votre carrière..

En d'autres termes, vous êtes tombé dans un piège de productivité. Ce piège s'appelle travail superficiel. La publicité

En étant constamment occupé à aider les autres et à gérer des communications sans importance, vous perdez le temps et l'énergie nécessaires pour vous concentrer sur l'essentiel. Vous contribuez peut-être au bon fonctionnement de votre équipe ou de votre service, mais vous ne déplacez pas vraiment l'aiguille en votre faveur. Par exemple, vous n’avez plus le temps de chercher des améliorations continues, ni d’inspiration pour une pensée novatrice et la réalisation de grands objectifs..

Cela pourrait vous aider à penser ainsi: 80% de votre travail est probablement consacré à des tâches de faible valeur, alors que 20% seulement sont consacrés à des tâches de grande valeur. Vous assistez à des réunions une demi-journée et passez la majeure partie du temps restant à traiter vos dépenses, à répondre aux e-mails, à aider vos collègues, etc..

Si vous souhaitez remettre votre carrière sur les rails et commencer à réaliser de grandes choses, vous devrez gérer votre travail dans le temps. Voyons comment c'est fait.

Comment passer son temps de travail à bon escient

Le principe de Pareto est un bon moyen de commencer. Cela fait référence à l'observation selon laquelle 20% de nos activités produisent 80% de nos résultats. Et inversement, 80% de ce que nous faisons ne produit que 20% de nos résultats.^[1]

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En ce qui concerne votre travail personnel, il est probable que 80% de vos efforts se concentrent sur le travail superficiel - ce qui ne vous donne que des résultats minimes. Cependant, les 20% restants de vos efforts (que vous avez consacrés à un travail non superficiel) sont la partie qui produit les résultats qui comptent vraiment..

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Quelles mesures devriez-vous prendre pour inverser la tendance? Il y a deux choses que vous pouvez commencer à faire maintenant.

1. Minimiser les activités non essentielles

Quand je dis minimiser, je ne veux pas dire coupé. La plupart des tâches ont une valeur, mais vous devez vous assurer que vous vous concentrez sur les tâches à haute valeur en priorité..

Pour ce faire, vous pouvez envisager le «blocage du temps». C’est à cet endroit que vous prenez le temps de faire vos propres tâches importantes - sans être interrompu. Imaginez dire à votre équipe: “Je vais travailler dans un bureau privé pendant les deux prochaines heures, donc je termine un travail urgent.” En disant cela, vous avez défini les limites et vous vous êtes également donné le temps de vous consacrer à toutes les tâches ou projets importants figurant sur votre liste..^[2]

Une autre suggestion pour vous est de fixer une limite maximale par semaine (et même par jour) pour répondre aux demandes de renseignements ou aux annonces des personnes. Cela peut empêcher les autres de vous atteindre trop facilement. Par exemple, si vos collègues attendent normalement des réponses quasi instantanées de votre part lorsqu'ils vous envoient un courrier électronique, commencez à perdre votre temps de réponse. En faisant cela, vous montrez que vous êtes réellement occupé et que vos collègues peuvent commencer à chercher ailleurs des réponses - ou même à trouver des réponses qui leur sont propres. La publicité

2. Déléguer des tâches et des responsabilités

Faites-vous un travail que les personnes qui relèvent de vous pourraient faire? C'est un problème commun que beaucoup de gestionnaires (en particulier les nouveaux) rencontrent. Cependant, si vous voulez atteindre vos objectifs, vous devez apprendre à déléguer certaines de vos tâches à des membres de votre équipe..

Pour ce faire, commencez par décider de ce que vous pouvez déléguer. Si ce n’est pas quelque chose que vous seul pouvez faire, envisagez de le déléguer à d’autres. Vous devriez être celui qui prend soin de la grande image - mais n'est pas perdu dans les détails.

Quelle est la meilleure façon de déléguer? Le plus important est d’établir des directives claires pour les gens. Ne laissez aucune ambiguïté dans vos instructions et ne présumez pas que les autres comprendront tout ce que vous leur demandez de faire..

Souvent, il est judicieux de déléguer des responsabilités plutôt que des tâches ponctuelles. Par exemple, au lieu de demander à un membre de votre équipe de préparer les statistiques de ce mois-ci pour une présentation, rendez-les responsables de toutes les statistiques dont votre équipe a besoin. Ce faisant, ils deviendront probablement des experts en matière de recherche et de compilation de statistiques, et ils auront la responsabilité supplémentaire qui leur a été confiée..

Bien sûr, il y aura des moments où les gens ne répondront pas à vos attentes. Cela pourrait vous laisser penser: “Pourquoi ne peuvent-ils pas faire ce que j'ai demandé?” ou “Pourquoi je ne peux pas faire alors comprendre ce que je veux?” Soyez prudent, car lorsque vous commencez à poser ce type de questions, votre niveau de stress augmente et vous commencez à penser à reprendre certaines des tâches que vous espériez déléguer. La publicité

La réponse au dilemme ci-dessus consiste à examiner régulièrement les performances des personnes auxquelles vous avez délégué des tâches ou des responsabilités. Cela vous permettra de vous assurer qu'ils comprennent ce qui est demandé et si nécessaire, vous pourrez fournir des conseils supplémentaires si nécessaire..

Cela sera également utile aux deux parties si vous vous concentrez davantage sur l'ensemble des compétences requises pour effectuer des tâches, plutôt que de passer en revue toutes les étapes nécessaires à la réalisation de tâches spécifiques. En d'autres termes, apprendre à laisser aller.^[3] Par exemple, au lieu d’écrire mot à mot un e-mail de vente, concentrez-vous simplement sur les éléments clés, tels que les titres percutants, les phrases concises et les incitations à agir fortes..

Récoltez des récompenses puissantes en faisant du temps votre ami

Si votre carrière a dérapé, vous devrez passer un peu de temps à réévaluer vos priorités et votre façon de gérer votre charge de travail..

Assurez-vous que les tâches importantes sont votre priorité et laissez-les occuper environ 80% de votre temps de travail. Utilisez les 20% restants de votre temps pour effectuer des tâches non essentielles. Si cela vous empêche de disposer de suffisamment de temps pour effectuer les tâches non essentielles, la délégation intervient alors..

Entraînez des membres compétents de votre équipe à assumer des tâches et des responsabilités pour lesquelles vous n’avez plus le temps. Ils bénéficieront de l’apprentissage de nouvelles choses et du temps pour se concentrer sur les choses importantes..

Il n'y a pas beaucoup de temps dans une journée, alors assurez-vous de l'utiliser à bon escient. Faites cela et vous commencerez à réaliser plus que vous n'auriez jamais cru possible.

Crédit photo en vedette: Pixabay via pixabay.com

Référence

[1]	^	La balance: comprendre le principe de Pareto - La règle des 80-20
[2]	^	Entrepreneur: le blocage du temps: un outil puissant pour la productivité
[3]	^	Inc: 7 stratégies pour déléguer mieux et en faire plus