Celui-ci propose 10 conseils techniques de base gratuits qui font la différence

Le coaching concerne généralement le «grand changement»: générer d'importantes nouvelles stratégies commerciales ou comportements de leadership. Mais en cours de route, il existe des dizaines de petits ajustements qui font également une grande différence. Beaucoup de ceux qui sont dans le domaine de la technologie.

Particulièrement lorsque je travaille avec de petites entreprises et des entrepreneurs isolés, je suggère une variété d’outils et d’approches pour renforcer les capacités et éliminer les obstacles. Voici 10 astuces tirées des interactions quotidiennes avec les clients..

Un mot sur la sécurité. Cet article ne traite pas des problèmes de sécurité. Si vous utilisez des serveurs hors site, des connexions Bluetooth, stockez des données sur votre téléphone, etc., il existe des problèmes de sécurité importants. Lifehack, Google, About.com et d’autres sites peuvent fournir des informations importantes et actualisées sur ces questions. Ou parlez à votre gourou de la technologie local. Juste pour que tu saches.

Ceci dit, c'est parti:

1. Apprenez à partager et à exporter des fichiers

• Quel que soit le logiciel de comptabilité utilisé, découvrez comment exporter vers un tableur Excel ou un fichier CSV (valeurs séparées par des virgules). Cela permet à un coach ou à un consultant de passer facilement en revue votre situation financière (sans vous facturer de nouveau pour la saisie manuelle des données!). La plupart des logiciels financiers comporteront un élément «Enregistrer sous…» ou «Exporter…» sous «Fichier». Vérifiez-le.
• Les fichiers CSV constituent également un format standard d'exportation des informations de contact à partir de votre PIM (Personal Information Manager), comme Outlook ou Entourage. Lorsque vous exportez vos informations de contact, par exemple, vous pouvez les charger dans une feuille de calcul pour la fusion de courrier ou les télécharger sur des services tels que Constant Contact pour créer des campagnes de lettres d'information électroniques..
• Lorsque vous envoyez des documents (tels que des CV, des rapports ou des plans d'entreprise) par courrier électronique pour vérification, vous voulez être sûr que le document arrive exactement comme vous l'avez envoyé. Vous souhaitez également protéger vos documents contre toute modification malveillante ou accidentelle. Le meilleur moyen de prendre en compte ces deux problèmes consiste à enregistrer le document au format PDF (Portable Document Format). Un document PDF verrouillé arrive EXACTY comme vous l'avez envoyé et ne peut pas être facilement modifié. Les versions les plus récentes de la plupart des logiciels de bureautique et graphiques peuvent enregistrer, imprimer ou exporter au format PDF. Vous pouvez également télécharger un certain nombre de programmes gratuits ou à partager qui convertiront presque tous les documents ou fichiers image en fichiers PDF..

2. Soyez systématique dans l'utilisation des dossiers et des fichiers

• Qu'il s'agisse de noms de documents individuels ou de systèmes de fichiers entiers, créez un système de noms et d'emplacement que vous pouvez répéter. Vous gagnerez du temps et réduirez les erreurs. Par exemple, j'ai un dossier "Nouveau client" qui contient tous les sous-dossiers vides que j'ai normalement besoin pour les documents clients. Lorsqu'un nouveau client arrive, je copie et renomme le dossier "Nouveau client" et je suis prêt à commencer à remplir les sous-dossiers déjà nommés avec de nouveaux documents. De cette façon, je sais que chaque document que je crée a la même maison pour chaque client..
• Vous avez déjà cherché un fichier dans un dossier et ne l’avez pas trouvé là-bas? Nous sommes des créatures d'habitude. Aussi probablement que non, vous y regarderez la prochaine fois que vous voudrez ce fichier. À moins qu'il y ait une raison claire de ne pas le faire, lorsque vous trouvez le fichier, envisagez de le déplacer dans le dossier dans lequel vous l'avez d'abord cherché..
• Lorsque vous nommez des fichiers, utilisez une structure standard afin que a) le nom vous indique ce que vous regardez et b) vos fichiers sont correctement triés lorsque vous ouvrez le dossier. Une astuce consiste à nommer les fichiers année-mois-date-nom_fichier.doc 'pour les fichiers pour lesquels vous possédez plusieurs versions (par exemple 2009-07-23-newsletter.doc) et à définir les critères de tri de ce dossier. 'date - la plus récente en premier'. Ainsi, chaque fois que vous ouvrez le dossier, les fichiers sont triés afin que vous puissiez voir le fichier sur lequel vous avez travaillé le plus récemment en haut de la liste..

3. sauvegarde

Je connais. Incroyablement ennuyeux. Mais vraiment, si vous ne sauvegardez pas vos données, vous vous posez des problèmes. Et aujourd'hui, avec les différentes solutions de sauvegarde disponibles, il n'y a aucune raison d'avoir cette sensation de froid glacial qui se glisse dans la nuque lorsque vous réalisez que quelque chose de vraiment grave vient de se passer sur votre ordinateur. La publicité

• Si votre logiciel dispose d'une fonction de sauvegarde automatique, utilisez-la. Quelle doit être la durée de l'intervalle entre les sauvegardes automatiques? Je ne sais pas. Combien de travail es-tu prêt à refaire? 10 minutes? 20 minutes? 2 minutes?
• Sauvegardes complètes du système. Aujourd'hui, vous pouvez obtenir des disques durs externes, des sauvegardes réseau hors site et des sauvegardes effectuées pendant que vous dormez ou que vous travaillez. Un de mes utilitaires de sauvegarde préférés est SyncBack SE. La technologie est bon marché et facile à utiliser. Il n'y a pas d'excuse.
• Smart phone comme sauvegarde. Votre téléphone intelligent peut faire beaucoup de choses intéressantes. Saviez-vous que vous pouvez l'utiliser pour stocker vos informations de contact et votre calendrier? Un bon smartphone comme un Blackberry, un iPhone ou un Palm stockera facilement toutes vos informations de contact et votre calendrier, et le tiendra à jour. Ces téléphones sont livrés avec un logiciel vous permettant de synchroniser les données avec votre ordinateur principal. Vous pouvez vous assurer que les deux appareils ont le même calendrier et les mêmes informations de contact. Jamais une mauvaise idée. Ce qui m'amène au point suivant…

4. Sync ou évier!

Saviez-vous que votre téléphone peut synchroniser vos contacts, votre calendrier, vos tâches, vos notes, etc. avec votre ordinateur? Si votre téléphone et votre ordinateur sont dotés de la technologie Bluetooth intégrée, vous n’avez même pas besoin de connecter quoi que ce soit. De plus en plus, grâce aux serveurs hors site et à Bluetooth, vous avez la possibilité de stocker des traitements de texte, des tableurs, des PDF et d’autres bien.

En synchronisant votre ordinateur avec votre téléphone, vous garderez non seulement vos éléments PIM à jour, mais vous aurez également créé une autre forme de sauvegarde.!

5. creuser un peu plus profond

Un collègue ou un client mentionnera parfois qu’il envisage d’acheter un logiciel coûteux pour résoudre un problème spécifique. La plupart du temps, le logiciel qu’ils envisagent est excessif. Ce n'est pas que le logiciel ne soit pas bon ou qu'il ne résoudra pas les problèmes qu'ils veulent, mais simplement une question de retour sur investissement. L’investissement en argent et en temps de formation n’est souvent pas justifié par le rendement de la productivité.

La solution? Creusez un peu plus dans le logiciel que vous avez déjà. Avez-vous réellement regardé / lu l'un des didacticiels de base de votre suite bureautique ou de votre logiciel de comptabilité? La plupart des gens sont surpris de voir à quel point ils peuvent faire avec ce qu'ils ont déjà sur leur ordinateur.

Si une fonctionnalité est manquante, il est fort probable que quelqu'un ait bouché ce trou avec un logiciel gratuit que vous pouvez télécharger ou utiliser en ligne. Je teste par exemple Tungle, une solution en ligne qui permet aux gens de prendre rendez-vous dans mes créneaux horaires gratuits. Les réservations en ligne sont automatiquement synchronisées avec mon calendrier Outlook. Et c'est gratuit.

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6. Apprenez vos sommes

Les feuilles de calcul ont été à l’origine inventées pour gérer les fonctions de comptabilité de base, mais elles brillent vraiment dans les possibilités et les options de modélisation. Les documents les plus sophistiqués sont destinés aux spécialistes en feuilles de calcul à temps plein, mais il existe des bases que j'utilise presque tous les jours pour formuler des recommandations financières aux clients. La publicité

Les feuilles de calcul me permettent de comparer diverses moyennes et ratios, en modifiant certains chiffres et en visualisant les différents résultats instantanément, sans avoir à refaire les calculs à chaque fois..

Savoir créer un budget de base, y compris des sommes, des moyennes et des ratios, dans un tableur peut vous permettre de mieux contrôler vos finances..

7. Calendriers, tâches et alarmes

Notre esprit ne peut contenir que 4 à 7 informations à la fois. Pourquoi utiliser cette précieuse capacité de mémoire en vous rappelant de vous arrêter chez le nettoyeur à sec alors que vous pensez peut-être comment approfondir vos relations avec les clients?

Il existe de nombreux outils disponibles pour votre téléphone intelligent et votre ordinateur qui peuvent gérer vos horaires et vos listes de tâches. Je préfère ces outils à l'utilisation de papier. Pourquoi? Pour moi, le gros avantage des outils PIM numériques par rapport au papier est:

• Les informations peuvent être synchronisées entre les appareils (pas de livre à perdre ou à oublier);
• Ils peuvent vous rappeler activement des choses à faire (vous n'avez donc pas besoin de vous rappeler de vérifier votre livre pour vous rappeler ce que vous devez faire);
• Ils peuvent être configurés pour programmer vos événements et rappels répétés, quotidiens, hebdomadaires, mensuels, etc. Cela vous évite d'avoir à rédiger chaque événement répété. Lorsque le calendrier change, vous n'avez pas besoin d'effacer ni de réécrire.

8. Courriel et SMS

Le courrier électronique est plus qu'un simple moyen de communication. L'un des avantages les plus puissants de l'e-mail est qu'il constitue un excellent moyen de suivre et d'organiser la communication..

J'adore les conversations en face à face, mais il y a des moments où je suis heureux de pouvoir suivre exactement ce qui a été dit en cas de désaccord. Même de petites disputes comme la date ou l'heure d'une réunion peuvent être confirmées d'une manière impossible autrement. La publicité

Le courrier électronique est également la chose la plus facile à organiser. Créez simplement des dossiers représentant la manière dont vous organisez vos informations (voir le point 2 ci-dessus), puis faites glisser / déplacer les emails.

Beaucoup de professionnels n'ont pas compris le SMS (service de messagerie) “textos” comme canal de communication. SMS obsessionnel sur des choses triviales est un énorme gaspillage de temps, et peut donner l’illusion qu’une communication significative a lieu. En outre, les messages texte ne peuvent pas être facilement organisés comme un courrier électronique. Tout cela étant dit, l'envoi de SMS est un outil utile car il peut être utilisé entre différents types de téléphones, pas seulement les téléphones intelligents les plus coûteux et les plus complexes, et parce qu'il est rapide et discret. Si vous essayez de savoir à quel cinéma vous rencontrez quelqu'un en face de vous, vous ne voudrez peut-être pas envoyer un courrier électronique. En outre, il arrive parfois que vous souhaitiez envoyer un bref message rapide à quelqu'un et qu'un appel téléphonique ne soit pas approprié (par exemple, s'il est déjà dans le théâtre). L'envoi d'un message texte peut gérer cela.

Les appels téléphoniques, les courriels et les textos ont chacun leur force. Comme pour les réseaux sociaux, l’astuce consiste à savoir quand utiliser le bon outil.

9. Réseaux sociaux

Ce sujet est beaucoup plus vaste que ce qui peut facilement être couvert dans une brève liste comme celle-ci. Mais chaque homme d'affaires devrait en être conscient. D'après mon expérience, il existe quatre principales plates-formes de réseautage social que chaque propriétaire et chef d'entreprise doit comprendre..

Facebook. C’est à ce jour la plate-forme réseau la moins orientée entreprise. Je recommande à la plupart des clients de garder Facebook pour leur réseau social personnel. Je sais que Facebook travaille d'arrache-pied pour se repositionner et qu'un nombre croissant d'experts fournissent des raisons et des approches pour utiliser Facebook en entreprise, mais je n'ai pas encore vu suffisamment de potentiel de retour pour investir du temps..

Il existe une exception: Facebook est un moyen puissant et rentable de faire de la publicité. Facebook vous permet de faire de la publicité auprès de personnes appartenant à des groupes démographiques prédéfinis et de définir un budget fixe en fonction du nombre d'affichages de votre annonce sur les pages des personnes qui correspondent au profil recherché. Pour le bon produit ou service, cela peut être puissant. La publicité

Youtube. Comme Facebook, YouTube a commencé comme une plate-forme non professionnelle. Cependant, un nombre croissant d'entreprises utilisent récemment YouTube pour publier des promotions vidéo à faible coût, de style guérilla. Si votre entreprise a une composante visuelle importante ou peut éduquer le public par vidéo, Youtube peut être un outil puissant. Vous ne savez pas comment tourner et poster une petite vidéo sur votre entreprise? Demandez à un de vos employés de la génération Y de vous montrer comment faire! Ils peuvent même vous montrer des outils vous permettant de filmer, de publier et de promouvoir des vidéos sur YouTube, le tout à partir de leur smartphone.!

LinkedIn. Ceci est un site réservé aux entreprises qui ressemble à Facebook uniquement à la surface. Sous le capot, ils sont très différents. Les contrôles de confidentialité sont plus stricts et même votre profil ressemble davantage à un CV. L’intérêt particulier de LinkedIn pour le réseautage professionnel et professionnel a créé un environnement propice au réseautage, à la recherche de carrière, à la recherche d’emploi et au développement professionnel. Les systèmes d’aiguillage formalisés, les groupes d’intérêt commun, les opportunités commerciales et personnelles, etc. sont tous bien pensés et fonctionnent bien. Si vous êtes un professionnel ou un propriétaire / dirigeant d'entreprise et que vous n'avez pas de profil sur LinkedIn, vous manquerez peut-être une opportunité de développer votre réseau de manière puissante..

Gazouillement. Ce site de micro-blogging (vous limitant à 142 caractères) devient rapidement un autre puissant outil de réseautage et de communication pour les professionnels. Les entreprises l'utilisent pour informer leurs clients de leurs nouvelles promotions et de nombreux professionnels l'utilisent pour partager des idées, des liens vers des articles utiles et des annonces d'événements dans leurs communautés et leurs marchés. Lorsqu'un message apparaît sur Twitter, il peut devenir «viral» en quelques heures et atteindre des milliers de personnes. De plus en plus d'histoires sur des événements importants (tels que définis par les personnes qui les aiment) se propagent rapidement sur Twitter, même avant qu'elles ne soient diffusées sur les chaînes d'information traditionnelles..

Une note intéressante sur Twitter est que, contrairement aux autres réseaux de réseaux sociaux, la majorité des adolescents / de la génération Y ne l’a pas retenue. Il y a beaucoup de débats sur les raisons, et mes deux points sont que c'est tellement orienté «contenu» dans sa structure et en tant que moyen qu'il ne se prête pas à l'utilisation répétitive et relativement absente à laquelle des canaux comme SMS les textos sont souvent mis. Il est difficile de limiter vos messages à un groupe restreint d '"amis", ce qui ne fonctionne pas bien en tant qu'outil purement social. Les tweets sont en réalité des «micro-blogs» axés sur des idées et des informations (du moins celles que tout le monde lit), et les utilisateurs et les non-utilisateurs semblent avoir inconsciemment renforcé cette réalité (pour une preuve hilarante toutes les personnes «le comprend», consultez http://tweetingtoohard.com/)

10. Pensez à votre téléphone intelligent comme un couteau suisse numérique

Vous pouvez utiliser un téléphone intelligent pour les appels téléphoniques, les courriels et / ou les textos. Mais c’est aussi un outil puissant qui peut vous faciliter la vie professionnelle de bien d’autres manières. Voici quelques conseils et astuces:

• Utilisez les sonneries ou les signaux uniques de votre téléphone pour différents événements. Vous voulez que votre téléphone reste silencieux sauf si un client important ou un membre de la famille vous appelle? Vous pouvez configurer votre téléphone pour le faire.
• Vous souhaitez recevoir un signal discret indiquant que votre heure de réunion est presque écoulée? Réglez l'horloge ou le minuteur de votre téléphone pour qu'il vibre à une heure donnée.
• Vous voulez vous rappeler où vous avez garé votre voiture à l'aéroport? Prenez une photo de la zone avec l'appareil photo de votre téléphone.
• Enregistrez des mémos vocaux lorsque vous n'avez pas le temps d'écrire une note
• Calculer des pourboires ou facturer en deux à l'heure du déjeuner.
• Sur certains téléphones intelligents, vous pouvez maintenant trouver une adresse ou revenir sur vos pas en utilisant le GPS intégré..
• Vous pouvez stocker et mettre à jour des listes d’achats, visionner des films diffusés dans votre quartier et accéder à Facebook, YouTube et Twitter sur votre téléphone..

N'oubliez pas qu'il ne s'agit que d'une liste d'activités et de solutions que j'ai trouvées utiles dans mon propre cabinet ou dans celui de mes clients. Ce n'est même pas presque exhaustif. Si vous souhaitez en savoir plus sur certaines des choses que j'ai mentionnées ou vous demander si la technologie peut résoudre un problème particulier, n'hésitez pas à me contacter.!