Time Striping une approche différente de la gestion du temps

En tant qu'instructeur d'université, j'ai souvent des périodes non programmées de plusieurs semaines entre les sessions, que je dois utiliser pour rattraper tous les projets que j'ai laissés glisser pendant la seconde moitié du semestre. En tant qu'écrivain indépendant, j'ai toujours une pile de petits projets ainsi que des engagements permanents (comme mes posts trois fois par semaine ici chez Lifehack) qui doivent être réalisés.

Le problème avec les MIT et les contextes

Bien que j'aime l'idée de “Les tâches les plus importantes” (MITs) - où vous écrivez les trois ou quatre choses que vous devez absolument accomplir chaque jour et que vous travaillez en premier, en laissant tout le reste pour la durée restante - le fait est que beaucoup de mes engagements peuvent ne pas être traité de cette façon. J'ai plus de trois engagements en cours, dont chacun nécessite au moins un peu d'attention chaque jour. La publicité

Je trouve également que les contextes au sens de GTD ne fonctionnent pas vraiment pour moi - oui, toutes ces tâches peuvent être identiques en ce qu'elles se déroulent sur mon ordinateur, mais elles nécessitent une mentalité différente. J'essaie de mettre en lots des choses telles que des appels téléphoniques et des courriels, quand je le peux, mais pour le reste de mon travail, cela ne fonctionne pas vraiment. Pour terminer une tâche d'écriture, par exemple, je pourrais avoir besoin de m'asseoir et de lire un peu, d'écrire notes et pensées à la main sur du papier pendant un moment, puis de m'asseoir devant l'ordinateur et de travailler - avant de retourner au canapé pour un peu plus de lecture.

Striping temporel: c'est comme si on bloquait le temps, mais on le rayait

Ce qui fonctionne pour moi est une variante du blocage du temps que j'appelle “bande de temps”. En bloquant le temps, vous programmez sans interruption “des blocs” de temps pour différents projets dans votre calendrier. Comme a) plusieurs de mes projets sont en cours et b) que certains projets émergent assez soudainement, j'ai besoin d'un peu plus de flexibilité que cela..

Donc, ce que j’ai fait, c’est un programme peu précis où chaque heure est consacrée à un projet générique,. “Projet 1”, “Projet n ° 2”, etc. Lorsque je termine un projet, je place un nouveau projet dans son intervalle de temps; si le projet n ° 5 ne prend qu'une heure, demain ce sera quelque chose de différent. Il est concevable qu'un bloc de temps particulier soit utilisé pour 5 projets différents au cours de la semaine. La publicité

Chaque emplacement crée alors un “Bande” de temps du lundi au vendredi. Dans certains cas, lorsque je sais que j'ai besoin de plus d'une heure pour un projet, je bloque deux heures ou plus et gère le reste de mes projets. Par exemple, tous les jeudis matin, j’enregistre Lifehack Live et j’ai besoin de deux heures pour préparer, enregistrer et rédiger mes notes. Donc, c'est un bloc, au lieu d'une bande.

Le formulaire de répartition dans le temps (avec variations)

Si vous vous demandez à quoi tout cela ressemble, j’ai rassemblé une version générique du formulaire que j’utilise, que vous pouvez télécharger. Le premier est un PDF que vous pouvez imprimer avec Adobe Reader ou n’importe quel autre lecteur PDF; le second est un fichier RTF que vous devriez pouvoir ouvrir et éditer avec presque n'importe quel traitement de texte (bien que, dans mes tests, le formatage diffère grandement d'une application à l'autre; j'ai obtenu de bons résultats avec Word 2007 et WordPad et des résultats médiocres avec OpenOffice .org 2). Voici les fichiers:

• Formulaire de marquage temporel au format RTF modifiable
• Formulaire de traçage de temps en PDF

Au sommet se trouve un espace pour mettre des engagements fixes pour la semaine. La table du bas est votre clé, avec un espace pour définir jusqu'à 10 projets; lorsque vous terminez un projet, cochez-le et remplissez la case suivante avec le nouveau projet pour cet espace. Le milieu est un horaire heure par heure pour la semaine, avec des créneaux d’une heure du 9 au 6. (Vous pouvez modifier les heures de travail ou démarrer le calendrier le lundi en modifiant le format RTF.) En général, vous mettrez “Projet 1” à 9h-10h et tracez une ligne au maximum (ou complétez-la chaque jour); si vous avez besoin de deux heures, répétez “Projet 1” dans la fente 10-11am. La publicité

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Voici à quoi ressemble mon emploi du temps (cliquez pour agrandir):

Depuis que je suis lent, j'ai réservé les trois premières heures pour consulter mon courrier électronique, consulter les flux RSS, consulter les statistiques de mon site, prendre mon petit déjeuner et m'habiller pour la journée. Ma journée de travail commence à 9 heures - le projet n ° 1 s'appelle Lifehack. Je vais donc travailler sur des messages, lancer des idées de brainstorming, faire la maintenance du site et faire tout ce que j'ai à faire. À 10 ans, je passe à mon prochain projet, qui est pour le moment la rédaction d'un livre électronique que je vais publier cet été. Quand j'aurai fini, je remplacerai le projet n ° 2 par quelque chose d'autre. Le projet 3 prépare un cours en ligne que j'enseigne cet été. Etc. La publicité

Vous noterez que vers jeudi, il se sépare; J'ai besoin de deux heures pour Lifehack Live, je prends donc ce temps du projet n ° 2; le vendredi, j'ai prévu du temps pour faire la lessive et autres travaux ménagers, et mon examen hebdomadaire. Au début de la semaine, j'ai donc pris soin d'attribuer des créneaux horaires qui ne dureraient pas 5 heures..

Notez également que j'ai ajouté trois fois par e-mail par jour. Laissant à moi-même, je vérifierais constamment les emails toute la journée; C’est ma façon de me rappeler de rester fidèle à la tâche à accomplir et de vérifier mes courriels juste avant de prendre ma pause déjeuner et à la toute fin de ma journée de travail avant mon départ pour préparer le dîner..

L'avantage de tout cela est que je peux voir en un coup d'œil combien de temps j'ai réservé pour chaque projet au cours de la semaine. Si quelque chose de nouveau se présente, je peux facilement remplacer un emplacement de projet (ou plus, si nécessaire) par celui-ci et réaffecter le temps nécessaire. Je n'ai que 8 projets là-bas; les deux derniers sont destinés à des projets familiaux et iraient les créneaux horaires du week-end ou du soir; pour le moment, je n'en ai pas.

Peut-être que cela fonctionnera pour vous?

La répartition du temps ne semble pas si nouvelle pour les personnes qui pratiquent déjà le blocage du temps - la seule différence est que j'essaie de conserver les mêmes projets à la même heure chaque jour, et la flexibilité de disposer de créneaux réservés aux projets génériques au lieu de particuliers les uns. C'est ce qui fonctionne pour moi, et je pense que cela pourrait bien fonctionner pour certains d'entre vous qui ont de la difficulté à maîtriser votre emploi du temps..

Faites-moi savoir si cela vous aide ou si vous avez votre propre manière légèrement décalée de travailler dans vos divers projets..