Automatiser ou non votre système de productivité personnel

Nous voulons tous faire les choses plus vite et mieux ici à Lifehack. Et pour améliorer les choses plus rapidement et mieux, vous devez disposer d'un système de productivité personnelle solide que vous utilisez quotidiennement..

Ce système peut être à peu près tout ce qui vous aide à surmonter votre montagne de projets ou de tâches et à vous rapprocher de vos objectifs dans la vie. Que ce soit du papier ou des pixels, peu importe. Mais, depuis que vous lisez Lifehack, je dois supposer que les pixels et les dispositifs technologiques constituent une partie importante de votre flux de travail..

“Système de productivité personnelle” défini

Un système de productivité personnelle (au moins la définition que cet article utilisera) est un ensemble de workflows et d’outils permettant à une personne d’accomplir son travail de manière optimale..

Flux de travail peut être la façon dont vous importez et gérez vos photos depuis votre appareil photo, comment écrivez et créez des articles de blog, comment déployez-vous le code compilé sur un serveur, etc.

Outils sont les choses comme les planificateurs, les gestionnaires de tâches, les calendriers, les environnements de développement, les applications, etc..

Quand l'automatisation est mauvaise

Vous pensez peut-être que plus nous automatiserons nos systèmes, plus nous en aurons fini. C’est surtout le cas, mais il y en a un très gros “je t'ai eu” en ce qui concerne l'automatisation de quoi que ce soit.

L’automatisation est une mauvaise chose pour votre système de productivité personnelle lorsque vous ne comprenez pas intrinsèquement le processus de quelque chose.

Prenons par exemple le paiement de vos factures. Cela peut sembler très évident, mais si vous ne pouvez pas vous en tenir à un budget mensuel et avez de la difficulté à trouver l'argent pour effectuer vos paiements à temps, automatiser le paiement de votre facture tous les mois est totalement inutile et peut être dangereux pour vos finances personnelles. La publicité

Un autre exemple consiste à utiliser un outil de productivité pour “te dire” quelles tâches sont importantes et que faire ensuite. Si vous n'avez pas pris du recul et compris comment vos systèmes de productivité devraient fonctionner ensemble, ce type d'automatisation vous empêchera probablement de faire avancer les choses..

Vous ne pouvez automatiser que quelque chose dans votre système de productivité personnel géré depuis un certain temps. Si vous essayez d'automatiser des choses qui ne sont pas déjà bien gérées, vous vous sentirez probablement un peu incontrôlable et aurez un plus grand sentiment d'être submergé..

Une autre chose à retenir est que certaines choses devraient toujours être faites par vous-même, comme répondre aux courriels importants et communiquer avec les autres. L'automatisation de ces choses peut montrer à vos collègues et collègues que vous ne vous souciez pas assez de vous communiquer.

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Quand l'automatisation est bonne

D'autre part, l'automatisation est une excellente chose pour votre système de productivité personnelle lorsque vous comprenez le processus de quelque chose et pouvez ensuite effectuer automatiquement les étapes. Lorsque vous savez gérer efficacement une tâche et que vous comprenez le processus étape par étape d’une partie de votre système, c’est probablement le bon moment pour l’automatiser. La publicité

J'ai mis en place plusieurs flux de travail au cours de la dernière année qui prennent une partie de la “stupide” travailler de moi afin que je puisse être plus créatif et ne pas avoir à vous soucier des détails de quelque chose.

Sur mon Mac, j'utilise une combinaison de flux de travail Automator, d'extraits de TextExpander et maintenant de raccourcis clavier Maestro pour effectuer des retouches automatiques des photos importées de mon iPhone 4S ou ouvrir toutes les applications et les sites Web nécessaires à une réunion hebdomadaire. bureau en tapant quelques touches. Une fois que vous êtes prêt à automatiser certains de vos processus, vous commencez à voir d'autres éléments de votre système pouvant tirer parti de l'automatisation..

Encore une fois; Tout ceci ne fonctionne que si vous comprenez vos processus et savez quels outils vous pouvez utiliser pour les faire automatiquement.

Les trois étapes pour déterminer si quelque chose est “mûr” pour l'automatisation

Si votre flux de travail réussit ces trois étapes, puis automatisez à distance, bébé: Publicité

1. Vous pouvez effectuer ce processus dans votre sommeil et cela ne nécessite aucune attention de votre part. Il peut (et a été) géré sous une forme quelconque avant de l'automatiser.
2. Le processus prend du temps.
3. Le processus ne nécessite pas “finesse humaine” (c.-à-d. communiquer et répondre à quelque chose personnellement)

L'automatisation de vos systèmes de productivité personnels peut s'avérer très utile à long terme si vous faites attention à ce que vous faites. Vous devez d’abord comprendre les processus que vous essayez d’automatiser avant de les automatiser. Ne croyez pas que tout et tout devraient être automatisés dans votre vie, car cela ne devrait probablement pas.

Choisissez judicieusement ces processus et vous trouverez ceux qui prennent le plus de temps à être les meilleurs à automatiser. Qu'avez-vous automatisé dans votre système de productivité personnel?

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