Dix principales sources d'interruptions

C'est une révélation lorsque vous réalisez que bon nombre des interruptions qui se produisent dans votre journée peuvent en réalité être sous votre propre contrôle! Sans ordre particulier, voici les dix principales interruptions que nous voyons le plus souvent chez nos clients et qui affectent leur productivité:

1. Appels téléphoniques
Prévoyez du temps pour que les appels soient filtrés par une personne de soutien ou, si vous travaillez seul, pour filtrer les appels avec la messagerie vocale. Répondre au téléphone vous rend constamment réactif et non proactif! Certes, certains travaux rendent cette suggestion irréaliste, mais en général, le temps protégé est un temps productif.

2. Questions non prévues et discussions
Une solution consiste à avoir un bloc de temps fixe chaque jour pour “porte ouverte” questions et discussions. Parfois, la messagerie instantanée peut apporter un certain soulagement à ce problème, si elle ne se transforme pas en un autre type d'interruption non désirée (voir n ° 4). Si ces choix ne sont pas réalistes, vous pouvez faire de votre mieux pour limiter le nombre 3… Publicité

3. Chat social
Je ne suggère pas que vous avez un bureau stérile où personne n'est autorisé à bavarder. Évidemment, c’est excessif que cela devient un problème. Voici quelques solutions:

• Debout immédiatement quand quelqu'un entre dans votre bureau pour discuter. Debout envoie le message non verbal que vous avez d'autres choses à faire.
• Se débarrasser de “aimants sociaux” dans votre bureau, comme des fauteuils et des bonbons très confortables.
• Assurez-vous de ne pas être placé de manière à sentir que vous devez saluer chaque personne qui passe devant votre porte..

4. Messagerie instantanée
La messagerie instantanée est une arme à double tranchant… elle peut vraiment résoudre le problème de la réponse à des questions rapides sans engager une conversation complète en personne, mais cela peut évidemment devenir un problème si les gens ne sont pas d’accord sur certaines directives. Définissez définitivement votre statut de messagerie instantanée sur “Une façon” lorsque vous avez besoin de temps ininterrompu pour travailler et discuter du comportement de la messagerie instantanée avec vos collègues pour éviter les problèmes avant qu'ils ne surviennent.

5. Courriel
Éteins le “le nouvel e-mail est arrivé” notification sons et fenêtres pop-up. Dans Outlook, c'est sous Outils> Options> onglet Préférences> Options de messagerie> Options de messagerie avancées (Quelqu'un connaît un raccourci vers ce réglage?). Forcez-vous à cesser d’appuyer sur le bouton Envoyer / Recevoir toute la journée, comme si vous étiez un rat de laboratoire sur le point d’avoir une friandise! La publicité

6. Périphériques Blackberry / Treo
Envisagez sérieusement si vous avez besoin de tels dispositifs en premier lieu. Ce peut être simplement un autre gadget à traiter! Je sais que c'est difficile, mais assurez-vous de disposer d'un temps libre de Blackberry pour effectuer un travail ciblé. Et s'il vous plaît soyez poli lorsque vous essayez d'interagir avec d'autres personnes… voir la vidéo hilarante de David Spade sur l'intervention de Blackberry:

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https://youtube.com/watch?v=Al5FZPUeiCY

7. Pensées aléatoires
Ayez votre liste de choses à faire à proximité et prêtez-vous à écrire vos pensées et à continuer. Pensez à utiliser un enregistreur vocal numérique, mais assurez-vous de disposer d'un processus permettant de placer ultérieurement les informations dans votre système de gestion du temps. Jott est une excellente solution de contournement. Il transcrit vos pensées en texte de courrier électronique que vous pouvez facilement insérer dans votre système. La publicité

8. Distractions visuelles et auditives
Gardez votre lieu de travail dégagé pour un minimum de distractions et une productivité maximale. Prenez des mesures pour masquer ou éliminer les bruits gênants - les machines à bruit blanc et les fontaines de bureau ne coûtent pas cher et peuvent faire toute la différence.

9. Utilisation inappropriée des boîtes d'entrée et de sortie
Gardez votre boîte de réception papier propre et prête pour que les gens se sentent à l'aise de vous laisser des choses. Demandez à ceux avec qui vous travaillez d'utiliser des instructions écrites chaque fois que possible. Utilisez votre boîte d'envoi en papier pour éviter de vous lever toutes les quelques minutes pour livrer des choses ailleurs et donnez l'exemple d'une personne qui écrit des instructions très claires..

10. Dire OUI quand vous devriez dire NON
Si quelqu'un vous demande de l'aide, arrêtez-vous et examinez attentivement la demande avant de répondre. Utilisez la phrase très efficace “indisponible” en refusant une demande. Les gens ont tendance à ne pas remettre en question cette phrase et à passer au choix suivant. La publicité

Lorie Marrero est une organisatrice professionnelle et créatrice de The Clutter Diet, un programme en ligne novateur et abordable pour les organisations à domicile. Le site de Lorie aide les membres à perdre “Clutter-Pounds” de leur domicile en fournissant un accès en ligne à son équipe d’organisateurs. Lorie écrit quelque chose de incroyablement pratique tous les deux ou trois jours sur le blog Clutter Diet. Elle vit à Austin, au Texas, où sa société fournit des services pratiques d’organisation aux clients depuis 2000..