Suivi de mon kilométrage sans perdre mon esprit

  • Brett Ramsey
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  • 2021
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Je trace où je vais, que je sois en voiture, en train ou en avion, pour plusieurs raisons: Publicité

  • Je peux déduire 50,6 cents par kilomètre parcouru en 2008.
  • Je peux planifier mes voyages plus efficacement si j'ai une bonne idée de la fréquence de mes voyages et de l'endroit où.
  • Je peux facilement revenir en arrière, si besoin est, même longtemps après le voyage.

Cependant, il peut être difficile de trouver une méthode de suivi des voyages, en particulier des kilomètres parcourus, qui ne prend pas de temps. J'ai appris à suivre le kilométrage de ma mère, qui, à ce jour, note son kilométrage et son emplacement chaque fois qu'elle stationne la voiture au dos de sa dernière facture d'essence. Le travail est fait, mais il semble qu'elle doive consacrer beaucoup de temps au processus, du temps réellement passé à la rédaction des informations au traitement ultérieur..

Lorsque vous choisissez un système de suivi du kilométrage - ou créez le vôtre -, vous devez garder à l'esprit certains facteurs très spécifiques:

Besoins en documentation: si vous comptez vous faire rembourser votre kilométrage par un employeur ou un client, sachez dès le début quel type de documentation vous devez remettre - un carnet de voyage suffira-t-il? aurez-vous besoin de reçus d'essence? Votre voyage doit-il être approuvé? Il en va de même pour tout kilométrage que vous avez l'intention de réclamer en déduction de vos impôts. Si vous êtes basé aux États-Unis, à moins que vous ne soyez audité, vous n’avez besoin que d’une documentation minimale. Si vous êtes audité, vous devrez être en mesure de sortir des documents pour montrer que vous conduisez vraiment beaucoup pour votre travail. Quel genre de disques, vous pourriez demander: Kelly Erb, de taxgirl, dit, “La meilleure preuve est la trace écrite.” Selon Kelly, la clé est qu’ils doivent être contemporains, c’est-à-dire que vous avez suivi vos voyages comme vous les avez faits. Le suivi électronique est acceptable tant que vous le suivez de la même manière que vous utiliseriez un système écrit. Elle recommande de suivre le kilométrage et l’objet d’un voyage, ainsi que de conserver les reçus pour les péages et l’essence. Kelly a également proposé une autre suggestion: “Si vous utilisez le passe E-Z ou quelque chose de similaire, vous aurez en fait un enregistrement imprimé de vos trajets compilé pour vous..” La publicité

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Autres variables: suivez-vous vos voyages pour rendre votre tournée de courses hebdomadaire plus efficace? Ou comparez-vous votre kilométrage à vos dépenses en essence? Si vous devez suivre d'autres variables, vous devrez planifier ce fait depuis le début. Vous devrez peut-être inclure dans votre système de suivi vos dépenses en gaz ou le nombre de fois que vous visitez un lieu donné au cours d'un mois..

Si vous êtes habitué à la tenue de registres en général, vous n’avez peut-être pas besoin de trop insister sur le suivi de miles: par exemple, vous conservez un calendrier avec des enregistrements assez précis de votre situation à tout moment - noms et adresses d’entreprise. Si vous ne faites pas de détour trop souvent, vous pouvez simplement calculer la distance d’un rendez-vous à un autre (il suffit de brancher les adresses dans GoogleMaps ou Mapquest). La publicité

Mais pour ceux d’entre nous qui préférerions suivre notre kilométrage au fur et à mesure, plusieurs applications Web peuvent parfaitement servir cet objectif. Personnellement, j'aime Jott. Lorsque je me rends sur place, je peux simplement appeler Jott et enregistrer un message indiquant mon kilométrage, ma position actuelle et mon objectif (ce qui facilite grandement les choses lorsque je dois organiser mon voyage d’affaires de tout le reste). Et comme Jott enverra mes enregistrements à mon courrier électronique, je peux configurer des filtres en fonction de quelques mots ou même effectuer des recherches pour des lieux particuliers. La seule difficulté dans mon système est le problème occasionnel de reconnaissance vocale: je vais à beaucoup d'endroits avec des noms apparemment méconnaissables. Mais je peux toujours revenir à Jott et réécouter un enregistrement particulier.

Je viens de déposer mes notes dans un tableur - théoriquement tous les mois, mais de manière réaliste tous les quelques mois - avec quelques formules définies pour calculer non seulement le total de mes voyages, mais également mes totaux par catégories. J'essaie de formuler mes textes de telle manière que je puisse simplement copier et coller tout en faisant quelque chose de moins que stimulant intellectuellement, comme regarder la télévision. La publicité

Mais je peux penser à de nombreuses variations sur ce thème qui dépendent de la façon dont vous vous connectez à Internet et des applications qui vous plaisent: vous pouvez envoyer des messages à un compte Twitter, conserver des fichiers sur un PDA ou pirater votre voiture et un appareil GPS. ils peuvent suivre le kilométrage sans votre interférence. La principale différence entre ces techniques et un livre de kilométrage à l'ancienne (que vous pouvez obtenir gratuitement à votre bureau H & R Block local si vous n'aimez pas les solutions de haute technologie) réside dans le fait que les informations sont déjà dactylographiées. Avec beaucoup moins d'effort que de manipuler une pile de reçus, vous pourrez manipuler vos informations de voyage: même la simple tâche qui consiste à additionner un nombre total de miles parcourus semble monumentale avec la pile de reçus d'essence annotés de ma mère. Beaucoup de gens disent que la seule méthode de suivi acceptable consiste à utiliser un stylo et du papier, de préférence conservés dans la voiture. Mais pensez au temps qu'il faudra pour additionner ces chiffres, pendant que je vide mes notes dans un tableur qui fera tout le calcul pour moi?




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