Votre guide pour gagner en productivité avec la consolidation de compte Gmail

Gmail est un outil puissant, mais de nombreux utilisateurs de ce service n’exploitent pas tout son potentiel. Pour vous aider à être plus productif et à tirer le meilleur parti de Gmail, je vais passer les prochains articles à parler des fonctionnalités les plus efficaces du logiciel et des techniques et pratiques que vous pouvez utiliser pour en tirer le meilleur parti..

Dans cette première installation, nous parlerons de consolidation de compte. Cela vous facilitera la vie mille fois (oui, oui, hyperbole - ou du moins, dites-vous pour le moment!) Si vous ne le faites pas déjà. Voici ce que nous allons faire:

Faites-en votre boîte de réception centrale

Aujourd'hui, la plupart des gens ont au moins deux comptes de messagerie et généralement plus. Grâce à mes propres projets, à mes comptes personnels et à la collaboration étroite avec les clients pour qu'ils me fournissent une adresse électronique, j'ai accumulé près de vingt comptes (actifs)..

Avoir vingt comptes de messagerie est une très mauvaise chose pour la productivité. Comme Dustin l’a mentionné dans son article «Retour aux sources», moins vous avez de boîtes de réception, mieux ce sera; Cela signifie moins de risque de glisser à travers les mailles du filet et moins d’endroits où vous devez vous souvenir de rechercher chaque jour de nouvelles informations. La publicité

Gmail vous permet de transformer ces multiples boîtes de réception en un seul endroit. Lorsque vous filtrez tous ces comptes différents en un seul endroit sans perdre la possibilité de répondre en utilisant l'adresse à laquelle ils ont été envoyés, le problème infernal de votre boîte de réception a été résolu. Voici comment consolider cette partie de votre vie.

1. Configurer la fonctionnalité Envoyer un courrier en tant que.

La première chose à faire est de se rendre au Comptes onglet sous Paramètres de Gmail. C’est ici que vous pouvez configurer Gmail pour qu’il envoie des messages comme s'ils avaient été envoyés à partir de vos autres adresses électroniques. Afin de maintenir le professionnalisme et de conserver le courrier trié à l'aide des filtres de Gmail, ceci est important..

Clique le “Ajoutez une autre adresse e-mail” lien et suivez les étapes. Un message de confirmation sera envoyé à votre compte afin d'empêcher l'usurpation d'identité. Une fois que vous aurez confirmé votre identité, vous pourrez envoyer un courrier électronique à partir de ce compte..

Rincez et répétez jusqu'à ce que tous les comptes que vous avez l'intention de filtrer dans Gmail aient été configurés. La publicité

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2. Extrayez votre courrier électronique de vos autres boîtes de réception vers Gmail.

Vous pouvez obtenir le courrier électronique de vos autres comptes dans votre compte Gmail. transfert ou POP3. Le transfert est un meilleur choix à long terme, car Gmail ne vous permet que de configurer cinq comptes POP3 et ne vérifie vos comptes que de temps en temps. Si vous transférez votre e-mail depuis votre compte existant vers Gmail, les e-mails sont automatiquement transférés et vous pouvez le faire pour autant de comptes que vous en avez..

Cependant, pour que vos archives de courriels restent centralisées, si jamais vous deviez retrouver d'anciens courriels importants (en utilisant les excellentes fonctions de recherche de Gmail), POP3 vous sera utile au début. Configurez vos comptes sous Paramètres> Comptes pour tout télécharger via POP3, cinq à la fois. Le processus d'installation vous donne la possibilité de spécifier une étiquette pour le compte, ce que vous devez faire dès le départ..

Lorsque vous avez terminé, accédez aux paramètres de votre autre compte et configurez-les tous pour les transférer sur votre compte Gmail principal. Une fois que vous avez défini la redirection, revenez à Gmail et supprimez les comptes POP3, sinon vous risquez de manquer certains courriels..

Si vous n'avez pas d'archives de messagerie sur votre serveur de messagerie, mais plutôt dans votre application de messagerie, ne vous inquiétez pas - vous pouvez toujours les obtenir sur le compte. J'ai utilisé Apple Mail pour tout migrer. Cela peut donc varier d'un programme à l'autre. Rendez-vous dans l'interface de messagerie Web Gmail et configurez des étiquettes pour chacun de vos comptes. Revenez ensuite à votre application de messagerie de bureau et configurez votre compte Gmail avec IMAP (ne pas POP3). Vous devriez voir vos étiquettes sous ce compte. Sélectionnez tous vos emails depuis un compte donné et faites-les glisser vers cette étiquette. À l'aide de Apple Mail, les courriels de mon disque dur ont été supprimés au fur et à mesure de leur téléchargement. Faites donc une sauvegarde avant de commencer si vous souhaitez conserver également les archives hors connexion. La publicité

J'ai déjà fait ça avec un très ancien compte de messagerie avec un nombre d'archives à cinq chiffres. Cela prend du temps, alors soyez patient, et peut-être le préparer avant de vous coucher.

3. Assurez-vous que vos comptes se dirigent tous vers les bonnes étiquettes.

Avoir tous les courriels de chaque compte dans votre boîte de réception va être un enfer organisationnel. Assurez-vous de définir correctement vos étiquettes et vos filtres lors de l'étape 2. Si vous avez téléchargé votre courrier électronique depuis IMAP, puis l'avez transféré sur Gmail, vous avez peut-être manqué cette étape. Voici comment le faire:

Allez dans Paramètres et cliquez sur l'onglet Filtres. Cliquer sur Créer un nouveau filtre et renseignez le compte de messagerie que vous avez redirigé vers Gmail dans le champ À:. Cela spécifiera que chaque fois qu'un email est reçu et envoyé à ce compte, il sera traité avec ce filtre.

Cliquez sur L'étape suivante et coche Ignorer la boîte de réception et Appliquer l'étiquette, en sélectionnant l'étiquette appropriée dans le menu déroulant (il s'agit de l'étiquette que vous avez configurée à l'étape 2). Clique le Créer un filtre bouton et vous êtes prêt à partir. La publicité

Utiliser la fonctionnalité Tout courrier

Alors, maintenant, vous voulez traiter par lots tous vos nouveaux emails. Basculer entre les étiquettes pour traiter les messages de chaque compte est un peu comme le trafic arythmique; il faut un certain temps pour arriver à quelque chose, bien que ce soit le cas. Heureusement, nous avons le plus important mais rarement utilisé Tout le courrier fonctionnalité.

All Mail n’est en réalité qu’une étiquette glorifiée qui s’applique automatiquement à chaque message (même si l’étiquette n’est pas visible). Il vous permet de voir tous vos messages au même endroit. Aussi simple que cela puisse être, lorsque vous vous levez le matin pour consulter votre courrier électronique, vous pouvez le parcourir un par un dans All Mail, sans avoir à vous arrêter pour naviguer entre les libellés. Il n'est pas rare de mettre une étiquette de côté parce que “rien d'important ne s'y passe quand même” et cela sabote le point entier du traitement par lots.

J'avais l'habitude de le faire moi-même, en particulier avec un compte particulier qui avait fini par recevoir peu de courrier électronique humain et beaucoup de trafic sur les listes de diffusion. L'utilisation de Tout le courrier m'a obligé à sortir de ma zone de procrastination et à traiter chaque message. Les premiers jours ont été consacrés à la désinscription de nombreuses listes et, si le contenu était précieux, au passage à un flux RSS. S'ils ne créaient pas de flux pour le même contenu, je les éliminais complètement (il y a donc une leçon pour vous, les spécialistes du marketing par courrier électronique, qui lisez ceci). Depuis, je passe plus de temps à traiter avec des humains et moins à lutter contre la masse de mails inutiles (et à me débarrasser de la culpabilité de ne pas avoir traité tout mon courrier correctement)..

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