10 mauvaises habitudes de messagerie que vous devez cesser de faire maintenant

Une chose est sûre: nous travaillons tous avec le courrier électronique. Nous les utilisons même pour communiquer et organiser nos vies personnelles. Mais si vous y réfléchissez vraiment, à quoi servent réellement les courriels? Collaborer? Planification? Gérant? Discussions de groupe? En fait, aucune de ces réponses.

Les courriels ont été conçus pour des conversations individuelles (ou au maximum des conversations en petits groupes). Ils ne doivent pas être utilisés pour synchroniser une équipe ou planifier un événement, car une utilisation excessive des courriers électroniques entraîne simplement une perte de productivité et une perte de temps..

Voici 10 mauvaises habitudes de messagerie que vous devez cesser de faire maintenant. La publicité

1. CC'ing personnes inutiles pour «FYI»

Demander aux gens de les mettre à jour sur les informations mène presque toujours à la confusion. La personne interrogée se demande s’il faut prendre des mesures. Devraient-ils répondre? Devraient-ils transmettre vos informations? Un email contenant du CC contient des informations que la plupart des gens ne pourront pas traiter de toute façon..

2. Utilisation du bouton «Répondre à tous»

Lorsque vous recevez un e-mail avec plusieurs personnes interrogées, n'envoyez pas automatiquement votre réponse à tout le monde! Vous finirez par polluer la boîte de réception de tous les autres. Essayez seulement de répondre à la personne concernée; il n'est pas nécessairement nécessaire de devenir une discussion de groupe.

3. Choisir le mauvais sujet

Le sujet doit être bien choisi. Ne vous contentez pas d’écrire «Bonjour de…»; essayez plutôt de donner le plus de détails possible dans le format le plus court possible. Par exemple: «Documents de réunion 02/15». Lors de la réception du courrier électronique, votre correspondant doit comprendre en quoi consiste votre courrier électronique en lisant simplement son objet. Ne leur faites pas deviner ce qu'il y a dedans; être explicite et concis. La publicité

4. Utilisation de lettres majuscules

L'utilisation de lettres MAJUSCULES ne rendra pas votre courrier électronique plus urgent que les autres, et d'ailleurs, vous ne devriez pas être le seul à décider de ce qui est urgent dans la boîte de réception de quelqu'un d'autre. Dans un courrier électronique, les lettres majuscules sont interprétées comme un SCREAMING agressif et intrusif, et elles ne construisent pas une conversation constructive..

5. Ne pas hiérarchiser les réponses

Il n'est pas nécessaire de répondre immédiatement à tous les courriels. Vous devez donc les classer et les hiérarchiser en conséquence. Le problème est que votre boîte de réception est le pire outil à utiliser. En fait, votre meilleur pari pourrait être une application externe. L'email parfait est un email qui peut être supprimé. ce n'est pas supposé contenir des informations. Vous devez donc hiérarchiser vos réponses dans votre liste de tâches et transférer les informations contenues dans un courrier électronique à un autre endroit..

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6. Utiliser des mots inutiles

Tout comme la ligne d'objet de votre email, le corps de votre email doit être très explicite et concis. Allez droit au but et évitez le plus possible d'inutile bla-bla. La plupart des gens ne lisent pas tout dans leurs courriels. Par conséquent, si vous facilitez le travail en donnant de brèves informations utiles, en masquant votre contenu et en indiquant les actions à entreprendre, vous économiserez des tonnes de temps à tout le monde (et les gens heureux). La publicité

7. Utiliser le courrier électronique pour tout

Que vous ayez besoin de dire quelque chose à quelqu'un, d'envoyer des informations et des documents, de partager une idée et de recueillir des commentaires, de planifier un événement ou de synchroniser votre équipe, n'utilisez pas les courriels à chaque fois. Essayez de réfléchir au message que vous voulez transmettre et utilisez le bon outil pour chaque message spécifique. Les courriels ne sont pas toujours le bon moyen de communiquer ce dont vous avez besoin.

8. Gérer un projet d'équipe avec email

La gestion d'un projet d'équipe avec un courrier électronique conduit souvent à la frustration, à l'incompréhension, à la confusion et finalement à un mauvais résultat. Lorsque vous organisez un projet d'équipe, vous devez déléguer des tâches, partager des informations et suivre le travail de chacun. Mais les courriels ne sont qu'un moyen de communiquer, pas de planifier. Changez vos habitudes et trouvez un meilleur moyen de gérer votre travail d'équipe sans email!

9. Classer votre email

Arrêtez de perdre votre temps à classer vos emails. Une bonne chose à propos des boîtes de réception par courrier électronique est qu'il existe une barre de recherche. Cette fonctionnalité vous permet de trouver n'importe quelle information à tout moment. Classer vos courriels ne vous prendra que beaucoup de temps pour obtenir de très faibles améliorations de la productivité. La publicité

10. S'en tenir au courrier électronique parce que…

C'est la seule façon d'organiser votre travail et le seul outil de communication que vous connaissez? Peut-être qu'il est temps de changer votre façon de travailler avec votre équipe et avec vos clients, sans parler de la façon dont vous planifiez votre journée.