12 conseils pour mieux écrire des affaires

Le monde des affaires d'aujourd'hui est presque entièrement axé sur l'information. Que vous dirigiez une petite entreprise ou occupiez un petit coin de l'organigramme d'une grande multinationale, il est probable que la majeure partie de votre travail consiste à communiquer avec les autres, le plus souvent par écrit. Il y a bien sûr le courrier électronique et la lettre commerciale traditionnelle, mais la plupart des gens d'affaires sont également invités à rédiger des présentations, des mémos, des propositions, des exigences commerciales, du matériel de formation, des textes promotionnels, des propositions de subvention et un large éventail d'autres documents..

Voici le frotter: la plupart des gens d'affaires ont peu d'expérience en écriture. Les diplômés en commerce ont probablement écrit un peu à l’école, mais les programmes en commerce l’inspirent rarement, et apprendre à bien écrire n’est pas le moteur du désir de la plupart des gens d’aller dans une école de commerce. Ceux qui n'ont pas de formation universitaire n'ont peut-être jamais été contraints d'écrire, du moins depuis l'école publique.

Si vous êtes l'une des nombreuses personnes dans le monde des affaires pour qui écrire n'a jamais été une préoccupation majeure, sachez que un manque de compétences en écriture est un handicap de plus en plus grand d'année en année. Passer du temps à améliorer votre écriture peut entraîner une nette amélioration de vos perspectives de développement et de promotion. Il n'y a pas de substitut à la pratique, mais voici quelques conseils pour vous mettre sur la bonne voie. La publicité

1. Moins c'est plus.

Dans la rédaction des affaires comme dans pratiquement toutes les autres formes d'écriture, la concision compte. Ironiquement, à mesure que l’information écrite devient de plus en plus importante pour le bon fonctionnement des entreprises, les gens sont de moins en moins disposés à lire.. De plus en plus, les magazines et autres points de vente qui exploitaient des fonctionnalités de 2 000 mots reviennent à des esquisses de 500 mots. Utilisez des mots avec parcimonie, découpez la prose fleurie et évitez les phrases longues et sinueuses. Comme Zorro a enseigné à son fils, “Entrez, faites votre Z et sortez!” - allez droit au but, dites ce que vous voulez dire et faites-le avec cela.

2. Évitez le jargon.

Tout le monde dans les affaires déteste écrire des affaires, tout cela “solution de ciel bleu” et celles “synergies stratégiques” cela ne signifie finalement rien; “brainstorming” et “possibilités de travailler ensemble” sont plus significatifs sans paraître ridicule. Bien que le jargon soit parfois inévitable - dans un document d'exigences commerciales ou une spécification technique, par exemple, essayez d'utiliser un langage plus clair. Même pour les personnes dans le même domaine que vous, le jargon est souvent inefficace - le regard passe juste au-dessus de lui sans vraiment en saisir le sens.. Il y a une raison pour laquelle le jargon est si souvent utilisé lorsqu'un écrivain veut ne pas dis n'importe quoi. La publicité

3. Ecrire une fois, vérifier deux fois.

Relisez immédiatement après avoir écrit, puis à nouveau des heures ou, mieux encore, des jours plus tard. Rien n’est plus embarrassant qu’une bêtise dans un bon document. Ce n'est pas juste - les fautes de frappe arrivent! - mais les gens vous jugent pour ces erreurs quand même, et durement. Sauf en cas d'urgence directe, donnez-vous toujours le temps de laisser votre écriture de côté et d'y revenir plus tard. Le cerveau est délicat et ignorera les erreurs qu'il vient de commettre; un peu de temps à travailler sur quelque chose d'autre vous donnera le détachement dont vous avez besoin pour attraper ces erreurs avant que quelqu'un d'autre ne les lise.

4. Ecrire une fois, vérifier deux fois.

Je sais, je viens de dire cela, mais je veux dire autre chose ici. En plus d'attraper des fautes de frappe et autres erreurs, mettre un peu de temps entre l'écriture et la relecture de votre travail peut vous aider à détecter les erreurs de ton qui pourraient autrement vous échapper et causer des problèmes. Par exemple, lorsque nous sommes bouleversés ou en colère, nous écrivons souvent des choses que nous ne voulons pas que quiconque lise. Assurez-vous que votre travail dit ce que vous voulez, comment vous voulez, avant de le laisser toucher son public.

5. Portez une attention particulière aux noms, titres et genres..

OK, il y a une chose plus embarrassante qu'une faute de frappe: appeler M. Smith “Mme Smith” uniformément tout au long d'un document. Si vous n'êtes pas sûr de l'orthographe du nom d'une personne, de son titre (ou de sa signification) ou de son sexe, vous pouvez soit: a) vérifier auprès de quelqu'un qui connaît (comme son assistant), ou b) s'il s'agit d'un sexe , utilisez un langage non sexiste. “Ils” et “leur” deviennent rapidement des pronoms singuliers neutres et parfaitement acceptables, malgré ce que votre professeur de grammaire et votre propre grammaire nazi au bout du couloir pourraient dire. La publicité

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6. Enregistrer les modèles.

Lorsque vous écrivez une lettre, un courrier électronique, une note de service ou un autre document particulièrement performant, s'il existe une moindre chance que vous rédigiez un document similaire à l'avenir, enregistrez-le en tant que modèle pour une utilisation ultérieure. Étant donné que la précipitation dans l'écriture est l'une des principales causes des fautes de frappe et autres erreurs, gagner du temps en utilisant un document pré-écrit peut vous éviter l'embarras de telles erreurs. Assurez-vous simplement de supprimer toute information spécifique - noms, sociétés, etc. - avant de la réutiliser - vous ne voulez pas envoyer de lettre à M. Sharif qui soit adressée à Mme O'Toole.!

7. Soyez professionnel, pas nécessairement formel.

Il y a une tendance à penser que toute communication d'entreprise est formelle, ce qui n'est ni nécessaire ni même très productif. Le langage formel convient aux documents juridiques et aux candidatures, mais le jargon devient souvent invisible, obscurcissant au lieu de révéler son sens. Dans le même temps, rappelez-vous que informel ne devrait pas signifier non professionnel - éliminez les commentaires personnels, les blagues et les commérages sournois de vos communications professionnelles. Rappelez-vous que de nombreuses entreprises (éventuellement la vôtre) sont tenues par la loi de conserver des copies de toute correspondance. N'envoyez pas de courriels, écrivez ou faites circuler des documents que vous ne souhaiteriez pas avoir lus lors d'un procès public..

8. N'oubliez pas les 5 W (et le H)

Tout comme le reportage d'un journaliste, vos communications doivent répondre à toutes les questions pertinentes pour votre public: qui? Quoi? Quand? Où? Pourquoi? et comment? Par exemple, à qui cette note de service est-elle pertinente, que devraient-ils savoir, quand et où s’appliqueraient-ils, pourquoi est-ce important et comment devraient-ils utiliser ces informations? Utilisez la formule 5W + H pour anticiper les questions que vos lecteurs pourraient vous poser également. La publicité

9. Appel à l'action.

Le contenu de documents simplement informatifs est rarement très bien conservé. La plupart des communications d’entreprise sont conçues pour atteindre un objectif précis. Veillez donc à inclure un appel à l’action, ce que le lecteur est censé faire. faire. Encore mieux, quelque chose que le lecteur devrait faire maintenant. Ne laissez pas vos lecteurs le soin de décider quoi faire des informations que vous avez fournies - la plupart ne s'en donneront même pas la peine, et assez de ceux qui le feront se tromperont, vous aurez un désordre sur les mains avant trop longtemps.

10. Ne donnez pas trop de choix.

Idéalement, n'en donnez pas. Si vous souhaitez fixer une heure de réunion, donnez-en une heure et demandez-leur de confirmer ou de présenter une heure différente. Tout au plus, donnez deux options et demandez-leur d'en choisir une.. Trop de choix mènent souvent à une paralysie décisionnelle, ce qui n'est généralement pas l'effet recherché.

11. Qu'y a-t-il pour vos lecteurs??

Une pierre angulaire d’une écriture efficace est la description des avantages et non des caractéristiques. Pourquoi un lecteur devrait-il s'en soucier? Par exemple, personne ne se soucie du fait que Windows 7 puisse fonctionner en mode 64 bits. Ce qui les intéresse, c'est qu'il peut gérer plus de mémoire et donc s'exécuter plus rapidement que le système d'exploitation 32 bits. 64 bits est une fonctionnalité; me permettre de faire mon travail plus rapidement est l'avantage. Les avantages engagent les lecteurs, car ils sont naturellement plus soucieux de savoir comment ils peuvent leur rendre la vie plus facile ou meilleure.

12. Embaucher un pigiste.

Pas un bout d'écriture en soi, Je sais, mais bon conseil quand même. L’écriture n’est probablement pas votre fort. Si c'est important, engagez quelqu'un pour qui écrire est leur fort. Vous pensez peut-être que les pigistes sont uniquement pour du matériel de marketing, mais ce n'est pas vrai. Un bon rédacteur pigiste peut produire des mémos, des manuels de formation, des lettres internes, des bulletins d'information d'entreprise, des billets de blog, des entrées de wiki et à peu près tout autre type d'écriture auquel vous pouvez penser. . En fonction de vos besoins, vous pouvez travailler à la ferme, transférer un pigiste dans une cabine sur site ou définir les arrangements qui conviennent le mieux à vos besoins. Attendez-vous à payer au moins 30 dollars de l'heure, et plus vraisemblablement entre 50 et 125 dollars de l'heure pour une bonne écriture. Quiconque fait payer le prix le plus bas n'est pas très bon ni très au fait des affaires. (Ces tarifs s’appliquent aux écrivains des régions métropolitaines des États-Unis - les tarifs peuvent différer dans d’autres parties du monde.)

Une bonne écriture peut nécessiter un talent que peu d’entre nous ont, mais efficace l'écriture est une compétence qui peut être apprise. Si l'écriture de votre entreprise n'est pas à la hauteur, suivez les conseils ci-dessus et voyez si vous ne pouvez pas l'améliorer. Si votre écriture Est-ce que passer au rassemblement, pourquoi ne pas laisser un pourboire dans les commentaires ci-dessous?