14 mauvaises habitudes qui empêchent Inbox Zero

Gestion du courrier électronique et de la “infâme” Inbox Zero crée tout un buzz ces jours-ci. Beaucoup d’entre nous sont depuis longtemps retranchés habitudes de messagerie qui nous empêchent d’atteindre un maximum d’efficacité email. Au lieu de traiter et de supprimer les courriels, nous avons tendance à les accumuler comme s'ils étaient de petites pépites d'or couvertes de boue, attendant d'être raffinées. Et bien sûr, il y a une foule d'autres habitudes qui ajoutent à la pile de courriels.

Voici mes 14 cents. Faites-moi savoir si j'ai oublié quelque chose dans la section commentaires.

Commençons.

1. Courrier électronique

Combien de fois avez-vous ouvert votre boîte de réception pour faire défiler rapidement la liste? C'est une perte de temps majeure. Si vous ouvrez votre email, faites quelque chose! Supprimer, archiver, créer des tâches, des rappels, etc. Ouvrir et fermer votre liste de messagerie est un moyen sûr de ne jamais atteindre Inbox Zero. La publicité

2. Marquer comme non lu

Qu'est-ce que tout cela signifie? Ceci est l'un de mes favoris et il se rapporte directement au point mentionné ci-dessus. Si vous ouvrez et lisez un courrier électronique, prenez une décision. Si vous avez besoin de faire quelque chose à ce sujet et que vous n'avez pas le temps, créez une tâche avec une prochaine étape claire. Il n'y a aucune raison de conserver cet email dans votre liste. archivez-le et gérez votre liste de tâches!

3. Pas de rythme

Le tempo dans lequel vous traitez vos e-mails a beaucoup à voir avec les routines que vous créez. Si vous ne définissez pas des heures précises pour traiter votre boîte de réception, vous permettez au destin et à l’impulsion de décider pour vous quand cela se produira. Prenez l’habitude de traiter le courrier électronique à certaines heures et vous finirez par atteindre zéro à plusieurs reprises dans la boîte de réception au cours de la journée. Conseil bonus: en procédant comme indiqué ci-dessus, vous pouvez également vous assurer que vous êtes alerte et que vous avez assez d'énergie pour traiter vos e-mails.

4. Configuration pour échec

Créer des habitudes puissantes nous aide à nous assurer que les choses se font. Une habitude puissante est une habitude qui vous manque. c'est-à-dire que si je l'ai manquée, je me sens obligée de faire ce que je peux pour corriger cette erreur. Nous sommes nombreux à nous fixer pour objectif de traiter autant de courriels que possible. Nous sommes donc en train de nous préparer à l'échec. Si vous modifiez cet objectif pour atteindre Inbox Zero deux fois par jour, vous deviendrez accro au succès..

5. Écrire de longs emails

Une autre habitude d'email écrit des email longs. Les gens ne lisent pas les courriels, ils les parcourent. Pensez-vous vraiment que quelqu'un qui reçoit en moyenne 114 courriels par jour lira un long courrier? La publicité

Organisez tous les courriels que vous envoyez en puces et assurez-vous de ne jamais envoyer nos longs courriels. Votre prix? Vous recevez, en nature, des courriels plus courts, ce qui vous permet de lire moins de temps sans but.

6. Emails émotionnels

Autre chose concernant le point ci-dessus: évitez d’exprimer des émotions dans des courriels! Cela crée de longs courriels qui mènent à de longues réponses et à une correspondance inutile qui ne mène nulle part. Les courriels ne sont pas un excellent moyen d’exprimer des émotions; beaucoup se perd dans le texte et souvent, l'autre partie le sort de son contexte, ce qui conduit parfois à des résultats désastreux.

7. L'e-mail n'est pas la seule option

Parfois, vous devez parler face à face ou utiliser ce que vous appelez un téléphone! Pour ce qui concerne particulièrement le point ci-dessus, s'il y a un point émotionnel à transmettre, un appel téléphonique ou une réunion est la meilleure option pour cela. Avant de rédiger un courrier électronique, passez une seconde ou deux à déterminer s’il serait plus efficace de communiquer autrement..

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8. RE: RE: Re: RE

Si vous répondez à un e-mail contenant plus de 3 messages aller-retour, arrêtez! Quelque chose ne fonctionne pas. Il est temps d'envisager un appel ou une réunion en face à face. La publicité

9. Répondre à tous

Cible uniquement des personnes spécifiques. Ne pas CC personnes qui ne sont pas pertinents pour un email juste pour “garde-les au courant,” à moins bien sûr que vous souhaitiez créer davantage de courriels. Souvent, les destinataires de courrier électronique se sentent obligés de “contribuer” ce qui conduit à plus de courriels, de retards et de confusion. Les courriels sont souvent des tâches. Les tâches devraient être confiées à des personnes qui sont responsables de les accomplir. Garder les gens au courant doit se faire par le biais de résumés périodiques par e-mail ou de réunions..

10. Gibberish

Lorsque vous écrivez un courriel, prenez votre temps et écrivez clairement. Si votre email n'est pas clair, devinez quoi? Vous recevrez au moins un email de chaque destinataire demandant des éclaircissements. Prenez le temps de rédiger, de vous détendre et de relire un courrier électronique. Personnellement, je rédige souvent mes courriels et ne les envoie qu'une heure plus tard. Je constate que lorsque j'espace les commentaires, je trouve plus efficace l'amélioration de ma réponse. En effet, cela prend de la discipline, mais cela aidera à minimiser les courriels de clarification de vos destinataires et vous serez beaucoup plus apprécié de vos pairs (et de votre patron)..

11. Travailler sans structure

Lors du traitement des e-mails, traitez avec une structure définie. Soit répond les emails du plus récent au plus ancien ou du plus ancien au plus récent. Ne sautez pas entre les courriels, car vous enfreignez une règle précédente. Ne lisez pas, ne sautez pas, ne marquez pas non lu. J'aime d'abord répondre aux nouveaux courriels. Cela m'aide à répondre rapidement aux e-mails retournés et à impressionner les personnes qui m'ont envoyé un mail il y a quelques minutes à peine ;-).

12. Réponses en conserve

À quelle fréquence vous retrouvez-vous à réécrire des courriels similaires? Lorsque vous traitez vos e-mails, vous avez tendance à vous heurter à des e-mails que vous savez avoir écrits auparavant. Au lieu d'écrire des courriels encore et encore, lorsque vous identifiez un certain type de courrier électronique, il vous suffit de les copier / coller dans une base de données de réponses par courrier électronique et de les traiter. 'été fait que les emails' plus rapide. La publicité

13. Spam

Je suis sûr que ces heures supplémentaires, vous avez probablement souscrit à au moins 50 sites que vous ne suivez plus. Des services tels que Unroll.me peuvent vous aider à vous désabonner rapidement des services qui encombrent votre boîte de réception avec des lettres d'information inutiles. Lorsque vous voyez du spam, passez quelques secondes à vous désabonner. bien que cela puisse être douloureux, cela vous évitera de voir des centaines de courriels au cours de la prochaine année..

14 Envoyer moins de courriels!

Duh, si vous souhaitez recevoir moins d'emails, envoyez moins d'emails. Jusqu'à la prochaine fois! :)