30 jours avec Asana

(Note de l'éditeur: Ceci est un article en vedette dans notre série en cours “30 jours avec… ”, qui décrit l'utilisation d'un outil de productivité, d'un service ou d'un produit utilisé au cours des 30 derniers jours. Nous voulons fournir à nos lecteurs une vue détaillée des outils et des produits qui les intéressent, leur donner notre avis et leur proposer des moyens d’utiliser ces produits plus rapidement et plus efficacement. Prendre plaisir.)

Lorsque je travaillais de manière indépendante, je n'avais vraiment pas grand besoin d'un gestionnaire de tâches capable de gérer la communication et la collaboration sur plusieurs kilomètres. Cependant, depuis que j'ai commencé à être impliqué dans un plus grand nombre d'activités d'équipe - à tel point que j'ai tendance à passer plus de temps dans un environnement d'équipe - j'ai constaté que mon gestionnaire de tâches que j'utilisais (OmniFocus) laissait certaines des tâches les plus importantes. tâches nécessaires sur la table. De plus, beaucoup de personnes avec lesquelles je travaille ne sont pas sur un appareil Mac ou iOS, ce qui fait de l'utilisation d'OmniFocus un sujet discutable..

J'ai essayé d'autres solutions de gestion des tâches, telles que Flow et je me suis même lancé un peu dans Wunderkit. Mais rien ne résume mieux tout ce dont j'avais besoin dans une solution qu'Asana, l'idée de l'ancien cofondateur de Facebook, Dustin Moskovitz, et de l'ancien employé de Facebook, Justin Rosenstein..

Il y avait beaucoup à explorer au cours de mes 30 jours avec Asana. Et même si j'ai plongé assez profondément, je ne veux pas vous submerger de tous les détails. Au lieu de cela, vous obtiendrez bon nombre des points forts que j'ai découverts lors de mon utilisation d'Asana au cours des 30 derniers jours, et je laisse un peu de marge à l'exploration lorsque le produit se développe..

Commençons…

Espaces de travail

Asana vous permet de créer des espaces de travail - qui sont vraiment plus que des projets. En fait, vous pouvez placer des projets dans des espaces de travail. La meilleure façon de décrire les espaces de travail est qu’ils sont vraiment “domaines d'intervention” vous devez garder un œil dessus et disposer de plusieurs couches pour pouvoir gérer les tâches et les projets qu’elles contiennent. J'ai créé plusieurs espaces de travail:

• Personnel: contient des projets et des tâches personnels
• Professionnel: contient des projets individuels et des tâches liées au travail
• Famille: contient les projets et tâches de la famille
• Plusieurs “En équipe” Espaces de travail: chacun d'entre eux contient des projets et des tâches associés à l'équipe avec laquelle je travaille dans cet espace de travail

Sur ce dernier point, Lifehack a son propre espace de travail, mes podcasts avec lesquels je suis co-hôte ont leurs propres espaces de travail, etc. Fondamentalement, tout domaine d'activité professionnel qui nécessite le partage (dans son ensemble) obtient son propre espace de travail. Au début, j’ai commis l’erreur de les placer sous Professional, puis, par la suite, j’ai dû rendre tous mes projets et tâches professionnels privés. Par conséquent, si vous envisagez d'utiliser Asana à la fois comme solution de gestion d'équipe et de tâches individuelles, gardez votre espace de travail en solo et ajoutez des espaces de travail aux différents clients / partenariats sur lesquels vous devez collaborer et ajoutez ceux qui sont impliqués à ces espaces de travail. La publicité

J'ai également séparé la famille afin de pouvoir partager cela avec ma femme et elle n'a pas à voir tous mes autres trucs qui ne la concernent pas directement. Bien sûr, je peux partager des tâches et des projets individuels avec elle dans cet espace de travail, mais le fait d'avoir un rôle Famille lui confère essentiellement à elle et à ses coéquipiers un centre d'intérêt.

Durant mes premières semaines avec Asana, je n’ai pas pu me déplacer dans les espaces de travail situés dans la barre latérale. ils sont restés dans l'ordre dans lequel ils avaient été créés. Cependant, juste avant que je termine mon premier contact avec Asana, ils avaient réussi à réorganiser des espaces de travail (entre autres). Voilà comment activement développé Asana est.

Chaque personne que vous ajoutez à un espace de travail recevra une invitation par courrier électronique. Vous pourrez voir si elle a accepté en cochant l'onglet Membres dans les paramètres de votre espace de travail.Lorsque quelqu'un peut être membre de plusieurs espaces de travail, les tâches et les projets de chacun sont indépendants - ils ne peuvent donc les voir que dans cet espace de travail et non dans l'ensemble d'Asana. Je trouve que, malgré le fait de ne pas avoir reçu beaucoup de courrier électronique, une mise à jour régulière du courrier électronique d'Asana on Workspaces vous aide si vous n'êtes pas habitué à travailler dans plusieurs domaines. Vous pouvez activer ou désactiver les notifications par courrier électronique dans les paramètres de votre compte Asana sous l'onglet Notifications par courrier électronique..

Pointe: L'avantage des notifications par e-mail d'Asana est que vous pouvez les envoyer à l'adresse e-mail de votre choix pour les espaces de travail de votre choix. Toutes mes notifications Lifehack proviennent de mon compte de messagerie Lifehack et y sont envoyées, ce qui simplifie considérablement la gestion de ce domaine..

Projets

Les projets sont essentiellement l’épine dorsale d’Asana, par opposition aux tâches relevant d’autres systèmes notables. Vous pouvez afficher les projets de différentes manières: par priorité, par destinataire ou par balises associées. Le filtrage intégré à Asana permet une grande personnalisation afin que vous puissiez voir ce que vous voulez et comment vous le souhaitez..

Une fois que vous avez compris le fonctionnement des espaces de travail, il est plus facile d’y insérer des projets. Vous pouvez créer des projets publics et privés dans un espace de travail donné, les premiers pouvant être visualisés par tous les membres de cet espace de travail. Vous pouvez également créer un projet en dupliquant un projet existant, ce qui est très pratique pour la répétition de projets (par exemple, la gestion d'un podcast ou la planification d'un blog hebdomadaire). Cliquez simplement sur la flèche déroulante en haut du projet que vous souhaitez copier, puis sélectionnez “Dupliquer le projet.” Vous obtiendrez ensuite une liste des éléments que vous souhaitez dupliquer, ainsi que la possibilité de modifier le nom du projet nouvellement créé. La publicité

Pointe: Créez des modèles de projet en utilisant la méthode de duplication ci-dessus; ils sont extrêmement utiles et vous pouvez conserver de nombreux attributs du projet d'origine afin de pouvoir travailler plus efficacement avec les projets qui se déroulent régulièrement. Oh, et vous ne pouvez pas ajouter de dates d'échéance aux projets, alors laissez les tâches à l'intérieur des projets le faire pour vous. Archivez simplement le projet lorsque toutes les tâches sont terminées.

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les tâches

Les tâches sont la pierre angulaire de tout système de type productivité, et avec Asana, cela n’est pas différent. Les tâches sont essentiellement “à dos” et vous pouvez y attacher une grande variété de choses pour les rendre plus chargées d'informations. Les notes et les commentaires sont des aspects fantastiques d'Asana, car ils permettent aux coéquipiers de communiquer entre eux pour une tâche en dehors du courrier électronique, tandis que les notes vous permettent de placer des hyperliens et bien plus encore dans la tâche afin que vous puissiez fournir à tout le monde besoin d'une tâche dans Asana.

Vous pouvez afficher les tâches par projet, tag ou personne, à l'aide des onglets dans le volet de gauche. Vous pouvez vous assurer que vous ne voyez que les tâches qui vous sont assignées en ouvrant “Vos tâches,” que vous trouverez également situé dans le volet de gauche. Dans votre propre liste de tâches, cliquez sur le point situé à gauche du nom d'une tâche (ou utilisez les icônes dans les détails de la tâche - situés dans le volet de droite) pour organiser vos tâches par “intention” - comme dans, quand vous allez travailler sur eux. Lorsque vous avez terminé une tâche, cliquez sur le bouton “Archiver” liste déroulante en haut d'un projet pour le masquer.

Il est important de garder à l'esprit lors de la création de tâches que toutes celles que vous ajoutez dans Vos tâches (ou dans un projet privé) sont privées par défaut. Mais dès que vous ajoutez des balises publiques ou que vous ajoutez la tâche à un projet public, vous rendrez la tâche publique - et visible par tous les membres de l'espace de travail. J'ajoute un “X” aux balises destinées à un usage privé (comme “xwriting” contre “l'écriture”) afin que je ne partage pas accidentellement quelque chose qui est censé rester caché. Assurez-vous de mettre le “X” à l'avant de la balise pour que vous ne complétiez pas automatiquement une balise publique par erreur.

Pour ajouter une date d'échéance à une tâche, cliquez simplement dans le champ des détails de la tâche (ou utilisez “Tab + D” sur votre clavier). Vous pouvez configurer la tâche pour qu'elle se répète régulièrement - ou la définir à un intervalle assez froid appelé “périodiquement”. Cela vous permet essentiellement d’attribuer une fois de plus un nombre donné de jours après qu’il est marqué comme terminé. Si vous avez besoin de garder un œil sur les autres, vérifiez simplement le statut d'une tâche dans le flux de travail d'un destinataire en regardant l'icône à droite de son nom dans les détails de la tâche..

Pointe: Lorsque vous faites une liste de tâches (pour moi, c’est avec Simplenote sur mon iPhone - bien que vous puissiez utiliser n’importe quel éditeur de texte synchronisé avec votre ordinateur) et que vous la faites glisser sur Asana, une tâche distincte est créée pour chaque élément. Et si vous avez un espace entre chaque liste - en utilisant des puces, par exemple avec un en-tête, le point sans puces devient un en-tête de priorité. Bien que cela ne fonctionne pas dans l'application iPhone, cela vous permet de créer de simples listes avec un éditeur de texte, puis de les apporter à Asana pour qu'elles soient traitées lorsque vous êtes prêt..

Mots clés

Je regarde les balises comme s’il s’agissait de contextes au sens de GTD. Voici ce que Asana dit à propos des tags: Publicité

“Les balises fournissent un niveau supplémentaire de catégorisation aux tâches - elles identifient les caractéristiques importantes communes aux tâches..”

J'utilise des lieux (ou des activités, comme “L'écriture”) en tant que balises. Mais contrairement aux contextes dans les applications GTD telles que OmniFocus, je peux attribuer plusieurs balises à une tâche en les regardant de cette façon. C'est une fonctionnalité intéressante, en particulier si vous considérez que vous pouvez modifier un tag en projet si vous en ressentez le besoin. Je ne l'ai pas encore fait, mais si je finis par utiliser “gazouillement” en tant que balise pour plusieurs tâches au point de dépasser son utilité en tant que telle, je peux le transformer en projet et l'attaquer de ce point de vue. Cela me permet de le dupliquer encore et encore, si je devais passer beaucoup de temps sur Twitter (ou cela deviendrait un aspect plus grand de mon espace de travail que ce qu'une balise indiquerait).

Pointe: Cela vient directement d’Asana: pour les tâches nécessaires à la réalisation de plusieurs projets, vous pouvez le signaler en cliquant sur le bouton “plus” bouton à droite de Projets dans les détails de la tâche ou en tapant “Tab + P,” et en tapant le nom du projet concerné.

La boîte de réception

Voici comment Asana définit sa boîte de réception, ce qui est quelque peu différent de ce que la plupart des gens penseraient traditionnellement:

La boîte de réception (Asana) affiche toutes les tâches qui vous ont été attribuées par quelqu'un d'autre ou à partir d'un autre contexte. Vous pouvez accepter des tâches de la section Nouvelles tâches en cliquant sur l'icône de la boîte de réception et en choisissant une option..

La meilleure chose à faire est de suivre les simples pratiques GTD de Do, Delegate, Defer ou Delete. En général, je consulte chaque matin la boîte de réception de Workspace et associe des tâches à divers projets (si cela n’a pas déjà été fait par le cessionnaire). Ensuite, je leur attache des dates d'échéance, des balises, etc. Cela me sort de la boîte de réception et un pas de plus dans mes espaces de travail - qui est exactement où je dois être.

La grande chose à propos d’Asana est que la boîte de réception n’est là que pour effectuer des tâches, ce n’est pas un endroit viable pour les conserver. En fait, les garder là-bas à Asana est beaucoup plus transparent que si vous le faisiez dans une boîte de réception normale. Étant donné que les notes et les commentaires sont mis à jour par les membres de l'équipe dès qu'une tâche est laissée, la boîte de réception est idéale pour ceux qui ne peuvent tout simplement pas imaginer comment récupérer des éléments de courrier électronique dans un gestionnaire de tâches. Asana élimine les mauvaises boîtes de réception en en introduisant de meilleures. C'est pourquoi cela fonctionne si bien pour les non-GTDers - et pourquoi il est contre-intuitif pour certains d'y passer après avoir été dans quelque chose comme OmniFocus, par exemple, qui traite les boîtes de réception de manière complètement différente.

Une connexion apparemment transparente

Tant que les gens “acheter dans” Asana, vos flux de travail vont s’améliorer considérablement. Un de mes coéquipiers est intervenu et joue avec moi. Nous sommes donc en avance sur le match. J'ai eu d'autres qui ne peuvent tout simplement pas y entrer, oublient de suivre une tâche ou m'envoyer un email plutôt que de mettre à jour via Asana, ce qui crée une redondance. Mais puisque je l'utilise religieusement, je suis capable de rester sur la bonne voie et convertis lentement le non convertible. La publicité

Les personnes non convertibles incluent celles qui utilisent d'autres solutions de gestion de tâches d'équipe, celles qui utilisent des gestionnaires de tâches individuels… et celles qui n'en utilisent aucune. En effet, toute modification apportée sous les onglets Projets, Balises et Contacts sera répercutée sur tous les autres utilisateurs de l'espace de travail. Il est difficile de maintenir la cohérence de ce type de connexion par courrier électronique..

C’est l’un des facteurs qui fait que la barrière à l’entrée d’Asana est extrêmement basse (du moins en ce qui concerne les solutions de productivité), et cela ne peut que de bon augure pour l’entreprise..

La liste de souhaits Asana

Si vous utilisez déjà Asana, vous savez qu'il est actif (et constamment actif à cela) développement. Néanmoins, il y a certaines choses qui m'ont interpellé en ce qui concerne les fonctionnalités qui pourraient ou non venir d'Asana. Alors j'ai demandé à Kenny Van Zant d'Asana de leur parler:

Moi: Pouvez-vous convertir des tâches en projets?
Kenny: Nous avons en fait itéré sur la conception des sous-tâches / hiérarchie depuis longtemps. Il y a beaucoup de nuances intéressantes et nous pensons qu'aucun des services existants ne le fait tout à fait correctement. À ce stade, nous avons étudié un certain nombre de modèles et de prototypes à la recherche d'un équilibre parfait entre puissance et facilité d'utilisation / difficulté à se suspendre, et nous sommes ravis de la solution à laquelle nous ' re convergeant.

Moi: Exportation de données pour un accès hors ligne - réflexions à ce sujet?
Kenny: Nous prévoyons de prendre en charge ce type d'exportation, au-delà des fonctionnalités existantes d'impression et de copie / copie multiple. Mais plus passionnant encore, nous prévoyons de prendre en charge l’accès hors ligne, voire même l’édition, directement dans le navigateur grâce à la prise en charge hors ligne de HTML5. Notre pile technologique nous rend parfaitement adaptés à cela, car presque toutes les fonctionnalités d'Asana sont exécutées dans le navigateur. (Même aujourd'hui, si vous vous déconnectez d'Internet lorsque vous utilisez Asana, vous pouvez continuer à apporter des modifications, à laisser des commentaires, etc., et vos modifications seront enregistrées à chaque fois que vous vous reconnecterez.)

Moi: Compte tenu des publications récentes sur l'importance des dates de début par rapport aux dates d'échéance (principalement avec OmniFocus), Asana a-t-elle des projets de mise en œuvre à cet égard??
Kenny: Notre plan de calendrier / calendrier est l’un des aspects les plus intéressants de notre vision des produits. Je ne veux pas encore trop en révéler, mais nous donnerons aux individus et aux équipes une compréhension commune du temps et une confiance en leur capacité à prévoir l'avenir de leurs projets à un niveau impossible auparavant sans un projet onéreux et détaillé. processus de gestion - bien au-delà des dates d'échéance par rapport aux dates de début.

Moi: L'heure du jour… pourquoi n'y en a-t-il pas?
Kenny: En réalité, nous ne voyons pas trop de demandes de délais, mais nous convenons qu'il s'agit d'une fonctionnalité manquante, qui sera traitée par le travail de calendrier / calendrier susmentionné..

Moi: Quel est l'avenir d'Asana en termes d'iPad, d'iPhone, d'Android… ?
Kenny: L'application mobile actuelle est principalement un compagnon d'Asana sur votre bureau, vous permettant ainsi d'accéder à vos tâches où que vous soyez. Mais ce n'était que la version 1: nous allons créer une expérience sur iOS et Android aussi réactive et fonctionnelle que l'application de bureau actuelle. Nous sommes très attachés à fournir une excellente expérience sur mobile et tablette..

En conclusion

Je suis vraiment en train de creuser Asana. Il a l'ubiquité, la cohésion et l'adaptabilité que je cherchais dans une solution de gestion des tâches. Il évolue à la hausse ou à la baisse, ce qui permet une gestion des tâches d'équipe et individuelle. Il est extrêmement rapide en termes de synchronisation et de connectivité (il prend une page de Google Wave et vous permet de voir si quelqu'un d'autre tape). Et cela permet à ceux qui souhaitent gérer des tâches par courrier électronique de le faire sans entraver les progrès de ceux qui ne le font pas à cause de l'intégration mise en place..

Alors que mes 30 jours avec Asana sont terminés, mes jours avec Asana ne font que commencer. Je vous recommande fortement de regarder Asana. C'est un vrai changeur de jeu.