4 utilisations de votre courrier électronique nuisent à votre productivité

Le courrier électronique est une partie importante de la vie de la plupart des gens. Vous l'utilisez pour communiquer avec vos proches, obtenir des mises à jour de projets de vos clients, envoyer à vos clients des promotions pour vos produits, entre autres choses.

Avec cette forte dépendance à l’égard du courrier électronique, il s’agit également d’un outil imparable. L'email n'est pas le problème, comment vous choisissez d'utiliser votre email est le problème.

Si vous utilisez votre courrier électronique de manière inefficace, alors bien sûr, c'est un outil terrible. Un tournevis est un marteau terrible, mais nous n'insistons pas pour l'utiliser comme un marteau en nous lamentant à quel point il est terrible d'être un marteau.

La prochaine fois que vous vous plaindrez au sujet d'un courrier électronique, assurez-vous de ne pas l'utiliser de ces 4 manières, afin qu'il ne soit jamais utilisé..

1. Ce n'est pas un gestionnaire de tâches

Votre email n'est pas un endroit pour collecter un tas d'éléments d'action. Ce n'est pas votre liste de tâches. La publicité

Tout d'abord, il n'y a pas vraiment de moyen de hiérarchiser vos emails, ils n'ont pas de date d'échéance et ne peuvent pas être facilement regroupés dans des projets..

Deuxièmement, vous ne contrôlez pas les éléments entrants dans votre boîte de réception. N'importe qui peut vous envoyer quelque chose qu'il juge important pour vous et vous devez ensuite utiliser la capacité de votre cerveau pour décider quoi faire à propos de cet objet..

Troisièmement, vous ne pouvez pas affecter un courrier électronique à une personne et suivre son déroulement. Bien sûr, vous pouvez le transférer, mais voyez-vous les mises à jour entre les autres personnes sur le courrier électronique uniquement lorsque vous souhaitez les voir? Non, vous êtes regroupés avec un CC et recevez toutes les mises à jour même lorsqu'elles n'ont aucune importance pour votre journée..

Au lieu d'utiliser votre boîte de réception comme point de collecte pour vos tâches, vous devez utiliser quelque chose comme Todoist ou OmniFocus pour les suivre. Si vous faites partie d'une équipe et que les tâches qui vous sont confiées doivent changer de main régulièrement, il est temps de vous tourner vers un système plus robuste, comme Redbooth ou Basecamp..

Lorsque vous vous asseyez une fois ou deux fois par jour, traitez de tout ce qui se trouve dans votre boîte de réception en y répondant immédiatement ou en l'envoyant dans votre système de gestion des tâches pour qu'il soit traité ultérieurement. Une fois que cela fait partie de votre système de gestion des tâches de choix, vous pouvez lui donner la priorité et planifier son traitement..

2. Ce n'est pas un dossier La publicité

Oui, la recherche dans certains fournisseurs de messagerie est assez bonne, vous pouvez donc trouver des choses assez facilement, mais votre email ne constitue pas un gros dossier pour stocker vos données..

Tout d'abord, vous ne pouvez pas rechercher dans les pièces jointes comme un outil comme Evernote. Là où Evernote vous permet de rechercher et de trouver le texte dans le document spécifique, l’email vous laisse une longue liste d’articles avec pièces jointes que vous devez explorer pour trouver le seul élément dont vous avez besoin..

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Deuxièmement, vous ne pouvez pas organiser efficacement tous ces actifs. Comment inclure une note manuscrite qui devrait accompagner le courrier électronique. Vous pouvez prendre une photo et l’envoyer par e-mail à vous-même, mais cela signifie simplement qu’elle est intégrée à tous les autres e-mails encombrés qui ne sont pas vraiment importants, comme le simple e-mail «oui» qui a approuvé le changement de projet..

Au lieu de conserver tous vos documents dans votre courrier électronique, utilisez des outils tels qu'Evernote pour gérer tous vos fichiers numériques. Utilisez un outil de gestion de projet tel que Basecamp pour lier des documents importants à leurs projets..

3. Ce n'est pas un téléphone

L'avantage de l'e-mail est qu'il est asynchrone. Je peux donc traiter un e-mail quand c'est bon pour moi et vous pouvez le gérer quand c'est bon pour vous. Nous n'avons pas à négocier un temps de parole au milieu de nos horaires chargés. La publicité

Mais le texte manque tellement de sens et plusieurs fois, attendre cette réponse retarde un projet réel avec une échéance réelle. Trop souvent, notre amour du courrier électronique signifie que nous ne pensons même jamais à décrocher le téléphone. Nous avons 22 courriers électroniques sur 5 jours pour essayer de clarifier les nuances qui auraient pu être clarifiées en un appel téléphonique de 2 minutes..

Utilisez tous les outils à votre disposition pour clarifier votre travail, y compris le téléphone. Si vous envoyez plus de 2 courriels pour tenter de clarifier quelque chose, il est temps de prendre le téléphone et de recevoir cet appel téléphonique de 5 minutes pour remettre les choses en ordre..

4. Votre courrier électronique tente d'établir un consensus

Trop souvent, les choses sont mises en attente car aucune action claire n'a été fournie dans un courrier électronique. Pour lutter contre cela, il est temps de commencer à rendre vos emails courts et exploitables.

Faites semblant de poser à quelqu'un une question qui a 2 résultats possibles. La plupart des courriels ressemblent à ceci:

Hey Bob,

Je me demandais si vous aimiez A ou B. Faites-le moi savoir.

C'est une façon terrible pour vous d'attendre pour toujours de déménager parce que Bob ne gère pas son email rapidement. Au lieu de l'écrire comme ça.

Hey Bob,

Je me demandais si vous aimiez A ou B. Je pense que A est la voie à suivre et à moins que je ne revienne sur vous deux jours plus tard, c'est ce que nous ferons..

Maintenant, vous n'êtes pas coincé dans l'attente de Bob, vous lui avez dit que dans 2 jours vous utilisiez l'option A. Si Bob ne vous répond pas dans les 2 jours, allez-y, faites-le..

Si vous avez vraiment besoin de Bob pour peser, n'envoyez pas cet email, appelez-le et prenez 5 minutes pour le décomposer, puis avancez. La publicité

Si vous pouvez arrêter d'utiliser votre courrier électronique de ces 4 manières terribles, vous constaterez assez rapidement que le courrier électronique n'est pas si mauvais. Vous avez juste besoin de l'utiliser pour le bon travail.

Crédit photo en vedette: Rolands Lakis via flickr.com