5 solutions de rechange aux réunions fastidieuses

Personne n'aime les réunions. Et bien non “personne” - ce gars plus âgé avec la barbe que personne ne semble connaître personnellement qui vient à chaque réunion? Il aime les réunions, car il reçoit un beignet gratuit et une sieste. Mais à part lui, la plupart des gens voient les réunions trop improductives et chronophages pour être aimables. Nécessaire, parfois, mais pas sympathique.

Il y a beaucoup de raisons pour lesquelles les réunions peuvent perdre plus de temps qu'elles ne valent. Bien sûr, les réunions peuvent être mal planifiées, sans ordre du jour (ou pire, avec un agenda peu clair) et sans objectif réel. Les réunions peuvent souvent devenir le champ de bataille de la politique interne au bureau, le temps perdu par tout le monde étant alors perdu alors que les bureaux Alpha et Beta se font mal..

Les réunions sont une autre manière de perdre du temps avec des facteurs externes à la réunion. Ils interrompent tout ce sur quoi vous travailliez à ce moment-là, quel que soit l'état du flux dans lequel vous vous trouviez. Il y a toujours quelqu'un d'essentiel qui a du retard, obligeant tout le monde à se calmer en attendant ou à commencer et ensuite à perdre du temps présentez-vous et devez être renseigné. Publicité

Et enfin, il y a la structure de la réunion elle-même. Les réunions de brainstorming sont bloquées alors que les personnes à qui le concept de brainstorming est perdu font des vérifications de faisabilité pour chaque idée mise de côté. Les réunions d’information s’arrêtent lorsque les dirigeants rencontrent des résistances qu’ils n’ont pas prévues et tâtonnent, sans préparation, pour obtenir des réponses. Et dans l’ensemble, les réunions s’effondrent à mesure que les voix et les égos s’élèvent pour réclamer que chacun soit entendu - et avoir raison.

Cinq alternatives aux réunions

Comme je l'ai dit, des réunions sont parfois nécessaires, mais plutôt qu'une première réponse, elles devraient être réservées à des occasions spéciales, lorsque seule une réunion en face à face fera l'affaire. En d'autres temps, essayez l'une de ces cinq alternatives et voyez si elles ne vous font pas gagner du temps.

Messagerie instantannée

Même si la messagerie instantanée (MI) risque d’être considérée comme une perte de temps pour les adolescents et les geeks solitaires, beaucoup de choses peuvent se faire via la messagerie instantanée. La messagerie instantanée vous permet, à vous et à vos partenaires, de gérer un environnement virtuel à long terme. “présence” Pendant que vous travaillez, affichez des questions, des mises à jour et des idées au fur et à mesure qu'elles vous frappent ou lorsque vous rencontrez des problèmes dans votre travail. Comme les programmes de messagerie instantanée conservent un enregistrement complet de la session de discussion en ligne, il n’ya aucun risque de rien manquer ou de le perdre - faites simplement défiler.

Il y a quelques règles à suivre pour une messagerie instantanée productive. La publicité

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1. Couper le bavardage. Pour rester concentré, chaque personne ne devrait parler que a) lorsqu'elle a quelque chose d'important à ajouter, ou b) en réponse à une question.
2. Sans fioritures.Le logiciel de messagerie instantanée actuel est doté de capacités vocales et vidéo, d'avatars, de fonctions de transformation de visage, de polices multicolores, etc. Laissez ceux-ci à votre fille de douze ans - vous travaillez et ne jouez pas à la messagerie instantanée.

Les solutions de rechange à la messagerie instantanée incluent des salles de discussion privées comme Campfire ou même Twitter si vous pouvez résister à l'appel des sirènes des tweets de vos amis..

Téléconférence

Si vous souhaitez davantage de contacts personnels et de partage en temps réel, essayez un système de téléconférence comme Adobe Acrobat.com ou GoToMeeting. La plupart des services permettent le partage d’écran, le tableau blanc collaboratif et d’autres substituts à la présence dans la même pièce - sans la navette pour se rendre à la réunion (même s’il a trois étages), les interruptions incessantes des pauses café et salle de bain, la socialisation en face à face. , ou l’absence forcée de votre bureau pendant que vous attendez cet email crucial. Comme la plupart créent également une transcription, vous n'avez pas besoin de quelqu'un qui prend des minutes,.

Wikis

Les wikis fournissent un environnement collaboratif idéal pour la préparation de documents de travail et de déclarations, ainsi que de matériel auquel il faudra faire référence à maintes reprises. Pour les projets ponctuels, un wiki en ligne tel que WetPaint ou PBWiki est idéal: gratuit, facile à configurer et facile à utiliser. Pour des documents plus critiques, en particulier lorsque vous prévoyez de les utiliser de manière répétée et lorsque la sécurité est une préoccupation majeure, votre organisation peut assez facilement configurer un wiki interne sur votre intranet, à l'aide d'un logiciel avancé tel que MediaWiki, le logiciel qui exécute Wikipedia..

Les wikis s'auto-organisent et sont faciles à créer et à modifier. Ils gardent une trace des modifications apportées, ainsi que des noms des responsables de chaque modification (finis les ennuis!). Lorsque l'interaction en temps réel n'est pas une nécessité, la construction d'un wiki sur une longue période peut être beaucoup plus productive qu'une chaîne de réunions - mais assurez-vous d'affecter des responsabilités et de laisser du temps pour le travail du wiki. La publicité

Listes de messagerie / groupes

Une autre solution où l'interaction en temps réel n'est pas un facteur est la liste de messagerie à l'ancienne. Un peu à la mode ces jours-ci, les listes de courrier électronique peuvent encore être des moyens assez productifs de faire avancer les choses en groupe - et Yahoo et Google offrent tous deux des services gratuits et faciles à configurer..

Une liste de courrier électronique efficace devrait probablement avoir un modérateur - non pas pour approuver les messages, mais pour rappeler aux gens quand ils font fausse route. Une bonne étiquette est essentielle dans cet environnement. quelque chose à propos du médium encourage les guerres de flammes. Mais avec quelques précautions, les listes de courrier électronique peuvent toujours être des outils très efficaces, permettant des échanges réfléchis et réfléchis et conservant automatiquement une archive interrogeable des discussions passées..

Applications de collaboration

Enfin, l'utilisation efficace d'une application de gestion de projet peut permettre d'éviter la plupart des réunions. Des systèmes tels que Wrike et Basecamp permettent d’échanger des notes, d’attribuer des tâches et de partager des fichiers. Ils offrent également aux utilisateurs de nombreuses façons d'interagir: SMS, courrier électronique, en ligne, RSS ou à l'aide d'une application tierce via l'API de Basecamp..

Si la gestion de projet à part entière est trop lourde, envisagez d'utiliser des services en ligne tels que Google Docs (pouvant être installés sur votre propre domaine via Google Apps) aux côtés de Google Talk ou d'un autre MI: vous pouvez partager des documents, ajouter et modifier des travaux de chacun, et créer un référentiel de matériaux en même temps. La publicité

Ajournons

Je n'essaie pas de prétendre que toutes les réunions peuvent être remplacées par des services en ligne ou des applications de bureau. Parfois, une réunion en personne est le moyen le plus efficace et le plus efficace de faire avancer les choses..

Mais ne laissez pas les réunions devenir le mode par défaut d’itneraction. Trop souvent, les réunions représentent un échec de la communication, et non leur avancement. Elles sont appelées lorsque personne ne se trouve plus sur la même page, ou pire, lorsque le [matériel] est sur le point de frapper les fans. Une planification et une utilisation plus efficaces des ressources peuvent souvent éviter le besoin de réunions et permettre à toutes les personnes impliquées de passer plus de temps Faire travailler plutôt que parlant à propos de ça.