7 mythes de courrier électronique qui infestent le lieu de travail

Les mythes sur la meilleure façon de faire du courrier électronique abondent. Certaines sont explicitement énoncées et gravées dans votre tête, et certaines sont les attentes inexprimées du monde de l'entreprise moderne. Pour réussir à gérer le temps considérable passé par les e-mails et à en faire des problèmes de votre courrier, vous devez reconnaître ces mythes et mettre en œuvre un système qui fonctionne..

Les systèmes ont besoin de bonnes bases pour fonctionner, et lorsqu'un système de gestion de messagerie efficace échoue, c'est généralement parce que l'utilisateur ne peut pas séparer ces mythes de son approche..

1. Une bonne organisation est le meilleur moyen de rester au top des emails. La publicité

Ce n'est pas. Transformer les e-mails en actions et archiver tout le reste est le meilleur moyen de rester au-dessus des e-mails. Organiser chaque message dans un dossier différent peut s'avérer utile pour d'autres raisons, telles que la création d'une piste de papier pour votre avocat lorsque vous êtes poursuivi, mais ce n'est pas pratique pour. “rester au-dessus de” email. Il n'y a pas de corrélation entre le dossier dans lequel se trouve votre message (à moins que nous ne parlions de la boîte de réception) et votre niveau d'efficacité du courrier électronique..

2. Vous devez répondre à chaque message.

Certains messages n'ont simplement pas besoin de réponse. Vous ne devez répondre que si vous avez quelque chose de précieux à ajouter à la communication. Bien sûr, vous pourriez ressentir une pointe de culpabilité lorsque vous vous habituerez à ce concept et cesserez de répondre à chaque message que vous recevez, mais si vous souhaitez récupérer votre temps, c’est un ajustement que vous devez faire..

Si vous communiquez régulièrement avec des personnes qui attendent une réponse même si vous n'avez rien à ajouter, vous devez les éduquer plutôt que de céder à leurs demandes. Le principal problème de la productivité de la messagerie électronique est que les utilisateurs ne feront tout simplement pas preuve d'une certaine résistance face à ceux qui ne savent pas utiliser efficacement la messagerie électronique. La publicité

Lire la suite

10 petits changements pour que votre maison se sente comme une maison

Qu'est-ce qui rend les gens heureux? 20 secrets de personnes «toujours heureuses»

Comment améliorer vos compétences transférables pour une carrière rapide

3. Vous devez répondre à chaque message… dès que vous le recevez.

Le mythe numéro deux est pire que vous devez répondre à chaque message dès que vous le recevez. Rien n'est accompli par cela. Il y a toujours des exceptions à chaque règle - si vous travaillez dans une salle de presse, attendre une heure pour obtenir des informations, c'est comme attendre une semaine - mais elles ne s'appliquent probablement pas à vous. Ne trouvez pas d'excuses pour répondre à chaque message à chaque minute de la journée; Dis juste non.

Répondre à chaque message que vous recevez est une perte de temps. Répondre à chaque message dès que vous le recevez est une pure irresponsabilité. Ironiquement, beaucoup de gens le font pour créer l'illusion de productivité et de responsabilité..

4. Les courriels doivent contenir environ (insérer un nombre) mots. La publicité

La longueur appropriée d'un e-mail dépend de son contenu, de ce que le destinataire sait déjà sur le sujet et de ce qu'il a besoin de savoir sur le sujet pour pouvoir agir. S'il n'est pas nécessaire que ce soit plus d'une phrase, ne le faites jamais plus d'une phrase. Si le courrier électronique est incomplet en trois ou quatre paragraphes, continuez à écrire jusqu'à ce qu'il soit complet, mais faites en sorte que chaque mot compte et soit modifié comme un fou avant de cliquer sur Envoyer..

Le maintien d'une bonne étiquette consiste à maintenir une bonne productivité de la messagerie. vous pourriez l'appeler le “email karma” règle.

5. Le courrier électronique est une bête qui ne peut être apprivoisée.

Bien sûr que ça peut l'être. La technologie n'est jamais le problème; les personnes qui l'utilisent sont. La question est: êtes-vous la personne à problème, ou est-ce que ce sont les personnes qui vous envoient un courrier électronique? Quoi qu'il en soit, il existe des solutions que vous pouvez mettre en œuvre, qu’il s’agisse de changer votre façon de penser et d’utiliser le courrier électronique ou de créer des obstacles entre vous et vos contacts.. Répondeurs automatiques sont l'un de ces obstacles qui éduqueront ceux qui vous envoient des courriels inutiles. La publicité

6. Il n'y a aucun moyen de sortir de cette liste de courrier embêtante!

Bien sûr il y a; c'est juste une question de savoir jusqu'où vous êtes prêt à aller de l'avant. Le spam est illégal, rappelez-vous, et si c'est vraiment une liste de diffusion et pas seulement du spam de Russie, il existe un moyen de faire radier votre nom (même si vous devez effrayer votre bejeezus avec un avocat). Cela peut juste prendre du temps et de l'énergie. Si cela vous prend plus de deux minutes, vous devez simplement configurer un filtre afin de ne jamais voir les messages de cette adresse. Si vous cherchez plus de temps dans votre journée, pourquoi prendre la route difficile?

7. La priorisation est un bon outil de productivité de messagerie.

La priorisation est un bon outil de gestion des tâches. Si vous souhaitez attacher une priorité à un courrier électronique que vous avez reçu, cela signifie que vous devez transformer ce message en action. D'un autre côté, l'envoi d'un e-mail marqué comme hautement prioritaire à l'aide des fonctions de hiérarchisation de votre client de messagerie présente un degré d'utilité également douteux. Non seulement il y a de bonnes chances que le niveau de priorité ne soit pas affiché dans le client de messagerie du destinataire, il est important que vous conserviez la bonne étiquette de messagerie pour laisser la priorité d'un e-mail donné au destinataire et lui permettre de l'adapter au contexte de leur jour.

Le courrier électronique n'a jamais été conçu pour vous aider à communiquer en cas d'urgence. Si une urgence nécessite vraiment une attention immédiate, décrochez le téléphone ou Skype.