7 astuces pour une relocalisation de bureau sans stress

Les bureaux de déménagement peuvent être complexes. Pire encore, beaucoup de responsables d'un déménagement de bureau n'en ont jamais géré un auparavant. Et les temps d'arrêt coûtent des centaines de dollars par heure aux petites et moyennes entreprises. Il y a beaucoup de choses qui peuvent mal tourner. Mais avec ces 7 hacks de déménagements de bureau, vous pouvez vous assurer que votre réinstallation a lieu dans les délais et dans les limites du budget..

1. Trouver un bon chef de projet pour s'approprier le déménagement

Un déménagement de bureau est un projet important. Un événement qui a un impact majeur sur les résultats, avec une journée de perturbation pouvant vous coûter jusqu'à 250 000 £, voire plus. Vous avez besoin de quelqu'un qui peut prendre les rênes pour vous et faire du bon travail.

Choisissez quelqu'un qui sait bien fixer les budgets, établir et respecter les délais et motiver les gens à faire avancer les choses. C’est probablement le hack le plus important si vous voulez que votre déménagement se passe sans encombre.

2. Faites participer les bonnes personnes

Maintenant que vous avez un chef de projet, vous avez besoin de l'apport des ressources humaines, du marketing, des finances et de l'informatique. De cette façon, vous serez en mesure de définir les principaux besoins de l’entreprise et de vous faire accepter par les départements concernés. La publicité

Cela vous aidera à déterminer le type d'espace de bureau à rechercher, ainsi que la conception, l'aménagement, l'équipement et le mobilier de bureau dont vous pourriez avoir besoin. Vous saurez en quoi consiste le transfert de votre équipement informatique et de vos serveurs vers le nouveau bureau..

Faites participer les personnes clés dès le début, ce qui réduit le risque de prendre de mauvaises décisions - ou de laisser quelqu'un de côté!

3. Obtenez plusieurs devis pour tous les services dont vous avez besoin

Une fois que vous avez défini les besoins de votre entreprise dès le déménagement, vous pouvez choisir les services spécialisés dont vous avez besoin. Peut-être s'agit-il d'un agent immobilier, d'un avocat en propriété commerciale ou d'un fournisseur de mobilier de bureau. Il s'agira certainement d'une entreprise de déménagements de bureaux expérimentée et d'un spécialiste en relogement informatique..

Maintenant, obtenez plusieurs devis d'entreprises dans chaque domaine. Quand il s'agit de votre entreprise de déménagements de bureau, demandez-leur quels services supplémentaires ils offrent. La plupart des bonnes entreprises ont des partenariats avec des spécialistes de la relocalisation informatique, voire les emploient en interne, par exemple. Ils peuvent également aider votre chef de projet à planifier le déménagement. La publicité

4. Demander les recommandations de clients précédents

Vous avez donc reçu des citations de plusieurs fournisseurs de services. Les prix sont similaires. Ils ont tous l'air professionnels et dignes de confiance. Alors, comment choisissez-vous entre eux?

Le moyen le plus rapide est de demander les coordonnées de clients satisfaits récemment et qui vous ressemblent. Tout bon fournisseur sera plus qu'heureux de le faire et cela offrira une grande tranquillité d'esprit.

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5. déplacer pendant la nuit

Lorsque vient le temps de votre relocalisation, un certain nombre de facteurs peuvent vous ralentir. Circulation surpeuplée, restrictions d'accès à votre nouvel immeuble de bureaux, utilisation d'ascenseurs et d'escaliers par d'autres personnes dans l'immeuble, restrictions de stationnement, etc.: tout cela peut prolonger la durée du déménagement, ainsi que respecter le budget imparti.

Le moyen le plus simple de contourner ce problème est de faire appel à votre entreprise de déménagement pour vous déplacer du jour au lendemain, si votre nouveau bâtiment est accessible. De cette façon, il y a moins d'obstacles et même le trafic devrait être plus clair. Moins d'obstacles signifie un mouvement plus rapide. Ensuite, tout ce que vous avez à faire est de déverrouiller la porte de votre nouveau bureau le lendemain matin, avec tout déplacé, décompacté et configuré pour vous. Ce piratage réduit également les perturbations commerciales potentielles au strict minimum. La publicité

6. Demandez à votre personnel d'étiqueter toutes leurs affaires avant le déménagement

Vous ne voulez pas vraiment que votre personnel perd son temps à emballer pendant les heures de travail. Mais si vous pouvez leur demander d'étiqueter clairement le tout avant le déménagement, ceci est d'une grande aide pour votre entreprise de déménagements de bureau..

S'ils le font, vous vous assurez que tous leurs dossiers, documents, moniteurs, articles de papeterie, chaises et autres sont au bon endroit une fois le déménagement effectué..

7. Dites à vos clients que vous déménagez

Ce dernier piratage ne consiste pas vraiment à s'assurer que le déménagement se passe bien. Mais il est important pour deux raisons.

Tout d'abord, vous informez tous vos clients du changement, au cas où ils auraient besoin de vous contacter. C'est bon pour le ménage général et le service à la clientèle. La publicité

Deuxièmement, vous pouvez l'utiliser comme une opportunité de marketing ou de vente. C'est une excellente excuse pour contacter de vieux clients ou des clients avec lesquels vous n'aviez peut-être pas été en contact depuis longtemps. C'est un bon moyen de dire aux gens à quelle vitesse l'entreprise grandit, sans paraître vantard ou vantard. Et vous pouvez l'utiliser comme une raison pour faire une offre spéciale à vos clients - “Pour fêter notre déménagement, nous aimerions vous faire cette offre exceptionnelle”…

Qui sait? En suivant ces 7 astuces, vous pouvez non seulement réduire les dépenses et les perturbations de votre déménagement, mais vous pourriez même être en mesure de générer davantage de ventes. Et ça doit être une évidence.

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