Conseils de productivité exploitables pour rationaliser votre journée de travail et réduire votre stress

En tant que personne qui passe ses journées à concevoir des bureaux et à organiser des réaménagements de bureaux, je sais ce que ça fait de sentir que je perds le contrôle de mes tâches quotidiennes. À une époque où l'on s'attend à ce que les employés de divers secteurs gèrent des clients multiples, des emplois cruciaux et des tâches plus subalternes, l'organisation est primordiale. Cela est particulièrement vrai si l'on considère l'ampleur du stress au travail depuis le début de la récession..

Bien que les taux d'absence aient diminué, 40% des employeurs ont récemment signalé une augmentation du stress autour de leur lieu de travail. Cela vient avec son propre ensemble de problèmes, comme les employés vont au travail malade et improductif, et même au risque de graves problèmes cardiaques.

Bien que supprimer le stress de votre journée de travail ne soit pas un luxe que beaucoup de gens ont, j'ai découvert qu'il y avait de nombreuses façons de rationaliser vos tâches quotidiennes pour vous organiser et commencer à réduire votre niveau de stress..

Délégation n'égale pas la paresse

Je me retrouve souvent à regarder, horrifiée, ma liste de tâches intimidante. Peu importe le nombre de tâches que je réussis à cocher, d'autres se multiplient pour les remplacer presque immédiatement, ce qui signifie que je suis constamment en déplacement et que j'ai du mal à gagner du temps..

Si cela vous semble familier, vous avez peut-être aussi eu le sentiment qu'il s'agissait de votre travail. Vous devriez donc le terminer seul. Si vous êtes aussi doué que vous le pensez, vous ne devriez pas vous laisser distancer. Cela ne pouvait pas être plus éloigné de la vérité. Même les meilleurs d'entre nous ont parfois du mal à suivre le rythme effréné du monde du travail moderne, alors n'hésitez pas à déléguer certaines tâches à d'autres. La publicité

Partagez la charge avec votre équipe

Si vous êtes un membre senior de votre équipe comme moi, je trouve que confier des tâches plus simples à des membres de l'équipe junior peut éliminer une pression surprenante. Avec moi, c’est du travail avec Photoshop, un simple plan 2D et des recherches d’images de produits, mais les tâches les plus difficiles de tous les secteurs sont celles qui sont repoussées à plus tard. juste au moment où vous pensez que tout est fait. De plus, je trouve qu'ils retirent le plaisir de la journée de travail. Conserver soi-même des tâches plus complexes et plus créatives est un moyen idéal pour injecter plus d'intérêt dans votre travail..

Partager la charge avec des pigistes

Maintenant, je comprends que tout le monde n’a pas l’avantage de diriger ou de travailler en équipe, mais il y a toujours moyen de déléguer ses tâches subalternes..

Upwork et Amazon Mechanical Turk sont deux plates-formes Web formidables sur lesquelles vous pouvez soumettre des tâches que leurs milliers de pigistes peuvent terminer en votre nom. Il est évident que ces pigistes demandent un paiement, mais les tarifs sont très abordables et sont plus que rentables pour eux-mêmes dans le temps qu’ils vous permettront de libérer de votre emploi du temps chargé..

Les listes sont ton meilleur ami

Si vous travaillez dans un rôle où vos tâches changent et s'additionnent constamment, il est essentiel de les suivre pour organiser vos pensées et ne pas oublier certains travaux. Je trouve que la meilleure façon de faire est de faire des listes.

Si, comme moi, vous oubliez particulièrement, vous utiliserez des listes de tâches pour suivre votre travail et restez concentré tout au long de la journée. Vous constaterez peut-être également que vous perdez vos listes papier parmi le reste des documents entourant votre poste de travail. C'est pourquoi j'ai pensé partager ma petite application organisationnelle préférée. La publicité

Présentation de Wunderlist

Wunderlist est une liste de choses à faire en ligne qui est en réalité assez "géniale". En plus de saisir simplement vos tâches, cela vous donne l’occasion de suivre et d’organiser votre charge de travail à un niveau plus profond..

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Comment améliorer vos compétences transférables pour une carrière rapide

Vous pouvez définir des dates d'échéance pour vos tâches et des rappels pour que les rappels se déclenchent lorsque vous approchez d'une échéance, faites glisser les tâches par ordre d'urgence, ajoutez des sous-notes dans les tâches, partagez vos listes de tâches avec les autres membres de l'équipe ou travaillez. mates, et même leur déléguer des tâches. Il existe même une application Wunderlist pour mobile et tablette vous permettant d'ajouter des tâches à vos listes lors de réunions à la volée. Génial si vous avez du mal à stocker des points d'action dans votre esprit!

L'une de mes méthodes préférées pour organiser mes tâches Wunderlist consiste à créer des listes pour chaque client ou projet spécifique. De cette façon, je n'ai pas à composer avec la confusion d'une longue liste de tâches ni avec l'intimidation qui peut provenir du regroupement d'un grand nombre de tâches différentes. La publicité

Gérez vos emails, ne les laissez pas vous gérer

La première chose que je fais lorsque je commence à travailler est d’allumer mon ordinateur et de consulter mes courriels. La mauvaise nouvelle est que plutôt que d’avoir quelques-uns pour répondre et un couple d’agir dans les tâches de Wunderlist, je suis souvent confronté à un montant à deux chiffres qui demande à être traité. “au plus vite!”

Bien que vous puissiez vous connecter à vos courriels, il vous suffit de les vérifier avant de passer à la majeure partie de votre travail, mais la réalité est que les courriels peuvent saper beaucoup de temps s'il n'est pas géré correctement. Toutefois, que vous ayez affaire à quelques clients exigeants ou à un grand nombre de clients en même temps, vous pouvez prendre certaines mesures pour reprendre le contrôle de votre boîte de réception..

Signaler les choses qui peuvent attendre

Ne vous sentez pas obligé d’agir immédiatement sur chaque email. À moins que quelque chose ne soit super urgent, je marque toujours les courriels qui peuvent être lus ou traités correctement par la suite. J'utilise cette technique avec des emails importants plutôt qu'urgents, car est une distinction entre «important» et «urgent». Identifiez le type de problèmes et de demandes considérés comme urgents au sein de votre entreprise et vous aurez déjà la formule en place pour mieux gérer vos emails..

Organisez votre courrier avec des dossiers

Ce n’est pas seulement le volume considérable d’e-mails qui peuvent nuire à votre journée de travail, mais aussi la diversité des lieux d’origine. De vos divers clients et collègues aux comptes de messagerie supplémentaires que vous gérez dans le même client, ils peuvent tous se perdre dans la nouvelle correspondance d’un autre avant que vous ne le sachiez. La publicité

Plutôt que d'essayer de vous rappeler quand vous avez reçu chaque message et de devenir de plus en plus stressé quand vous ne le trouvez pas, créez différents dossiers pour garder une trace des courriels relatifs à tout, des différents clients aux différentes tâches et projets - quelle que soit la priorité de votre secteur..

Devenez une de ces personnes que vous ne pouvez «jamais obtenir»

Je vais faire un peu polémique ici et vous recommander de traiter vos emails en rafales de 20 à 40 minutes environ 2 à 3 fois par jour et de laisser votre client de messagerie fermé le reste du temps. Je veux dire aussi fermé, pas seulement minimisé.

J'ai passé la première semaine à tester cela dans un état de panique, d'autant plus que j'ai un client qui fait la même chose et que, par conséquent, il s'agit d'un meurtre à essayer! Cela dit, cela fait maintenant partie de ma journée de travail et je trouve que cela me donne beaucoup plus de liberté. Garder vos courriels complètement hors de la photo pendant un moment peut être un énorme inconvénient et vous donne la liberté de simplement vous consacrer à vos tâches sans que cet onglet ne se cache dans le coin de votre œil.!

Avec autant de stress dans le milieu de travail moderne que même la conception de bureau la plus inspirante ne peut résoudre, les employés doivent prendre en charge leurs propres obstacles et leurs intimidations. Tout est une question d'organisation et de planification à long terme. J'espère qu'après avoir intégré ces processus à votre journée de travail, vous commencerez à vous sentir aussi simple et rationnel que possible. Je sais que j'ai certainement!

Avez-vous des conseils à ajouter à ma liste? Laissez-les ci-dessous; J'aimerais les essayer!