Battre le monstre de la réunion

Passez-vous trop de temps en réunions? Si oui, vous êtes en bonne compagnie. L'une des plaintes les plus courantes des employés de bureau est que leur productivité est entravée par trop de réunions improductives. Les réunions inefficaces sont source de frustration. Ils font perdre le temps des participants et sapent l'efficacité de toute l'organisation.

Voici quelques moyens pour résoudre ce problème.

1. Moins de participants. La publicité

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La réunion devrait être limitée aux personnes dont la présence est essentielle pour examiner la question et prendre les décisions. Les personnes qui souhaitent être «conservées dans l'image» doivent recevoir un courrier électronique de synthèse du président de la réunion. Si vous êtes invité à une réunion dont vous savez qu'il n'est pas vraiment pertinent ou qui sera mal géré, alors présentez vos excuses et demandez un résumé. Vous regretterez rarement de manquer une telle réunion.

2. Créer un objectif et un agenda.

Le but de la réunion et toute information requise ou tout travail préparatoire devraient être expliqués à l'avance à tous les délégués. En plus de l'heure de début, il devrait y avoir une heure de fin planifiée. Le président de la réunion doit respecter l'ordre du jour et limiter rapidement les détournements et les manques de pertinence. Si vous êtes invité à une réunion sans ordre du jour, répondez-y poliment en demandant des éclaircissements sur le calendrier et le but de la réunion. La publicité

3. formation.

Toute personne qui préside une réunion aurait dû suivre une formation de base sur la conduite de réunions. Cela comprend le fait de respecter le temps imparti, de rester concentré, de prendre des décisions, de convenir d’actions et de gérer des conflits. Votre service des ressources humaines propose-t-il une telle formation? Si oui, continuez sur le parcours et encouragez les autres à faire de même..

4. Utilisez une discipline. La publicité

Il existe différentes méthodes formelles de gestion des réunions. J'aime les six chapeaux de Bono. Ils peuvent vous aider à vous concentrer sur les activités clés d’une discussion productive et d’une prise de décision rapide. Cette méthode est particulièrement utile pour les questions litigieuses car elle élimine le conflit de la réunion et oblige tout le monde à prendre en compte tous les points de vue. Pourquoi ne pas essayer cette approche lors de la prochaine réunion que vous présiderez?

5. Demander des commentaires.

Chaque réunion devrait être rapidement évaluée. À la fin de la réunion, le président demande: "Comment aurions-nous pu mieux organiser cette réunion?" Les gens peuvent répondre directement ou anonymement. De toute façon, vous aurez des suggestions constructives sur la façon de rendre les réunions plus courtes et meilleures. La publicité

6. Pas de réunion le matin.

L'auteur, Josh Kaufman, recommande que vous n'autorisiez les réunions que l'après-midi, vous permettant ainsi de bloquer les matinées pour des tâches essentielles que vous seul pouvez effectuer. Il affirme que cela améliore considérablement la productivité et je suis enclin à le croire.

Les gens passent beaucoup de temps en réunion mais se demandent rarement comment mieux les diriger. Essayez ces idées et maîtrisez les réunions monstre dans votre entreprise.